銀行振込などの未入金の督促メール例文とテンプレート

3,457 views
ネットショップのメール文例集

銀行振込などの未入金の督促メール例文とテンプレート

ネットショップの運営において、必ず一度は起こるのが、銀行振込など事前入金のお客様からの「入金がない」という「未入金問題」です。

ネットショップに注文が入った際、お客様によっては支払方法として「銀行振込」を選択されることがあります。

銀行振込でのご注文の場合、ご入金前に商品を発送すると、お客様によっては、商品を受け取ったにもかかわらず振込がなされないというトラブルを起こされる方も、残念ながらおられます。

そのため、当店でも、銀行振込をご希望のお客様には、ご注文確認メールの中に振込口座を明記して、先払いをお願いすることにしています。


【参考】現役店長が使う注文確認メール文例 注文の確認メールテンプレート


銀行振込の場合、ご入金の確認が取れない限りは、商品の発送を行わなければ、最悪ご注文をキャンセルとさせていただけば、店舗側にとっての実質的損失はありません。

一番トラブルになりやすいケースが、「商品未受け取り」などによる「商品返却時」にかかった「送料を支払ってもらう」という場合です。

お客様によっては、長期不在などで、注文した商品が受け取られないまま、店舗に戻ってきてしまうことがあります。

商品が返却された場合でも、出荷時と返送時にかかる送料は「発生」してしまっています。

クレジットカード決済のお客様であれば、楽天市場などは、金額変更の上、再オーソリ(与信)を行えば、送料分だけカード請求を行う事は可能です。

困るのが「代金引換」、代引きなど、請求金額を現地で支払ってもらうような場合です。

今回は、ネットショップ運営時における未入金のお客様への督促メールの例文・文例を紹介いたします。



ネットショップの運営でお客様の未入金が発生するパターン

未入金督促メール

ネットショップ・ECサイトを運営していて、ご注文者様からの未入金が発生するパターンをご紹介いたします。

概ね、以下のパターンがお客様の未入金状態が発生するケースだと思います。


(1)決済方法として銀行振込などの事前入金を選択

当店で最も多い、未入金となるケースが「銀行振込後の商品発送」というパターンでのお客様の未入金です。

当店では、注文から1週間程度経過した受注に対して、後程ご紹介する「銀行振込などの事前入金の未入金督促メール」を送信しています。

未入金の督促メール内に記載していますが、メール到着から約1週間以内にお支払がいただけない場合は、ご注文自体をキャンセルとしています。

楽天市場などのショッピングモールでは注文をキャンセルする際に「キャンセルの理由」にチェックを入れる必要があります。

この場合は「お客様都合の場合:前払い未入金」を選択してキャンセル処理を実施しています。

未入金督促メール

未入金に関しては、対応の期限を決めておかないと、いつまでもお客様からの入金待ち状態が続いてしまう為、期限を決めて未入金督促メールをおくるようにしましょう。


(2)決済方法としてコンビニ決済・後払いなどで商品到着後に支払がなされない

店舗によっては、コンビニ決済(後払い)やNP後払いなどの後払い決済に対応されている方もいるかと思います。

後払い決済の多くは、「商品到着後、●日以内に専用伝票でお支払」というパターンが多いですが、お客様によっては支払を忘れてしまうという場合もあります。

後払い決済などは、こうした未入金リスクの回避策がしっかりと用意されていますし、また、代金回収を代行してくれるサービスもあります。

もちろん、お客様への支払依頼は店舗からも行う事は大前提ですが、場合によっては、決済サービスに一任してしまうのもリソースの確保としては有効だと思います。

また、コンビニ決済の場合は、前払いと後払いを選択できる決済会社もありますので、代金回収が不安な方は、前払いのコンビニ決済を導入されることをおすすめします。


(3)代金引換で発送した商品が未受け取りのまま返却されてしまう

商品のご注文を「代金引換」にて依頼された場合、商品の出荷の流れとしては、クレジットカード決済などと同じように、「与信OK」として配送を手配することになります。

代金引換の場合、商品代金と手数料、送料を合わせた金額をお客様に請求することになります。

お客様は、商品が届いた際、配達員に指定金額を支払うことで商品を受け取ることができますが、ごくまれに、受け取り拒否などで、商品を受け取っていただけない場合があります。

代引きの場合は、お客様が商品を受け取らなければ、代金の回収ができないため、出荷時の送料も含めて未納状態になります。

代金引換は非常に便利なサービスですが、こうしたトラブルを回避する意味では、ネットショップの支払方法として、代金引換に対応しないというのもひとつのリスクヘッジになるかと思います。

当店では99%のお客様は、代引でしっかりとお支払の上受け取っていただいていますが、一年に1件程度は、受け取り拒否や長期不在による未払い状態が発生しています。


(4)商品出荷後にお客様都合の返品や交換、キャンセルを行われた場合

商品を発送した後で、お客様からのキャンセル依頼メールが届くことがあります。

基本的には、商品の出荷前であれば、一部のオーダーメイド商品などを除いてキャンセルの依頼には応じなければならないでしょう。

当店でも、商品を発送する直前、倉庫でピッキングして送り状のシールを貼ったあたりでのキャンセル依頼も非常に多いです。

この場合、注文の処理、伝票作成、売上処理、送り状の作成、商品ピッキングといった作業のすべてが無駄になります。

それでも、商品を実際に発送していないため、配送料は発生していませんので、店舗としては、手間はかかりましたが、実際の外部に支払う被害は発生しないことになります。

商品を実際に発送した後では、配送料金がかかっているため、お客様からのキャンセル依頼の場合は、実際にかかる送料のご負担が前提となります。

お客様からすれば、注文をキャンセルするのだから、送料がかかるのはおかしいと思われる方もいらっしゃいます。

また、販売する商品を送料込の価格で「送料無料」として販売する店舗も少なくなく、その場合は、「送料無料なのに送料がかかるのはなぜ?」といったクレームになるケースもあります。

お客様によっては納得されない方もおられるかと思いますが、お客様都合のキャンセルなどでかかる送料は、店舗負担にせず、しっかりとお客様にご負担いただくよう対応しましょう。


【参考】ネットショップのよくあるクレーム対応とメール文例



お客様へ督促を行う際に注意すること

未入金督促メール

未入金のお客様に督促のメールを送信する際に、注意しておくこととしては、「お客様は未入金の意識があるとは限らない」ということです。

例えば、テレビショッピングなどの通販会社などは、「商品到着後に振込用紙で支払う」という支払方法も一般的です。いわゆる「後払い」方式ですね。

お客様としては、注文した商品が届いてから支払うものだと思い込んでいるため、いつまでたっても商品が届かないことを不安に思われる方もおられます。

また、ネットショップの注文は、基本的に「メールによる注文確認」となるため、お客様によっては、「メールが届いていない」「登録メールアドレスと違うアドレスに届いている」などの理由でメールが見てもらえていない可能性があります。

支払を行いたいけれど、店舗からの注文確認メールがいつまで経っても届かないため、入金できずに困っている可能性もあります。

ネットショップの運営において、主に経理面にもつながりますが、未入金者のチェックは、必ず週一回は行うようにしましょう。

未入金の方には、「期限を決めて」入金督促、入金のお願いメールを送信し、期限内にお返事がなかった場合には、一度は電話による確認を行うように心がけてください。

メールが届いていない方であれば、メール自体を読めないため、支払の意思があるにもかかわらず購入手続きができないこともありますので、最終キャンセルの前には電話による意思確認を行いましょう。

当店でも、電話でお客様とお話しした際、7割方のお客様は「メールが届いていない」か「事前入金と思っていなかった」というケースでした。


未入金の督促メール例文・テンプレート

未入金督促メール

では、当店で実際に店舗運営時に利用している未入金のお客様への「督促メール」の文例を紹介いたします。

店舗運営時のテンプレートとしてご利用いただければと思います。

今回は、「銀行振込などの事前入金の未入金督促メール」と、「商品返品などの送料発生時の送料未入金の督促メール」の2つの例文をご紹介します。

銀行振込などの事前入金の未入金督促メール

【件名】商品代金未入金のご確認とお支払のお願い


○○様

先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。
先日はご注文いただき誠にありがとうございました。

現在、お客様のご注文が、ご入金待ちの状態となっております。

本日現在、お客様からのご入金の確認が取れておりません。

当店では、お客様からのご入金を確認してからの
商品発送とさせていただいております。

誠に恐れ入りますが、このメールをご確認いただきましたら
ご注文内容をご確認の上、下記の当店指定口座まで
お支払のお手続きをお願いいたします。

尚、行き違いですでにご入金をいただいておりましたら
誠に申訳ございません。

お手数ですが、お支払いが完了されておりましたら、
お支払日時と金額をこのメールへの返信で結構ですので
ご連絡いただけましたら幸いです。


今回のご注文内容は下記の通りです。


-----------------【注文情報を記載】-----------------

[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日 ○:○:○
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] 銀行振込

[商品名] ○○○○○○○○○○

[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円

----------------------------------------------------


代金のお支払については以下の口座宛にお願いいたします。

----------------------------------------------------

[振込口座先銀行] ●●●銀行
[支店名] ●●支店(支店番号●●●)
[口座種別・番号] 普通 ●●●●●
[口座名] ●●●●(●●●●)

----------------------------------------------------

尚、手続きの関係で、お支払期限を本日より
一週間とさせていただいております。

誠に恐れ入りますが、
一週間以内にお支払手続きをお願いいたします。

お手数をおかけいたしますが、
ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。


---------------【ネットショップの署名】-------------
【ネットショップの名前】 店長○○
ショップURL:http://○○○.com
店舗連絡先:○○○@○○○.com

運営会社:株式会社△△
住所:〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL:075-1234-5678 / FAX:075-1234-5678
営業時間:平日○時~○時まで
----------------------------------------------------

商品返品などの送料発生時の送料未入金の督促メール

【件名】商品返品のための送料のお支払のお願い


○○様

先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。
先日はご注文いただき誠にありがとうございました。

お客様より商品の返品のご依頼がございましたが、
商品の発送、返送にかかる送料をご負担いただく必要がございます。

大変恐れ入りますが、以下の内容をご確認の上、
商品の発送と返送にかかる往復の運賃のお支払をお願いいたします。


----------------------------------------------------

商品の発送と返品にかかる往復運賃

 ●●●円(税込)

----------------------------------------------------


今回のご注文内容は下記の通りです。


-----------------【注文情報を記載】-----------------

[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日 ○:○:○
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] クレジットカード

[商品名] ○○○○○○○○○○

[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円

----------------------------------------------------


送料のお支払については以下の口座宛にお願いいたします。

----------------------------------------------------

[振込口座先銀行] ●●●銀行
[支店名] ●●支店(支店番号●●●)
[口座種別・番号] 普通 ●●●●●
[口座名] ●●●●(●●●●)

----------------------------------------------------

尚、手続きの関係で、お支払期限を本日より
一週間とさせていただいております。

誠に恐れ入りますが、
一週間以内にお支払手続きをお願いいたします。

お手数をおかけいたしますが、
ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。


---------------【ネットショップの署名】-------------
【ネットショップの名前】 店長○○
ショップURL:http://○○○.com
店舗連絡先:○○○@○○○.com

運営会社:株式会社△△
住所:〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL:075-1234-5678 / FAX:075-1234-5678
営業時間:平日○時~○時まで
----------------------------------------------------


未入金の督促メール文例のまとめ

ネットショップの注文で、事前入金後の商品発送の場合の未入金であれば、ご注文自体をキャンセルすれば、店舗側にリスク、負担はありません。

困るのが、代引き送付の未受け取りによる送料の督促や、お客様都合の交換、返品などの送料分の督促の場合です。

当店でも、最終的な手段としては、「督促状」という、紙面による「支払い請求」を実施したこともあります。

督促状を送り、それでも期日内に支払がなされない場合は、楽天市場などであれば、出店モールのサポートセンターに相談してみてください。

結果としては、サポートセンターでも、対応しきれないため、店舗側で、警察に被害届を提出することが最後の最後、最終対応となります。

当店でも、内容証明などによる督促状でもお支払いただけなかったお客様に対して、警察に被害届を提出する直前までいってようやくお支払いただいたお客様もおられました。

未入金督促は、非常にストレスのたまる作業ですが、最悪のケースは、警察に被害届を出すことで解決することを覚えておけば、気は少し楽になると思います。

本日の内容が、注文者様の未入金の解決に繋がれば幸いです。


他にもあるよ!コピペで使える!メール例文・テンプレート





 

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

最新情報をお届けします

Twitter で売れるネットショップの教科書をフォローしよう!

十億戎店長

楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピング・ポンパレモール・Wowma(ワウマ)・Qoo10・NETSEA他、BASEやSTORES.jp、Makeshop、カラーミーショップなどでネットショップを運営してる現役店長です。 ネットショップの売上10億円を目指して、日夜店舗運営に勤しんでいます。売れるネットショップの教科書の内容がネットショップに関連するみなさんの売上アップのヒントになれば幸いです。

あわせて読みたい

コメントを残す