銀行振込など未入金の督促メール例文【コピペOK】支払い催促の伝え方

ネットショップで銀行振込などの前払いを利用していると、「注文は入っているものの、支払期限が近づいても入金を確認できない」というケースがあります。

このような場合、最初から「未払いです。至急お支払いください」と強く催促する必要はありません。メールの見落とし、振込名義の違い、金融機関の処理時間などによる行き違いの可能性もあるためです。

まずは「現在入金を確認できていないこと」「支払金額」「支払期限」「支払方法」を分かりやすく案内し、期限を過ぎた場合に段階的に表現を変えていきましょう。

この記事では、ネットショップ運営ですぐ使える未入金・支払い催促メールの例文を5パターン紹介します。すべて「この文例をコピーする」ボタンからコピーできますので、ショップ名・注文番号・金額・期限などを書き換えてご利用ください。

未入金の督促メールで最初に伝えること

入金を確認できないときに、お客様へ最初から「支払いが遅れています」と決めつけて伝えるのは避けた方がよいでしょう。

銀行振込の場合、すでに振り込まれていても金融機関の処理時間によって反映されていなかったり、注文者名と振込名義が違うため店舗側で注文と紐付けられていなかったりすることがあります。

重要なのは、「払ってください」と催促することより、お客様が現在の状況と次にすることを迷わず理解できるメールにすることです。

未入金が分かったときの対応手順

督促メールを送信する前に、まずショップ側で本当に入金されていないかを確認します。

楽天市場などのECモールでは、支払い案内や支払期限、期限超過後のキャンセルをモール側が管理している場合があります。ショップ独自の手順を案内する前に、利用しているサービスの最新ルールも確認してください。

入金を確認できないときの初回確認メール

まだ支払期限まで時間がある場合や、初めて入金状況について連絡する場合は、「督促」ではなく入金状況の確認として案内します。

初回メールでは「督促」という言葉を使わなくてもよい

最初の連絡では、お客様が支払いを忘れていると決めつけず、「ご入金状況ご確認のお願い」「お支払いについてのご確認」程度の件名にすると柔らかく伝えられます。

支払期限が近いときのリマインドメール

支払期限がまだ過ぎていない場合は、「支払いが遅れている」という表現ではなく、期限が近づいていることを知らせます。

期限前なら「リマインド」として伝える

まだ支払期限内であれば、お客様は約束を破っているわけではありません。「期限が近づいておりますのでご案内いたします」と、支払い忘れを防ぐ目的で連絡します。

支払期限を過ぎたときの督促メール

支払期限を過ぎても入金を確認できない場合は、「いつの時点で確認できていないのか」と、今後の対応期限を具体的に伝えます。

「未払いです」より「入金を確認できていません」

支払期限を過ぎていても、入金処理の行き違いは考えられます。「支払っていません」ではなく、「〇月〇日現在、当店ではご入金を確認できておりません」と事実だけを伝える方が適切です。

キャンセル前の最終確認メール

前払い注文で、ショップの販売条件や利用サービスのルール上、一定期間支払いがなければキャンセルとなる場合に使います。

キャンセル条件は購入時の案内と合わせる

メールを送信するたびに新しい期限を作るのではなく、購入時に表示していた支払期限や未入金時の扱い、モール・決済サービスのルールを基準にします。

振込名義が異なり入金を特定できない場合のメール

注文者名と振込名義が異なるため、実際には入金済みでも注文との紐付けができない場合があります。

確認するのは「振込日・名義・金額」で十分

入金照合のために暗証番号、クレジットカード番号、インターネットバンキングのログイン情報などを聞く必要はありません。必要最低限の情報だけを確認しましょう。

未入金・支払い催促メールの件名例

件名は、「ショップ名」「支払いについての確認」「注文番号」など、何についてのメールなのかが一目で分かるようにします。

「至急」「督促」「未払い」といった強い言葉は、必要な段階になってから使用します。初回確認では柔らかい件名で十分です。

未入金の督促メールに入れたい7つの情報

未入金メールを自社用に作成するときは、次の7点を確認します。

特に大切なのは、お客様がメールを読んだあとに「いつまでに・いくら・どうやって支払えばよいか」が分かる状態にすることです。

未入金の督促メールはいつ送る？

「注文から7日後」など、すべてのショップに共通する期限があるわけではありません。

基本となるのは、購入時にお客様へ案内している支払期限です。

通信販売では、支払方法だけでなく、代金をいつ支払うのかについて購入者が確認できるように表示しておくことが重要です。

参考：消費者庁 特定商取引法ガイド「通信販売広告について」

銀行振込の前払いと「代金未払い」は分けて考える

銀行振込の前払いでまだ商品を発送していないケースと、すでに商品を渡した後で代金が支払われていないケースは、同じ「未入金」でも状況が異なります。

前払い注文では通常、入金確認後に発送へ進みます。そのため支払期限を過ぎた場合は、ショップの販売条件や利用中サービスのルールに従って注文をキャンセルする対応も考えられます。

最初から「法的措置を取ります」などと強く督促するのではなく、まず支払期限と注文継続の意思を確認することが重要です。

楽天市場などでは独自の振込先を案内しない

ECモールでは、支払い方法・振込先・支払期限などをモール側が管理している場合があります。

例えば楽天市場の銀行振込では、ショップで注文受付処理が完了したあと、楽天市場からお客様へ支払い案内が送信されます。

そのため、楽天市場の注文に対して、自社ECと同じ感覚でショップ独自の銀行口座や独自の支払期限を案内しないよう注意してください。

Amazon、Yahoo!ショッピングなどを含め、モール注文についてはそれぞれの最新の決済ルールを確認しましょう。

後払い決済の未払いは銀行振込と同じ対応にしない

後払い決済では、請求書の発行や入金管理、督促まで決済会社が担当しているケースがあります。

その場合、ショップ側から独自の銀行口座を案内してしまうと、二重払いなどのトラブルにつながる可能性があります。

後払い注文で未入金が発生した場合は、まず契約している決済サービスの手順を確認してください。

未入金の督促メールで避けたい対応

初回から強い言葉で催促する

振込の行き違いやメールの見落としも考えられます。まず「入金状況の確認」という形で連絡します。

支払い済みの可能性を考慮しない

「すでにお支払い済みの場合は、行き違いをご容赦ください」という一文を入れておきましょう。

メールのたびに支払期限を変更する

購入時に案内した支払期限や、利用しているモール・決済サービスのルールを基準にします。

後払いのお客様へ独自の銀行口座を案内する

決済会社が代金回収を担当している場合は、契約中サービスの正式な支払方法を案内します。

「払わなければ警察へ被害届」と案内する

通常の金銭の未払いは、直ちに警察への被害届で解決するものではありません。

実際に金銭債権の回収が必要になった場合は、契約内容や請求根拠を確認し、必要に応じて専門家への相談や民事上の手続きを検討します。

未入金を減らすためにネットショップ側で確認したいこと

督促メールの文章を整えることも大切ですが、本来は「支払方法が分からない」「支払期限に気付かなかった」ことで未入金になる注文を減らすことが重要です。

未入金・支払い督促メールについてよくある質問

Q．未入金の督促メールは何日後に送ればいいですか？

すべてのショップ共通の日数はありません。購入時に案内している支払期限を基準にし、期限前のリマインド、期限超過後の確認という流れで対応します。

Q．「まだ入金されていません」と書いても失礼ではありませんか？

「〇月〇日現在、当店ではご入金を確認できておりません」とすると、事実を丁寧に伝えられます。行き違いの可能性にも触れておきましょう。

Q．お客様が「振り込んだ」と言っていますが確認できません。

金融機関の処理時間を確認したうえで、振込日・振込名義・金額を確認します。注文者名と振込名義が異なるケースもあります。

Q．支払期限を過ぎたらキャンセルしてもいいですか？

購入時に表示していた販売条件や、利用しているモール・決済サービスのルールによって異なります。実際の注文条件を確認して処理してください。

Q．銀行振込の振込先を督促メールに書いてもいいですか？

自社ECで店舗が直接銀行振込を受け付けている場合は案内できます。ただし、モール側が支払先を管理している注文では、そのサービスの正式な手順を利用してください。

Q．後払いサービスの未払いも店舗から督促しますか？

決済サービスによって異なります。請求・入金管理・督促を決済会社が担当している場合は、ショップ独自で督促せず、契約中サービスの手順に従います。

未入金の督促メール例文まとめ

銀行振込などの入金を確認できない場合でも、最初からお客様が意図的に支払っていないと判断する必要はありません。

現在入金を確認できていないこと、支払金額、支払期限、支払方法、期限を過ぎた場合の扱いを分かりやすく伝え、支払い済みとの行き違いにも配慮しましょう。

また、支払期限はメールを送るたびに決めるのではなく、購入時に案内している販売条件や利用中サービスのルールを基準にすることが大切です。

楽天市場などのモールや後払い決済では、支払い案内や督促をサービス側が行うケースもあります。自社独自のメールを送信する前に、現在の決済フローを確認して対応してください。