緊急事態宣言発令によるイベント・セミナー開催中止の際に返金をお知らせするメール例文とテンプレート
現在、新型肺炎・コロナウイルスの感染拡大を受けて政府から「緊急事態宣言」が発令されている状況にあります。
これまでは自粛要請にとどまっていた事業者の方も、緊急事態宣言の発令ということの重大さに店舗の営業を取りやめたり、人が集まる大規模イベントを中止するといった状況にあります。
多くのセミナーなどの開催は延期、もしくは中止という状況にあり、主催者としては参加者への連絡対応と、返金対応に追われている方も少なくありません。
今回は、緊急事態宣言を受けてイベントやセミナーを中止する際に入金済みの受講料などを返金する際のメールの例文をご紹介したいと思います。
イベントやセミナーを中止する際の注意点
ネットショップ・ECサイトの運営者に向けたセミナー事業を展開されている事業者の方にとっては、今回の新型コロナウイルスの感染拡大の影響でセミナーの開催を中止、もしくは延期する事になった方は本当に多いと思います。
実際問題、緊急事態宣言が発令されて、対象の都府県でなくとも、セミナーという人が密集するイベントを開催するのは非常に難しい状況だと思います。
セミナーを中止、もしくは延期する際には、まずは参加者の方への連絡を優先する事をおすすめします。
参加者の人数などによっては、全ての参加者一人一人に電話連絡を行うとが難しい場合もありますが、告知できる媒体に関しては全ての場所でイベントやセミナーの中止についての内容を掲載するように心がけましょう。
また、事前にセミナー費用を支払い済みの参加者に対しては、返金方法についても案内するようにしましょう。
最近では、セミナー費用も銀行振り込みよりもクレジットカード決済を利用するケースが増えてきていますが、クレジットカード決済の場合、与信を行った時期によっては、キャンセルができない可能性もあります。
そのような場合には、参加者の方に対して振込先の銀行口座を教えて頂く必要があります。
現状では、新型コロナウイルスの終息時期がまったく読めない事もあり、セミナーを延期したとしても、その時に確実にセミナーを開催できるかはわからないというのが正直な所でしょう。
延期であれば、いただいている参加費を返金せずに持ち越すという事もできる場合がありますが、人によっては日程の都合などで延期の場合には参加が難しいという人もおられると思います。
いずれにせよ、まずはイベントやセミナーを中止、延期にするという事を参加者の方に事前に連絡しましょう。
セミナーやイベントの中止を参加者に伝える方法
- 電話で直接お伝えする
- Eメールでお伝えする
- Twitterやインスタグラム、Facebook、LINEなどのSNS上で情報発信
- ホームページ上に中止する事を掲載する
- はがきなどの郵送でお伝えする
では次に、緊急事態宣言発令によるイベントやセミナーを中止する際に参加者にお知らせと返金を行う際のメールの例文とテンプレートをご紹介したいと思います。
緊急事態宣言発令によるイベント・セミナー開催中止の際に参加費を返金するメール例文・テンプレート
では、筆者が実際に利用している、「イベントやセミナーの中止による返金時のメール」の文例を紹介いたします。
コピー＆ペーストでテンプレートとしてご利用いただければと思います。
クレジットカード決済の取り消しによる返金
【件名】〇〇様 緊急事態宣言発令による●イベント・セミナー名●開催中止による参加費のご返金について
○○○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の●●と申します。
先日は【●イベント・セミナー名●】への
参加申し込みをいただきまして誠にありがとうございました。
●月●日に予定しておりました【●イベント・セミナー名●】の開催についてですが
政府からの緊急事態宣言の発令を受けた事、並びに
新型肺炎・コロナウイルスの感染拡大が懸念されておりますため
今回は開催を中止させていただく事になりました。
すでに参加申し込みをいただいております所
急なご案内となりまして大変申し訳ございません。
事前にクレジットカードにてお支払いいただいております
参加費〇〇円につきましては、既にクレジットカード決済の
キャンセル手続きが完了しております。
参加費のご請求が行われる事はございませんのでご安心下さいませ。
予定しておりました【●イベント・セミナー名●】につきましては、
現在の新型コロナウイルスの流行が
おさまった段階で改めて開催案内をさせて頂く予定でございます。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
—————【会社の署名】————-
株式会社△△
採用担当 ●●●●
メールアドレス：xxxxx@xxxxxx.com
住所：〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL：075-1234-5678 ／ FAX：075-1234-5678
—————————————————-
クレジットカード決済確定の為銀行振込による返金
【件名】〇〇様 緊急事態宣言発令による●イベント・セミナー名●開催中止のお知らせと参加費のご返金について
○○○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の●●と申します。
先日は【●イベント・セミナー名●】への
参加申し込みをいただきまして誠にありがとうございました。
●月●日に予定しておりました【●イベント・セミナー名●】の開催についてですが
政府からの緊急事態宣言の発令を受けた事、並びに
新型肺炎・コロナウイルスの感染拡大が懸念されておりますため
今回は開催を中止させていただく事になりました。
すでに参加申し込みをいただいております所
急なご案内となりまして大変申し訳ございません。
既に参加費をクレジットカード決済にてお支払いいただいておりますが
決済処理が確定している状況でございます。
大変お手数をおかけいたしますが銀行振込にて
参加費〇〇円をご返金させていただきたいと思います。
つきましては、ご返金先の銀行口座情報を
このメールへの返信で構いませんのでご連絡下さいませ。
以下に必要事項を記載いただきそのまま返信していただければと思います。
—————–【ご返金先銀行口座】—————–
[銀行名]( )普通 ( )当座
[口座番号]
[口座名義]
—————————————————-
ご返金先の銀行口座情報を返信いただきましたら
〇営業日以内にご返金手続きを実施させていただきます。
また、大変恐れ入ますが手続きの都合上
ご返金先銀行口座情報のメール返信について
—————————————————-
●●年●月●日●時まで
—————————————————-
にお返事をいただきますよう重ねてお願い申し上げます。
また予定しておりました【●イベント・セミナー名●】につきましては、
現在の新型コロナウイルスの流行が
おさまった段階で改めて開催案内をさせて頂く予定でございます。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
—————【会社の署名】————-
株式会社△△
採用担当 ●●●●
メールアドレス：xxxxx@xxxxxx.com
住所：〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL：075-1234-5678 ／ FAX：075-1234-5678
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銀行振込による返金
【件名】〇〇様 緊急事態宣言発令による●イベント・セミナー名●開催中止による参加費のご返金について
○○○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の●●と申します。
先日は【●イベント・セミナー名●】への
参加申し込みをいただきまして誠にありがとうございました。
●月●日に予定しておりました【●イベント・セミナー名●】の開催についてですが
政府からの緊急事態宣言の発令を受けた事、並びに
新型肺炎・コロナウイルスの感染拡大が懸念されておりますため
今回は開催を中止させていただく事になりました。
すでに参加申し込みをいただいております所
急なご案内となりまして大変申し訳ございません。
事前にお振込みいただきました参加費について
銀行振込にて参加費〇〇円をご返金させていただきたいと思います。
つきましては、ご返金先の銀行口座情報を
このメールへの返信で構いませんのでご連絡下さいませ。
以下に必要事項を記載いただきそのまま返信していただければと思います。
—————–【ご返金先銀行口座】—————–
[銀行名]( )普通 ( )当座
[口座番号]
[口座名義]
—————————————————-
ご返金先の銀行口座情報を返信いただきましたら
〇営業日以内にご返金手続きを実施させていただきます。
また、大変恐れ入ますが手続きの都合上
ご返金先銀行口座情報のメール返信について
—————————————————-
●●年●月●日●時まで
—————————————————-
にお返事をいただきますよう重ねてお願い申し上げます。
また予定しておりました【●イベント・セミナー名●】につきましては、
現在の新型コロナウイルスの流行が
おさまった段階で改めて開催案内をさせて頂く予定でございます。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
—————【会社の署名】————-
株式会社△△
採用担当 ●●●●
メールアドレス：xxxxx@xxxxxx.com
住所：〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL：075-1234-5678 ／ FAX：075-1234-5678
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セミナーやイベント中止に伴う返金対応のメール文例のまとめ
緊急事態宣言が発令されてから、テレワークが可能な企業は在宅勤務に切り替えている傾向にあります。
また、テレワークの対応ができない実店舗での営業をメインにされている事業者の方は、緊急事態宣言の対象の都府県であれば、営業できない状況にある方もおられると思います。
非常に厳しい状況にある事業者の方が本当に多いと思いますが、今はとにかく命を守る事が大事だと思います。
どんな状況下にあっても、できる事をやるしかありません。
実店舗で物販を行われていた方は、この機会にインターネットでの商品を販売するという販路拡大も検討されてみてはいかがでしょうか。
また、EC事業者を対象にセミナー事業を行われている企業の方も、非常に厳しい状況に置かれている事とお察しします。
売れるネットショップの教科書では、ネットショップの運営者の方の支援を行う事と同時に、EC支援事業者、ECプラットフォーマーの方の支援も行っております。
当サイト上で、紹介して欲しいサービスなどがございましたらいつでもご相談下さいませ。
本日の内容が、読者の方の店舗運営のお役立てば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
