商品の発送完了メール例文とテンプレート

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ネットショップのメール文例集

商品の発送完了メール例文とテンプレート

ネットショップの運営において、ひとつの重要なポイントが「商品の発送」です。

商品をお客様に発送するまでには、受注確認やお客様の決済確認、送り状、伝票や明細書の作成など、様々な業務があります。

ネットショップ運営における、バックヤード作業を一通り終えた注文が、ようやく「商品の発送」に至ります。

今回は、ネットショップ運営時における商品発送の際の出荷完了メールの例文・文例を紹介いたします。



ネットショップで商品を発送する方法

発送完了メール

ネットショップの注文の商品を発送する方法として、おおきく「3つの方法」があります。

自社の在庫から発送する方法と、ドロップシッピングなどでメーカーから直送する方法、AmazonのFBAなど物流面を外部委託している場合の委託発送の3つです。

多くのネットショップ運営者は、「自社在庫からの商品発送」となるかと思います。

ネットショップの規模が小さいうちは、自社在庫だけでも十分対応できますが、年商が1億円以上となるような大規模なECサイトになると、自社倉庫だけでは対応が難しくなる傾向にあります。

Amazon.co.jpに出店されている方で、大口出品プランを利用されている方であれば「FBA」というAmazonが商品の販売から受注、発送までを代行してくれるサービスが利用できます。

Amazon.co.jpの集客力と販売力は、個人のECサイトで細々と販売するレベルとは比較にならないほどのパワーがあり、非常にオススメの販売方法です。

AmazonでFBAを利用したい方は、以下のページにまとめていますので参考にしてください。

【参考】AmazonのFBAとは?FBAのメリット・デメリット


お客様に商品を発送する前に確認する7つのこと

発送完了メール

ECサイトで商品を発送する際に、事前にチェックしておくべき注意点をまとめました。以下の注意点がしっかり対応できているかをご確認ください。

商品の発送が完了した後に、ミスやトラブルがあると、出荷時の送料が二重にかかったりとコストが増えてしまいますから十分注意しましょう。



(1)お客様の決済方法は確認できているか?カードエラーなどは発生していないか?

ネットショップの注文確認の際に、最も重要な確認事項が「お客様の決済方法と決済状況」です。

ネットショップを利用するお客様の多くは、クレジットカード決済を利用される傾向にあります。

当店の場合でも、約70%のお客様がクレジットカード決済でご注文されています。

クレジットカードは、カードの状況によっては、オーソリNG、与信NGとなることがあります。

楽天市場のRMSなどでは、与信NGのお客様の場合、決済ステータスが赤文字で「オーソリエラー」と表示されています。

決済が完了していないお客様に商品を発送してしまうと、代金を回収できない事態に陥りますので十分に注意してください。

また、「代金引換」などに対応されている店舗さんであれば、代引きのお客様には「代金引換」の送り状を作成することに注意しましょう。

代引きのお客様に元払い伝票で商品を送ると、この場合も商品代金が回収できないことになりますので注意してください。


(2)発送する商品を間違えていないか?色や数量に間違いはないか?

ネットショップの商品発送時によるあるトラブル、ミスが、「商品の誤送」です。

お客様が注文した商品と異なる商品を発送してしまうことは、ネットショップを運営している方なら一度は経験があると思います。

配送ミスは、店舗側のミスですから、ほとんどの場合は「商品の交換対応」となります。

交換する際の商品の発送料金は、店舗負担となりますので、本来不要なコストが増えることになります。

商品の出荷の際には、数量やカラー、ダンボールへの配送シールの貼り間違いなどが起こらないようチェックをしっかりとしましょう。


(3)希望されている配達日時に到着可能か?

お客様によっては、商品の翌日到着を希望される方もおられます。

楽天市場であれば「あす楽」、Amazonであれば「プライムお急ぎ便」という配送方法などが一般的な翌日配送方法です。

あす楽などは、対応エリアによっては、翌日配送が無理な場合があります。

お客様のご希望であっても、物理的に無理な場合は、お電話かメールにて、希望通りに届かないが商品を発送してよいかどうかを確認するようにしましょう。

お客様の希望が通らないことを理解しているのに、商品を発送してしまうと、後からキャンセルの依頼などが来るケースがあります。

配達希望日時は、お客様によっては、イベント利用などの目的で購入されることもあり、「イベントに間に合わないならキャンセルします」という要望も本当に多いです。

お客様からの配達希望日時には、受注処理の際に十分に確認するようにしてください。


(4)お客様からキャンセルの依頼メールなどがきていないか?

これもECサイト運営者の「よくある事例」です。

ネット注文されるお客様は、注文がボタン一つで簡単にできることと同じように、簡単にキャンセルの依頼も行われます。

ご注文から商品の発送までの間、できるだけ早い段階(注文直後)などであれば、キャンセルも容易ですが、注文の処理から送り状の作成、伝票の作成などが完了した後でキャンセルとなるとこれまでの手間がすべて無駄になってしまいます。

また、商品によっては、注文されてから制作するオーダーメードのような商品もありますので、オーダーメード系の商品を制作後にキャンセルされると、店舗としては非常に大きな損失となります。

お客様は悪く言えば「自分勝手」です。

また、日本の社会風潮もありますが、「お客様は神様」的な、過剰な顧客満足度の追及が、お客様の要望をより過剰にしていることもあるかと思います。

ECサイトやネットショップには、「レビュー」という評価機能が備わっているかと思います。

このレビューがあるために、「ユーザー優位」、「お客様の言われることは絶対」といった店舗側が譲歩しなくてなならないような場面が多々あります。

レビューを意識しすぎると、店舗側の負担が膨らむことが予測されますので、明らかにお客様に不備がある場合には、しっかりと正当な対応を取ることをおすすめします。


(5)販売中の商品画像と実際の商品にリニューアルなどの変更はないか?

商品によっては、メーカーからパッケージリニューアルなどになっているものも季節の変わり目などにはよく起こるものです。

見た目が変わる程度であれば、お客様には「リニューアル商品でのお届けとなります」という一言をメールに記載すればよいでしょう。

問題になるのは、食品であれば「容量」や「成分」、キャラクター商品なら「デザイン」が変更になる場合です。

当店で実際にあった例としては、ディズニーキャラクターのグッズで、「商品画像のデザインだから購入したのにリニューアルのデザインで届いた」というクレームです。

衣料洗剤などであれば、特に成分が変わっていなければパッケージが変わってもさほど影響はありませんが、キャラクター商品は「デザイン」で購入しているケースがほとんどです。

商品のリニューアルは、ネットショップ運営時によくトラブルになり、返品対応になるケースが多いので注意してください。


(6)土日祝日などは特別なシールを貼り付ける必要はないか?

利用する物流会社によっては、土日祝日のお届けを希望する場合は、専用のシールなどを貼り付けなくてはならないことがあります。

当店では、ゆうパックとカンガルー便のふたつを法人契約していますが、カンガルー便は、土日祝日に届ける場合には専用のシールを貼り付けなくてはなりません。

送り状作成の際に、配達希望日に「日曜日」を指定していても、この専用シールがない荷物は、日曜日には持ち出ししないことがわかりました。

利用されている物流会社が、土日祝日対応の場合には、どのような対応が必要かを事前に確認しておくようにしましょう。


(7)大量注文の場合、在庫があるのか?メーカー直送に切り替えられないか?

主にBtoBなどの法人取引の場合は、商品の注文数が10ケース以上などの大口取引となるケースがあります。

商品の在庫というのは、倉庫で管理している店舗の方なら、「最大在庫」という考え方があることをご存じだと思います。

在庫している商品には最大何個という「棚の限界値」があります。

在庫以上にご注文いただけることは、ショップの売上的には非常にうれしい瞬間ですが、在庫がないためにキャンセルとなってしまうことも良くある事例です。

商品によってはメーカーから仕入れて販売されている商品もあるかと思いますので、大量注文の際には、仕入れ元のメーカーから直送できないかを相談してみましょう。

直送の場合は、メーカーさんの出荷する物流会社の運賃がかかりますが、それもよほどのことが無い限りは複数口割引などが適応されますので、問題ないと思います。



商品発送完了時のメール例文・テンプレート

発送完了メール

では、商品の発送が完了した後にお客様に送るメールの例文をご紹介いたします。

発送完了のメールに必ず記載しておく必要があるのが「送り状番号」です。

更にいえば、その送り状番号で、注文された商品が今どこにあるのかを追跡するための「URL」も一緒にメールに記載しておくと尚親切だと思います。

ただし、楽天市場などは、メール内に「外部リンクを禁止」しているケースも、モール販売時によくあるケースです。

モールが外部リンクを禁止している場合でも、配送追跡のURLなどは、申請すればURL貼り付けを許可してくれます。

お客様ができるかぎり手間に感じないような、発送完了メールを作成するようにしましょう。

このメール文例は、当店で実際に今年も使っているメール文面となりますので、参考にしていただければ幸いです。

商品発送完了時のメール例文・テンプレート

商品の発送完了メール文例


○○様

先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。
先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございました。

ご注文いただきました商品の発送が完了いたしましたのでご連絡いたします。
商品の配達はご指定いただいた日時にて指定させていただいております。


━━━━【重要:配達時間指定についてのご理解とご協力について】━━━━━━━

昨今物流の配送量が増加している関係で、
ご注文の際に、配達時間のご指定をいただいた場合でも
配送状況によっては、ご希望の時間にお届けできないことがございます。
お客様には大変ご迷惑をおかけしており、誠に申し訳ございません。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━


お荷物の配送状況を以下から確認していただけます。
お荷物伝票番号を入力して発送状況をご確認ください。


-----------------【お荷物伝票番号を記載】-----------------

[お荷物伝票番号]○○○○○○○○○○○
[配送方法]○○○○○○○○(例:メール便・ゆうパック)

-------------------------------------------------------


※お荷物伝票番号を確認されるタイミングによっては、
 まだお荷物伝票番号がシステムに反映されていない場合がございます。
 お時間をあけてから再度ご確認下さいますようお願いいたします。


-----------------【商品の追跡URL】-----------------

日本郵便(ゆうパック)
 https://trackings.post.japanpost.jp/services/srv/search/input
ヤマト運輸
 ⇒http://toi.kuronekoyamato.co.jp/cgi-bin/tneko
佐川急便
 ⇒http://k2k.sagawa-exp.co.jp/p/sagawa/web/okurijoinput.jsp
福山通運
 ⇒https://corp.fukutsu.co.jp/situation/
西濃運輸
 ⇒http://track.seino.co.jp/kamotsu/GempyoNoShokai.do
EMS
 ⇒http://www.post.japanpost.jp/int/ems/delivery/index.html

-------------------------------------------------------


今回のご注文内容は下記の通りです。


-----------------【注文情報を記載】-----------------

[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日 ○:○:○
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] クレジットカード決済

[商品名] ○○○○○○○○○○

[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円

----------------------------------------------------


※天候・交通状況により、入荷が遅れ発送日が変更となる場合ございます。
 予めご了承頂きますようお願い致します。


商品到着まで今しばらくお待ちくださいませ。
どうぞよろしくお願い申し上げます。


---------------【ネットショップの署名】-------------
【ネットショップの名前】 店長○○
ショップURL:http://○○○.com
店舗連絡先:○○○@○○○.com

運営会社:株式会社△△
住所:〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL:075-1234-5678 / FAX:075-1234-5678
営業時間:平日○時~○時まで
----------------------------------------------------

商品発送完了メール文例のまとめ

ネットショップの運営で、一つの区切りである「商品の発送」という作業について、メール例文から、事前確認事項なども合わせてご紹介いたしました。

昨今の物流事情で、ヤマト運輸も日本郵便も佐川急便も、どの物流会社であっても配送料金は値上げされており、EC事業者としては、売上減少傾向にあることは否めません。

ただ、これまでのEC市場は過剰なまでの「最安値追及」と「送料無料絶対主義」があり、リアル事業者の領域を侵し続けてきたという「やりすぎた感」がありました。

物流コストの上昇は今後も続くでしょうし、送料無料対応、送料無料という言葉の乱用は、今後は控えていくことが望ましいと筆者は思います。

ネットショップの商品を発送すると、発送時点で送料がかかることになるため、発送後にお客様からキャンセルの依頼があるということもよくあるトラブル事例です。

大変な時期ではありますが、ひとつひとつ丁寧な対応を心がけて、お客様に迅速かつ確実に商品をお届けできるように店舗運営を行っていきましょう。

今回の記事が、ネットショップ運営者の方の参考になれば幸いです。


他にもあるよ!コピペで使える!メール例文・テンプレート





 

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十億戎店長

楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピング・ポンパレモール・Wowma(ワウマ)・Qoo10・NETSEA他、BASEやSTORES.jp、Makeshop、カラーミーショップなどでネットショップを運営してる現役店長です。 ネットショップの売上10億円を目指して、日夜店舗運営に勤しんでいます。売れるネットショップの教科書の内容がネットショップに関連するみなさんの売上アップのヒントになれば幸いです。

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