【現役店長が使う】注文確認メール文例 注文の確認メールテンプレート

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ネットショップのメール文例集

注文の確認メール文例

ネットショップを運営していて、毎日送信するメールが「ご注文確認のメール」です。 ネットショップ運営時に一番多く送信するメールでもあります。

注文の確認メールは、ネットショップで注文していただいたお客様からの 配達希望日時の要望や、ギフト商品であれば、ラッピング希望、のしの希望などが 記載されているため、非常に重要なメール対応です。

楽天市場などの多くのショッピングモールでは、 お客様が商品を注文した直後に、モールからの「自動返信メール」が送信されます。 自動返信メールは、あくまでも「注文完了メール」にすぎず、「注文が完了したことを知らせるのみ」です。

お客様によっては、支払時のクレジットカードがエラーになっている場合や、コンビニ決済や、銀行振込といった事前入金の方法を選択される場合があります。 この場合、すぐに商品を発送することができない注文であるため、お客様には、支払のお願いのための注文確認メールを送信しなくてはなりません。

今回は、ネットショップ運営時における「注文確認」のメール文例を紹介いたします。



ネットショップの注文確認について

注文確認メール

ネットショップを運営していて、一番うれしい瞬間は何と言っても「商品が売れたとき」「注文が入った時」ですよね。

ネット通販では商品を購入してくれたお客様は、配達日時の希望やのしの希望、領収書の希望などを注文時に行います。

また、配送先を間違えてしまったといった理由で、配送先の変更依頼が、注文後に別のメールや電話で連絡がある場合もあります。

お客様のもとに注文された商品を発送するまでには、いくつかの確認を行うことが必要です。これをネットショップ運営では「受注処理」と呼びます。

注文内容について、確認すべきポイントをまとめてみました。


注文内容について必ず確認するポイント

注文確認メール

受注処理の際に、確認するべきポイントをまとめました。以下のポイントについては必須で確認する必要があります。



(1)決済方法の確認(銀行振込・カードエラーの有無など)

注文の処理の際に、お客様が選択した決済方法を確認します。

銀行振込の場合は、お支払の依頼のメールを送信後、受注ステータスを「入金待ち」の状態に移動します。

クレジットカード決済の場合は、オーソリが通っているかどうか、エラーが発生していないかを確認します。

代金引換(代引き)の場合は、即時商品発送に処理を進められますが、商品によっては、メーカーからの直送品などをドロップシッピング等で販売しているネットショップもあるかと思います。ドロップシッピングの場合は、多くの場合、代引き契約を行っていないこともあり、代金引換決済が利用できないことが多いので注意が必要です。


(2)配達日時の指定

これもお客様がよく指定される項目です。配達日時の指定がある場合は、必ず配達日時指定を行うようにしましょう。

配送会社によっては、お客様が希望する配達時間指定が存在しない場合があります。例えばゆうパックなら、20時~21時という遅い時間指定ができますが、西濃運輸などは、遅くとも20時までの指定しかできません。場合によっては、時間指定を守られないようなケースもありますので、時間指定も注意して確認するようにしましょう。


(3)納品書・領収書の要望

ネットショップへの注文は、個人からばかりとはかぎりません。法人の利用の場合、領収書が必要なため、領収書希望を備考欄などに記載される場合があります。

現在は、様々なシステム会社によって、領収書をオンライン上からダウンロードできるサービスも存在しますが、手書き紙面の領収書を希望されるお客様もおられます。

領収書や納品書についても、お客様の要望に合わせて、対応するようにしましょう。


(4)追加送料が必要かどうか(沖縄県や離島など)

ネットショップの運営の際に、重要な要素が「送料」です。

ネットショップの運営体制によっては「○○○円以上で送料無料」というしきい値を設けるショップも多数あります。また当店の場合のように、商品1点からでも送料無料で販売しているケースもあります。

多くのネットショップでは、1点からで「送料無料」という商品には、「送料込」の販売価格設定を行っているケースがほとんどだと思います。

そこで気になるポイントが「送料は地域ごとにことなるのに、どうして事前に計算できるのか?」という点だとおもいます。当店の場合ですが、一番売れている地域は「関東」ですので、関東の送料にプラスアルファの金額を加えて、「全国一律送料」に設定しています。

配送先地域によっては、送料が赤字となる場合もありますが、全体でみれば、平均化されるので、送料も中央値的なちょうどいい設定になっています。

ただ、配送会社にもよりますが、いわゆる「離島」へのお届けの場合は、追加送料が必要となります。沖縄県などは、京都から宅配便で商品を送る場合、2000円前後の送料が必要です。 さすがに、2000円の送料となると、別途送料をお客様へ請求させてもらう必要があります。

配達地域をしっかりとチェックして、追加送料が必要かどうかを見極めるようにしましょう。


(5)商品の在庫状況と数量の確認

これは、ネットショップ運営時の在庫管理の面で重要となります。

お客様によっては、注文の際、非常に多くの注文数で購入いただく場合があります。嬉しい限りですが、普段在庫数が少ない商品の場合、在庫不足となる恐れもあります。

お客様の注文数を確認して、商品がすぐ出荷できるのか、メーカーから仕入れてからの出荷になるのかによって発送までのリードタイムが変わってきます。


(6)商品毎の配送方法の確認(宅配便か郵送かなど)

ネットショップでは、入口商品などは、単価を抑えるために「郵送」や「メール便」などで発送することもよくある事例です。

郵送の場合は、封筒に入れて、切手をはってポスト投函、もしくは郵便局へ持ち込みすることになります。

受注処理の際には、宅配便なのか郵送なのかによって、発送手配が違いますので、注意するようにしましょう。


(7)備考欄の要望を確認

ネットショップ運営の際、お客様からの個別要望はこの「備考欄」に記載されることがほとんどです。

当店のお客様の例では「平日のみ配達希望」「宅配BOX不可」「宅配BOXへ届ける」「一番遅い時間帯希望」「ラッピング希望」「金額のわかる納品書は入れないで」などの要望がよくある要望です。

多くのお客様とは、直接のお話やメールでのやりとりなどはなく、この備考欄などを元にお客様の要望をとらえて、反映させることになります。お客様からのリクエストを見逃さないように注意して受注処理を行いましょう。



ネットショップの注文確認のメール文例

注文確認メール

では、実際にネットショップ運営時における、お客様へのご注文確認メールについて文例を紹介いたします。

以下の注文確認メール文例は当店で実際に利用しているメール文例となります。

参考にしてみてください。

ご注文確認メール文例

【件名】
[ネットショップ名]○○様 ご注文の確認メール

----------------------------------------------------------------------
このメールはお客様の注文に関する大切なメールです。
必ず内容をご確認下さい。
----------------------------------------------------------------------


○○様

先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。

この度は数あるネットショップの中から当店を選んでいただき、
また、ご注文いただきありがとうございます。
スタッフ一同大変嬉しく思っております。

早速ご注文いただきました件について
ご案内させていただきたいと思います。
まずは今回ご注文頂いた内容につきまして
間違いがないかご確認ください。

今回のご注文内容は下記の通りです。


-----------------【注文情報を記載】-----------------

[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日 ○:○:○
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] クレジットカード決済

[商品名] ○○○○○○○○○○

[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円

----------------------------------------------------


指定日の無い方は最短で出荷をさせて頂きます。
発送致しましたら、再度ご連絡差し上げますので
今しばらくお待ち下さい。


【代引き決済のお客様】
商品お届けの際に合計金額を配送員にお支払いください。


【コンビニ決済のお客様】
コンビニ決済の方は金額に「手数料」が含まれております。
手数料を含めたお代金をコンビニでお支払い下さい。
お支払完了後、確認の上商品を発送させていただきます。


【クレジットカード決済のお客様】
合計金額をクレジットカード会社より後日請求させていただきます。


【銀行振込(前払い)決済のお客様】
下記口座に合計金額をお振込みください。
ご入金確認後、発送手配致します。

[振込口座先銀行] ○○銀行
  [支店名] ○○○支店
[口座種別・番号] 普通 12345678
    [口座名] ○○○○○株式会社


【全額ポイント払いのお客様】
全額をポイントでお買上のお客様は即時配送の手配を行います。


どうぞよろしくお願い申し上げます。


---------------【ネットショップの署名】-------------
【ネットショップの名前】 店長○○
ショップURL:http://○○○.com
店舗連絡先:○○○@○○○.com

運営会社:株式会社△△
住所:〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL:075-1234-5678 / FAX:075-1234-5678
営業時間:平日○時~○時まで
----------------------------------------------------

注文確認メール文例のまとめ

ネットショップを運営で、お客様との最初の接点となるのがこの「注文確認」の処理です。

ネットショップは、手軽に注文できる反面、気軽にキャンセルを希望されることも日常茶飯事です。

お客様からのキャンセル依頼を見逃して配送手配してしまうと、配送料金だけ無駄にしてしまうというケースも少なくありません。

配達日時指定については、お客様が唯一受け取れる日時である場合は、指定が守られないと店舗レビューにクレームレビューがついてしまうこともネットショップ運営を続けていればよくある事例です。

参考になれば幸いです。





 

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10億店長

楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピング・ポンパレモール・Wowma(ワウマ)・Qoo10・NETSEA他、BASEやSTORES.jp、Makeshop、カラーミーショップなどでネットショップを運営してる現役店長です。 ネットショップの売上10億円を目指して、日夜店舗運営に勤しんでいます。売れるネットショップの教科書の内容がネットショップに関連するみなさんの売上アップのヒントになれば幸いです。

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