新型コロナウイルスの影響でイベント・セミナー開催中止の際に参加費を返金するメール例文とテンプレート
現在、新型肺炎・コロナウイルスが猛威を振るっている状況にありますが、人が集まる大規模イベントは軒並み中止されている状況にあります。
ネットショップを運営している方なら、見本市や展示会などに商品を出品する場合や、EC事業者の方ならセミナー事業を展開されている場合もあると思います。
今回は、新型肺炎・コロナウイルスの影響でイベントやセミナーを中止する際に参加者に対して事前に支払われた参加費を返金する際にお知らせするメールの例文をご紹介したいと思います。
イベントやセミナーの参加費返金時の注意点
日本国内だけでなく世界規模で新型コロナウイルスの感染拡大が続いている状況ですが、政府は2020年2月26日に新型コロナウイルスの国内での感染拡大を抑えるため、コンサートなどの大規模イベントについて今後２週間は自粛し、中止や延期、規模縮小などの措置を取るよう呼び掛けました。
この発表によって、多くのライブイベントなどが中止を決定し、参加予定だった人達への返金手続きなどが開始されている状況となっています。
ネットショップ関連事業者の方の中には、参加費を事前に徴収する形でのセミナーやイベントを予定されていた方もおられると思います。
参加費の事前徴収の方法としては、クレジットカード決済や銀行振り込み、コンビニ決済などが主流の決済方法だと思います。
クレジットカード決済で参加費を事前に決済したユーザーに対しては、クレジットカードの与信（オーソリ）を解除する事で、決済処理をキャンセルする事が可能ですが、与信には確定期間がありますので、注意して下さい。
既にクレジットカード決済の与信から決済確定となっている場合は、クレジットカード決済の取り消しができないため、参加者に対して銀行振込での返金が必要となります。
参加者に対しては、メールでイベントやセミナーが新型コロナウイルスの影響で中止となる為、事前に支払われている参加費を返金する旨と、返金先の銀行口座を連絡してもらう必要があります。
もう一つの注意点としては、銀行振込で既に振込済みとなっている参加者に対してですが、「振込手数料」はどちらが負担するのか、というケースです。
よくあるケースでは、銀行振込の手数料は振込者が負担する場合が負担する事が多いと思います。
返金時の振込手数料は当然ながら主催者側が負担するとして、振込の際にかかっている「振込手数料を返金するべきかどうか」という問題があります。
この件については状況が状況ですので、双方が振込時の手数料を負担するという形でよいのではないかと個人的に思っています。
ただ、一部の参加者の中には「イベントがなくなるなら振込時の手数料も返金して！」ということを言われる方もおられる可能性はあります。
そういったクレーマー的気質の方の場合に限っては、社内で相談した上で手数料分も返金するかどうかを決めて対応される事をおすすめします。
では次に、新型肺炎・コロナウイルスの影響でイベントやセミナーが中止になり、参加費を返金する際に送信するメールの例文とテンプレートをご紹介したいと思います。
新型コロナウイルスの影響でイベント・セミナー開催中止の際に参加費を返金するメール例文・テンプレート
では、筆者が実際に利用している、「イベントやセミナーの中止による返金時のメール」の文例を紹介いたします。
コピー＆ペーストでテンプレートとしてご利用いただければと思います。
クレジットカード決済の取り消しによる返金
【件名】〇〇様 新型肺炎の影響による●イベント・セミナー名●開催中止による参加費のご返金について
○○○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の●●と申します。
先日は【●イベント・セミナー名●】への
参加申し込みをいただきまして誠にありがとうございました。
●月●日に予定しておりました【●イベント・セミナー名●】の開催についてですが
新型肺炎・コロナウイルスの流行が懸念されておりますため
今回は開催を中止させていただく事になりました。
すでに参加申し込みをいただいております所
急なご案内となりまして大変申し訳ございません。
事前にクレジットカードにてお支払いいただいております
参加費〇〇円につきましては、既にクレジットカード決済の
キャンセル手続きが完了しております。
参加費のご請求が行われる事はございませんのでご安心下さいませ。
予定しておりました【●イベント・セミナー名●】につきましては、
現在の新型コロナウイルスの流行が
おさまった段階で改めて開催案内をさせて頂く予定でございます。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
—————【会社の署名】————-
株式会社△△
担当 ●●●●
メールアドレス：xxxxx@xxxxxx.com
住所：〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL：075-1234-5678 ／ FAX：075-1234-5678
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クレジットカード決済確定の為銀行振込による返金
【件名】〇〇様 新型肺炎の影響による●イベント・セミナー名●開催中止のお知らせと参加費のご返金について
○○○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の●●と申します。
先日は【●イベント・セミナー名●】への
参加申し込みをいただきまして誠にありがとうございました。
●月●日に予定しておりました【●イベント・セミナー名●】の開催についてですが
新型肺炎・コロナウイルスの流行が懸念されておりますため
今回は開催を中止させていただく事になりました。
すでに参加申し込みをいただいております所
急なご案内となりまして大変申し訳ございません。
既に参加費をクレジットカード決済にてお支払いいただいておりますが
決済処理が確定している状況でございます。
大変お手数をおかけいたしますが銀行振込にて
参加費〇〇円をご返金させていただきたいと思います。
つきましては、ご返金先の銀行口座情報を
このメールへの返信で構いませんのでご連絡下さいませ。
以下に必要事項を記載いただきそのまま返信していただければと思います。
—————–【ご返金先銀行口座】—————–
[銀行名]( )普通 ( )当座
[口座番号]
[口座名義]
—————————————————-
ご返金先の銀行口座情報を返信いただきましたら
〇営業日以内にご返金手続きを実施させていただきます。
また、大変恐れ入ますが手続きの都合上
ご返金先銀行口座情報のメール返信について
—————————————————-
●●年●月●日●時まで
—————————————————-
にお返事をいただきますよう重ねてお願い申し上げます。
また予定しておりました【●イベント・セミナー名●】につきましては、
現在の新型コロナウイルスの流行が
おさまった段階で改めて開催案内をさせて頂く予定でございます。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
—————【会社の署名】————-
株式会社△△
担当 ●●●●
メールアドレス：xxxxx@xxxxxx.com
住所：〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL：075-1234-5678 ／ FAX：075-1234-5678
—————————————————-
銀行振込による返金
【件名】〇〇様 新型肺炎の影響による●イベント・セミナー名●開催中止による参加費のご返金について
○○○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の●●と申します。
先日は【●イベント・セミナー名●】への
参加申し込みをいただきまして誠にありがとうございました。
●月●日に予定しておりました【●イベント・セミナー名●】の開催についてですが
新型肺炎・コロナウイルスの流行が懸念されておりますため
今回は開催を中止させていただく事になりました。
すでに参加申し込みをいただいております所
急なご案内となりまして大変申し訳ございません。
事前にお振込みいただきました参加費について
銀行振込にて参加費〇〇円をご返金させていただきたいと思います。
つきましては、ご返金先の銀行口座情報を
このメールへの返信で構いませんのでご連絡下さいませ。
以下に必要事項を記載いただきそのまま返信していただければと思います。
—————–【ご返金先銀行口座】—————–
[銀行名]( )普通 ( )当座
[口座番号]
[口座名義]
—————————————————-
ご返金先の銀行口座情報を返信いただきましたら
〇営業日以内にご返金手続きを実施させていただきます。
また、大変恐れ入ますが手続きの都合上
ご返金先銀行口座情報のメール返信について
—————————————————-
●●年●月●日●時まで
—————————————————-
にお返事をいただきますよう重ねてお願い申し上げます。
また予定しておりました【●イベント・セミナー名●】につきましては、
現在の新型コロナウイルスの流行が
おさまった段階で改めて開催案内をさせて頂く予定でございます。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
—————【会社の署名】————-
株式会社△△
担当 ●●●●
メールアドレス：xxxxx@xxxxxx.com
住所：〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL：075-1234-5678 ／ FAX：075-1234-5678
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セミナーやイベント中止のお知らせメール文例のまとめ
今回の新型コロナウイルスの流行によって、東京マラソンをはじめとした都市マラソンやライブイベントの多くが中止という決定を下しています。
市民マラソンの場合、中止の際でも参加費が返金されないのが通例ですが、セミナーやイベントの場合は返金が必要になるケースがほとんどかと思います。
新型コロナウイルスの感染拡大が一日も早く収束に向かう事を心よりお祈り申し上げます。
本日の内容が、読者の方の店舗運営のお役立てば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
