見積書送付メールの例文9選【コピペOK】添付・再送・お詫びの書き方

取引先やお客様から見積もりを依頼され、見積書を作成したものの、「メール本文には何を書けばいい？」「見積書を添付するだけでいい？」「有効期限や納期も書いた方がいい？」「修正版を送り直す場合はどう伝える？」と迷うことがあります。

見積書を送るメールで大切なのは、単に「見積書を添付しましたので、ご査収ください」と伝えることではありません。

相手が知りたいのは、何の見積書なのか、どこを確認すればよいのか、条件は何か、次にどうすればよいのかです。

特に法人取引やECの大量注文では、商品価格だけではなく、数量、送料、納期、在庫、支払条件など複数の項目を同時に確認するケースがあります。

そのため、メール本文でも重要なポイントを簡潔に整理しておくと、見積書を確認してもらいやすくなります。

この記事では、見積書のPDF添付・URL共有・郵送・修正版に加え、送付遅れ・添付忘れ・送付後の確認まで、すぐに使えるメール例文を9パターン紹介します。例文はコピーして、社名・案件名・金額・納期などを置き換えて利用してください。

見積書送付メールで伝えたい6つの内容

見積書を送るメールでは、長い文章を書く必要はありません。ただし、最低限「何についての見積書か」「どのように確認できるか」は明確にしましょう。

例えば、基本形は次のようになります。

ポイントは、見積書を開かなくても、何についてのメールなのか分かる状態にすることです。

PDFを添付して見積書を送る基本メール例文

もっとも一般的なのが、作成した見積書をPDFで添付する方法です。

「見積書を添付しました」だけで終わらせない

複数の商品や案件についてやり取りしている取引先の場合、「見積書を添付しました」だけでは、どの案件なのか分からないことがあります。

「〇〇商品100個分」「〇〇システム導入費用」など、相手がすぐ判断できる情報を一文加えると親切です。

Web・ダウンロードURLで見積書を案内するメール例文

見積管理システムやクラウドサービスを利用している場合、PDFを直接添付せず、専用URLから見積書を確認してもらうこともあります。

URLが開けるか送信前に確認する

Web見積書の場合は、送信前にリンクを実際に開いて確認しましょう。

必要な条件がある場合は、メール本文にも案内しておくと相手が迷いません。

見積書を郵送したことを知らせるメール例文

紙の見積書を郵送する場合でも、先にメールで発送したことを伝えておくと親切です。

急ぎの場合はPDF送付も提案する

紙の原本が必要な取引先でも、社内検討だけ先に進めたいケースがあります。

「お急ぎの場合はPDFでもお送りします」と伝えておくと、検討を止めずに済みます。

見積内容を修正して再送するメール例文

数量、単価、送料、納期などに変更があり、見積書を差し替えるケースです。

修正版では変更箇所を本文にも書く

「修正しました」だけでは、相手が旧版と見比べなければなりません。

数量、金額、送料、納期など、変更した項目をメール本文でも簡潔に伝えると確認しやすくなります。

また、ファイル名にも「修正版」「rev2」などを入れて、旧版との取り違えを防ぎましょう。

見積有効期限・納期・支払条件を案内するメール例文

価格変動がある商品や、在庫確保が必要な取引では、条件をメール本文にも明記しておくと分かりやすくなります。

有効期限は相手を急かすためではない

見積有効期限は、ただ相手を急かすために設定するものではありません。

仕入価格、原材料費、在庫、送料などが変動する商品では、長期間同じ条件を保証できないことがあります。

その場合は、なぜ期限があるのか分かる一文を添えると自然です。

法人・大口注文の見積書を送るメール例文

ECサイトでは、一般のお客様だけではなく、「100個まとめて買いたい」「店舗用に大量注文したい」「会社イベント用に購入したい」といった法人・大口注文の問い合わせが入ることがあります。

ECの大口注文では価格以外も重要

法人・大口注文では、相手が確認したいのは単価だけではありません。

特に重要なのが、数量を確保できるか、送料はいくらか、いつ届くのかです。

ECの見積書では、価格と一緒に在庫・送料・納期まで明確にしておくと、その後のやり取りを減らせます。

見積書の送付が遅れたときのお詫びメール例文

見積書の作成が予定より遅れた場合は、まずお詫びと送付状況を明確に伝えます。社内承認や仕入先への確認に時間がかかった場合でも、必要以上に事情を長く説明するより、相手が次に検討できる情報を示すことが大切です。

まだ見積書が完成していない場合は、完成済みと書かず、送付できる見込み日を伝えましょう。具体的な日付を示せないときは、次に進捗を連絡する日を案内すると、相手も予定を立てやすくなります。

見積書の添付忘れ・誤添付を訂正するメール例文

添付忘れに気づいた場合は、長い言い訳をせず、すぐに訂正メールを送りましょう。ただし、他社向け見積書を誤添付した場合は、単なる再送で済ませず、誤送信の範囲や情報の内容を確認し、社内の情報管理手順に沿って対応する必要があります。

見積書を送った後に確認するフォローメール例文

見積書の送付後、検討予定日を過ぎても連絡がない場合は、相手の都合を尊重しながら状況を確認できます。見積依頼への回答期限や有効期限が迫っている場合でも、「早く発注してください」と一方的に急かさず、疑問や変更希望がないかを尋ねる文面が使いやすいでしょう。

送付後の確認は、相手から案内された検討日や見積有効期限を基準に考えます。単に返事がないことだけを理由に、短期間で何度も連絡するのは避けましょう。なお、見積書の催促メールは見積書を受け取る側の記事なので、送る側のフォローとは使い分けてください。

見積書送付メールで使える件名例

「見積書送付の件」だけよりも、案件名・商品名・サービス名を入れる方が分かりやすくなります。

PDF・URL・郵送はどう使い分ける？

重要なのは、送付方法そのものよりも、相手が迷わず見積書を確認できることです。

見積書のファイル名は分かりやすくする

見積書をPDFで送る場合、ファイル名が「mitsumori.pdf」だけでは、ダウンロードした後に何の資料だったのか分からなくなることがあります。

会社名・商品名・日付を組み合わせ、修正版の場合は旧ファイルと区別できる名前にしましょう。

見積書本体に入れておきたい確認項目

メール文面が丁寧でも、見積書本体に必要な情報が不足していると、結局追加確認が発生します。

見積書を作成したら、少なくとも次の項目を確認しましょう。

すべての案件で全項目が必要とは限りませんが、相手が「この条件なら発注できる」と判断するために必要な情報が揃っているか確認することが大切です。

メール本文と見積書の条件を一致させる

見落としやすいのが、メール本文と添付した見積書の内容が一致しているかどうかです。

例えば、

といった食い違いがあると、後から認識違いが発生する可能性があります。

メール本文は見積書の要約と考え、数量・金額・送料・納期・有効期限など重要条件が一致しているか確認しましょう。

見積書メールを送る際に気をつけたい情報管理

見積書には、取引先名、購入数量、個別単価、値引き条件、連絡先など、社外への取り扱いに注意したい情報が含まれる場合があります。特に法人取引では、価格条件が取引先ごとに異なることも珍しくありません。

実際のEC業務では、テンプレートを使って見積書を作成すると便利な反面、以前の取引先名や価格が残ることがあります。エビス店長としては、送信前に「メールの宛先」と「PDF内の宛名」を並べて確認することをおすすめします。

見積書を送信する前のチェックリスト

見積書メールを送る前に、次の項目を確認しておくとミスを減らせます。

見積有効期限は必ず必要？

すべての見積書に有効期限が必要というわけではありません。

しかし、次のようなケースでは、いつまでの条件なのかを示しておく方がトラブルを防ぎやすくなります。

期限を設定する場合は、相手を不必要に急かすためではなく、その条件を維持できる現実的な期間を設定しましょう。

EC・大口注文の見積書で確認しておきたいこと

一般的なビジネス見積書と比べて、ECの大量注文では確認事項が増えます。

例えば100個の商品注文でも、「東京50個・大阪50個へ分納してほしい」となると送料や発送条件が変わる可能性があります。

安い見積もりを出すことより、実際の注文時に条件が変わらない見積もりを出すことの方が重要です。

見積書を送った後はどうする？

見積書を送ったあと、すぐに返事が来るとは限りません。

取引先では、

などが行われる場合があります。

そのため、送付翌日にすぐ何度も催促する必要はありません。

一方で、相手から「〇日までに検討します」と聞いていた場合や、見積有効期限が近づいている場合には、確認メールを送ることもできます。

重要なのは、相手の検討スケジュールを考えたフォローです。

見積書が届かない場合は「催促メール」の記事へ

このページは、見積書を送る側のメール例文です。

反対に、こちらが見積書を依頼した側で、

という場合は、見積書を催促するメールを使います。

【関連記事】見積書が届かないときの催促メール例文を見る

見積書送付メールで避けたいこと

見積書送付メールについてよくある質問

Q．見積書はPDFで送ってもいいですか？

取引先がPDFでの受領を認めているのであれば、一般的な送付方法の一つです。相手側で紙原本が必要な場合は、郵送の要否を確認しましょう。

Q．見積書メールに金額も書いた方がいいですか？

必須ではありませんが、金額が確定しており、メール本文でも確認しやすくしたい場合は記載できます。ただし、見積書本体と金額が一致していることを必ず確認してください。

Q．「ご査収ください」は使っていいですか？

使って問題ありません。ただし、「ご査収ください」だけで終わるより、「内容をご確認いただき、ご不明な点がございましたらお申し付けください」など、次の行動も伝えると分かりやすくなります。

Q．見積有効期限は何日くらいにすればいいですか？

一律の日数が決まっているわけではありません。仕入価格、在庫、送料など、自社がその条件を維持できる期間をもとに設定しましょう。

Q．修正版の見積書を送る場合、古い見積書はどうすればいいですか？

修正版であることを件名・本文・ファイル名で明確にし、「先に送付した見積書は破棄してください」と伝えると取り違えを防ぎやすくなります。

Q．見積書を送ったあと返事がありません。催促してもいいですか？

確認メールを送ることはできます。ただし、相手の検討に必要な時間も考慮しましょう。有効期限や相手から聞いている検討予定日などを基準にするとフォローしやすくなります。

Q．メールと見積書の内容が違っていた場合はどうすればいいですか？

気づいた時点で速やかに訂正し、正しい見積書を再送しましょう。件名・本文・ファイル名で修正版であることを明確にし、どの項目を修正したのかを伝えると相手が確認しやすくなります。

Q．見積書の添付を忘れた場合はどうすればいいですか？

気づいた時点でお詫びとともに正しいPDFを再送し、件名に「再送」「添付あり」と記載すると分かりやすくなります。他社向けファイルを誤添付した場合は、情報管理上の対応も必要です。

Q．見積書の送付が遅れた場合はどう書けばいいですか？

お詫びを簡潔に伝え、完成した見積書を添付して送ります。まだ完成していない場合は、送付予定日や次回連絡日を案内してください。

まとめ｜見積書送付メールは「次に何をすればいいか」まで伝える

見積書を送るメールでは、

だけでも最低限の用件は伝わります。

しかし、相手が確認しやすいメールにするなら、もう一歩踏み込みましょう。

まで分かれば、取引先は判断しやすくなります。

特にECの法人・大口注文では、単価だけでなく、数量、送料、在庫、納期まで条件を明確にしておくことが重要です。

見積書を送ること自体がゴールではありません。

相手が確認し、質問し、必要なら条件を調整し、最終的に発注できるところまで考えて案内することが、分かりやすい見積書送付メールにつながります。