商品発送完了メールの例文【コピペOK】追跡番号・お届け予定の伝え方

ネットショップで商品を発送したら、お客様へ発送完了メールを送ります。

発送完了メールの目的は、単に「商品を発送しました」と知らせることだけではありません。お客様が知りたいのは、いつ発送されたのか、どの配送会社なのか、荷物を追跡できるのか、いつ頃届くのか、何かあったらどこへ問い合わせればいいのかという情報です。

ショップ側では発送作業が完了していても、お客様にとってはまだ商品を受け取っていません。

そのため発送完了メールは、「ショップから配送会社へ商品が渡ったことを、お客様へ分かりやすく伝えるメール」と考えるとよいでしょう。

この記事では、ネットショップですぐ使える発送完了メール例文を5パターン紹介します。

発送完了メールに最低限入れたい5つの情報

まず、「発送完了メールに何を書けばいい？」という方は、最低限この5つを入れてください。

注文番号や商品名も入れておくと、お客様がどの注文についてのメールなのか判断しやすくなります。

逆に、発送完了メールを長くしすぎて追跡番号がどこにあるのか分からなくなる状態は避けたいところです。

発送完了メールはいつ送る？

発送完了メールで意外と重要なのが、送信するタイミングです。

送り状を発行しただけの段階で「商品を発送しました」とメールを送ると、実際には商品がまだ倉庫にある場合があります。

基本的には、実際の出荷処理が完了し、配送会社への引き渡しが確定した段階で発送完了として案内するのが分かりやすいでしょう。

受注管理システムや倉庫システムから自動送信している場合は、発送完了メールが次のどのタイミングで送られているのか確認してみてください。

発送完了メールに入れたい7つの情報

発送完了メールをより分かりやすくするなら、次の7項目を基本にします。

特に重要なのは、配送会社・追跡番号・発送日です。

基本の発送完了メール例文

宅配便などで通常発送した場合に使える、もっとも基本的な文例です。

発送完了メールはシンプルでよい

注文日時、支払方法、商品代金、送料、すべての商品情報などを毎回入れる必要はありません。

注文確認メールですでに詳細を案内している場合、発送完了メールでは「何を発送したのか」「どこで追跡できるのか」を優先すると分かりやすくなります。

お届け日時指定がある場合の発送完了メール

お届け日時指定を受け付けている注文では、設定されている日時も確認できるようにします。

「必ずその日時に届く」と断定しない

お届け日時指定を受け付けていても、天候・交通事情・配送会社の状況などによって遅れる可能性があります。

そのため「必ず〇月〇日〇時に届きます」ではなく、「ご指定日時」「お届け予定」として案内する方が適しています。

すでに大幅な配送遅延が判明している場合は、発送完了メールだけで済ませず、別途配送遅延の案内を送りましょう。

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ポスト投函型で発送した場合のメール

ゆうパケットなど、対面での受け取りではなく郵便受けへ届ける配送方法を利用する場合の例文です。

配送方法に合わせて受取方法を伝える

ポスト投函、対面受取、置き配など、受取方法は配送サービスによって異なります。

「〇〇便だから必ずポスト投函」などと一律に判断せず、実際に利用している配送サービスの条件に合わせて書き換えてください。

複数商品を分けて発送する場合のメール

複数商品のうち、一部だけ先に発送する場合は、「発送完了」とだけ伝えると、すべての商品が発送されたと誤解される可能性があります。

分割発送では「発送済み」と「未発送」を分ける

分割発送では、次の3点を明確にします。

これだけでも「商品が1つ足りません」という問い合わせを防ぎやすくなります。

メーカー・別倉庫から直送する場合の発送完了メール

メーカー直送や外部物流倉庫から発送する場合は、通常注文と発送元名や梱包が異なることがあります。

送り主名がショップ名と違う場合は事前に伝える

メーカーや外部物流倉庫から発送する場合、送り状に記載される会社名がショップ名と異なることがあります。

その場合は、「〇〇株式会社より発送します」「提携物流倉庫から発送します」などとあらかじめ説明しておくと、お客様の不安を減らせます。

発送直後に追跡番号が反映されていない場合

発送完了メールを受け取ってすぐ追跡サービスを確認すると、「お問い合わせ番号が見つかりません」などと表示される場合があります。

配送会社側の追跡情報へ反映されるまで時間がかかることがあるため、発送直後にメールを送る場合は、

という一文を入れておくと分かりやすくなります。

ただし「必ず〇時間後に反映される」など、配送会社側で保証されていない時間を断定する必要はありません。

発送完了メールの件名例

発送完了メールの件名は、派手にする必要はありません。

お客様が受信トレイを見た瞬間に、発送に関する重要なメールだと分かることを優先します。

「重要！今すぐ確認」「お得なお知らせ」など、販促メールと間違えやすい件名は避けた方がよいでしょう。

発送完了メールに注文内容を全部載せる必要はない

注文日時、注文者名、支払方法、商品代金、送料、ポイント利用、合計金額まで、注文確認メールと同じ情報をすべて掲載する必要はありません。

注文確認メールですでに詳細を案内しているのであれば、発送完了メールでは、

を優先します。

情報量が多すぎて追跡番号が埋もれてしまうなら、むしろ情報を減らした方が分かりやすくなります。

発送完了メールにレビュー依頼は入れる？

発送完了メールでは、レビュー依頼を主役にしないことをおすすめします。

商品はまだお客様の手元へ届いていません。

その段階で「商品はいかがでしたか？」「レビューをお願いします」と案内しても、お客様はまだ商品を評価できません。

発送完了メールでは、まず商品を安全に受け取ってもらうことに集中しましょう。

レビュー依頼は商品到着後に、別のメールとして設計した方が自然です。

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購入後フォローも発送完了メールとは分ける

発送完了後には、商品の使い方や困りごとの確認、再購入につながるアフターフォローも重要です。

ただし、これも発送完了メールとは役割が異なります。

発送完了メール＝配送情報を伝える

購入後フォロー＝商品到着後の体験を支える

と分けることで、1通のメールに情報を詰め込みすぎずに済みます。

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発送完了メールにセール情報を詰め込みすぎない

発送完了メールは、お客様が確認する可能性の高い重要な取引メールです。

だからといって、

を大量に入れると、肝心の発送情報が見つけにくくなります。

発送完了メールの主役は、発送日・配送会社・追跡番号・お届け情報です。

クロスセルや再購入施策は、購入後フォローやCRM施策として別に設計した方が管理もしやすくなります。

発送完了メールを送る前のチェックリスト

特に重要なのは、送り状を発行しただけなのに「発送済み」としないことです。

発送完了メールは注文数が増えたら自動化する

注文数が少ないうちは、発送後に追跡番号をコピーして、一件ずつ発送完了メールを送ることもできます。

しかし注文数が増えると、手作業ではミスが起きやすくなります。

発送完了メールの基本的な自動化フローは次のようになります。

つまり、

注文 → 出荷確定 → 追跡番号 → ステータス更新 → 発送完了メール

までをつなぐことができれば、担当者が一件ずつ発送メールを作成する必要を減らせます。

手作業が増えると起こりやすいミス

複数モールを運営しているなら受注管理を一元化する

楽天市場、Yahoo!ショッピング、Amazon、自社ECなど複数店舗を運営すると、発送完了メールだけでなく、各モールの注文ステータスや追跡番号も管理する必要があります。

店舗ごとに管理画面を開いて、

という作業を繰り返していると、注文数が増えるほど負担もミスも増えます。

こうした場合は、受注管理システムを利用して注文情報や発送ステータスをまとめて管理する方法があります。

発送完了メールで避けたい表現・運用

「必ず〇日に届きます」

配送会社へ引き渡した後の天候や交通状況までショップが完全に管理することはできません。

確定できない場合は「お届け予定」「ご指定日時」として案内します。

実際には倉庫にあるのに「発送しました」と送る

送り状発行時に自動送信される設定などでは注意が必要です。発送完了メールを送るタイミングと実際の出荷確定処理を確認しましょう。

追跡番号だけを書く

数字だけでは何の番号なのか分かりません。配送会社と「お問い合わせ番号」「追跡番号」であることをセットで伝えます。

利用していない配送会社のURLまで大量に載せる

ヤマト運輸、日本郵便、佐川急便などすべてのURLを毎回載せる必要はありません。

その注文で実際に利用した配送会社だけを案内すれば十分です。

発送完了メールに販促情報を詰め込む

追跡番号や配送情報が埋もれないようにしましょう。

発送完了後に配送遅延が判明した場合

発送完了メールを送った後でも、台風、大雪、大雨、交通障害などによって商品のお届けが遅れる場合があります。

大きな遅延が判明した場合は、

「発送完了メールを送ったから対応終了」

ではなく、必要に応じて別途配送遅延の案内を送ります。

発送完了と配送遅延は次のように役割を分けます。

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発送完了メールについてよくある質問

Q．発送完了メールは必ず送った方がいいですか？

商品を発送したことや追跡情報をお客様が確認できる重要な通知です。利用しているカート・モール・受注管理システムの機能も確認し、発送後にお客様が状況を把握できる状態にしておくことをおすすめします。

Q．発送完了メールはいつ送ればいいですか？

送り状を発行しただけではなく、実際の出荷処理が完了し、配送会社への引き渡しが確定した段階を基準にすると分かりやすいでしょう。自動配信の場合はシステムの送信条件を確認してください。

Q．追跡番号は必ず入れた方がいいですか？

追跡可能な配送方法を利用している場合は、記載するとお客様自身で配送状況を確認できます。ただし、追跡番号のない配送方法もあります。

Q．追跡番号がまだ反映されていなくてもメールしていいですか？

実際の出荷が完了しているのであれば、追跡情報の反映に時間がかかる場合がある旨を添えて案内できます。

Q．商品が複数個口になった場合は？

複数の追跡番号がある場合は、それぞれの番号を案内します。どの商品がどの荷物に入っているのか分かる場合は、その対応関係も記載すると親切です。

Q．分割発送の場合は「発送完了」と書いてもいいですか？

すべての商品を発送していない場合は、「ご注文商品の一部を発送しました」など、部分発送であることが分かる件名・本文にしましょう。

Q．到着予定日は書いた方がいいですか？

確認できる場合は参考情報として案内できます。ただし、天候や交通状況などによって変わる可能性があるため、確約できない到着日を断定しないようにします。

Q．発送完了メールにクーポンを入れてもいいですか？

販促情報を入れる場合でも、発送日・配送会社・追跡番号など必要な配送情報が見つけにくくならないようにしてください。再購入施策を本格的に行う場合は、購入後フォローとして別メールに分ける方が管理しやすくなります。

Q．発送完了メールと購入後フォローメールは同じでいいですか？

分けることをおすすめします。発送完了メールは配送情報、購入後フォローは商品到着後の使い方や困りごとの確認など、目的が異なります。

まとめ｜発送完了メールは「商品が今どこにあるか」を伝える

発送完了メールで最も大切なのは、長く丁寧な文章を書くことではありません。

お客様が、

という状態を作ることです。

特に、発送日・配送会社・追跡番号・お届け予定・問い合わせ先を分かりやすくまとめましょう。

そして、

注文確認 → 入金確認 → 発送完了 → 配送遅延 → 購入後フォロー → レビュー依頼

と各メールの役割を分けることで、ネットショップのお客様対応全体も整理しやすくなります。

注文数が増えて発送通知そのものが負担になってきたら、メール文面だけでなく、注文から出荷・追跡番号・発送通知までの運用そのものを自動化できないかも検討してみてください。