在庫確認メールの例文8選【コピペOK】仕入れ先への聞き方・返信例

仕入れ先への在庫確認メールで大切なこと

仕入れ先への在庫確認メールは、丁寧なあいさつに加えて、相手が一度の返信で回答できる情報をそろえることが重要です。

「在庫はありますか？」だけでは、必要な数量を手配できるか、使いたい日に間に合うかが分かりません。自社向けに手配できる数量と、出荷予定日・到着見込みまで確認すると、その後の発注判断に使いやすくなります。

特に、商品名が似ている商品や、カラー・サイズ・容量違いがある商品では、商品コードやJANまで入れておくと取り違えを防ぎやすくなります。

在庫数と「自社向けに手配できる数量」を分けて聞く

倉庫に商品があっても、他社向けに確保済みだったり、検品中だったりする場合があります。総在庫数をすべて教えてもらう必要はなく、「当社向けに〇個手配できますか」と聞く方法があります。

Shopifyも、手持ち在庫と販売可能在庫、引き当て済み在庫などを区別しています。名称はサービスや企業によって異なりますが、手元の数量が、そのまま新しく販売できる数量とは限りません。

出典：Shopify公式「在庫状態を理解する」（2026年10月17日確認）

数量の単位と、受け取りたい日を具体的にする

個とケースを混同しやすい商品は、「2ケース（1ケース12個入り、計24個）」のように入数も書きます。色・サイズが複数ある場合は、仕様ごとに数量を分けましょう。

「〇月〇日納期」だけでは出荷日と到着日のどちらか分からないため、「〇月〇日までに当社倉庫へ到着希望」とすると具体的です。必要に応じて納品先の地域や郵便番号も添えてください。

メーカー・仕入れ先へ在庫確認する前に確認しておきたいこと

メールを送る前に、自社側で必要数量や希望納期を整理しておきましょう。

「在庫があるか」だけ確認してから数量や納期を再度問い合わせると、メールの往復が増えます。可能であれば、在庫・数量・納期を1通でまとめて確認しましょう。

メーカー・仕入れ先に在庫状況を確認する基本メール例文

通常の追加仕入れで使える基本テンプレートです。在庫が不足する場合の数量と入荷見込みも一緒に聞きます。JANコードで管理している取引先にはJANも併記し、商品名・型番だけで特定できる場合は、必要のない項目を削除してください。

急ぎで在庫・納期を確認したい場合のメール例文

お客様からの問い合わせや受注予定があり、早めに回答が必要な場合の文例です。急ぎである理由と回答期限を簡潔に伝えます。

「至急」は本当に急ぐ場合だけ使う

毎回「至急」「緊急」と書くと、相手側でも優先順位を判断しにくくなります。なぜ急いでいるのか・いつまでに回答が必要なのかを具体的にし、期限内の回答が難しい場合は回答可能な時刻を教えてもらうと、次の対応を考えやすくなります。

複数商品の在庫状況をまとめて確認するメール例文

複数SKUを一度に確認する場合は、文章の中へ商品情報を詰め込まず、一覧形式にまとめると確認しやすくなります。商品数が多い場合は、取引先が受け取れる形式を確認して一覧を添付し、手配可能数量・出荷予定・入荷予定などの回答欄を用意する方法もあります。

在庫切れ時に再入荷予定を確認するメール例文

すでに在庫切れと分かっていて、「次回いつ入るのか」「予約や取り置きはできるのか」を確認したい場合の文例です。

在庫があればすぐ発注したい場合の確認メール例文

条件が合えば発注したい場合は、その意思を伝えたうえで、在庫確認と正式発注を区別します。取り置きも希望するなら可否と期限を別に確認し、問い合わせた時点で確保されたと思い込まないようにしましょう。

「在庫があります」と取引先へ返信する場合

ここからは、メーカー・卸会社などが取引先へ回答する場合の文例です。注文後に欠品が判明したお客様への連絡は、商品欠品のお詫びメールをご利用ください。

在庫があると伝える場合も、対応可能な数量・出荷予定・回答時点を示します。下記は未確保の状態で回答する例なので、すでに確保した場合は確保数量と期限へ差し替えてください。

単価や送料が見積書で確定している場合は、見積番号を記載する形でも構いません。注文を受け付ける期限と、在庫を確保する期限は、実際の取引条件に合わせて区別します。

希望数量の一部しか在庫がない場合の返信

不足数だけでなく、先に用意できる数量と残数の見込みを分けて回答します。分納の追加送料や、全数そろうまで待つ場合の条件も示すと、相手が判断しやすくなります。

分納に対応できない場合は、その選択肢を削除します。不足分の入荷が未定なら日程を推測せず、未定であることと次回の確認時期を伝えましょう。

在庫がなく、再入荷も未定の場合の返信

注文前の問い合わせでは、現在手配できないことと今後の確認方法を簡潔に伝えます。未確認の代替品を安易に勧めたり、確定していない入荷時期を約束したりしないようにしましょう。

次回連絡を約束する場合は、担当者と日付を管理し、確認結果が出なくても連絡します。継続確認を受け付けない運用なら、その段落を削除し、実際に利用できる再入荷通知等の方法を案内してください。

在庫の回答を受け取ったあとに確認すること

「在庫あり」という回答が来たら、発注やお客様への案内に使える状態かを確かめましょう。特に次の4点を確認します。

「20個あります」と回答をもらっても、正式発注までに別の注文で減ることがあります。お客様へ確定納期を伝える前に、自社向けの数量と出荷予定がどこまで確定しているかを確認してください。

回答がない場合の再連絡

回答希望日を過ぎたら、元の送信日と対象商品を添えて確認します。「〇月〇日にお送りした、〇〇の在庫・納期確認についてご連絡いたしました。ご確認状況をお知らせいただけますでしょうか。回答にお時間が必要な場合は、見込みの日時をご教示いただけますと幸いです」とすれば、どの依頼か伝わります。

電話で確認した数量や納期もメールで記録に残すと、担当者が変わった場合に引き継ぎやすくなります。

仕入れ先への在庫確認メールの件名例

件名には「在庫確認」「商品名」を入れると、仕入れ先側でメールの内容を把握しやすくなります。

在庫確認メールに入れたい7つの情報

さらに、在庫があれば発注する予定がある場合は、「条件が合えば正式発注します」と伝えると、単なる情報収集ではないことが仕入れ先にも伝わりやすくなります。

仕入れ先への在庫確認メールで避けたい5つの書き方

「在庫ありますか？」だけで送る

商品名だけでは、サイズ・カラー・型番違いの商品を特定できない可能性があります。可能な限り商品コードや希望数量まで記載しましょう。

希望数量を書かない

「在庫あり」でも、必要数を確保できるとは限りません。10個必要なのか100個必要なのかで回答内容が変わります。

希望納期を書かない

在庫があっても、出荷日・着日によっては販売計画に間に合わない場合があります。必要な日が決まっているなら先に伝えましょう。

在庫切れの場合の確認事項を書かない

在庫がなかった場合に改めて「次回入荷はいつですか」と問い合わせるより、最初のメールで再入荷予定も聞いておく方が効率的です。

理由なく短い回答期限を要求する

急ぎであれば、顧客への納期回答が必要など理由を一言添えると、依頼の背景が伝わりやすくなります。

在庫確認メールが増えたら見直したい、仕入れ・受注・在庫管理の仕組み

仕入れ先に在庫を問い合わせる作業そのものは、在庫連携システムを導入してもなくなりません。メーカーが保有する在庫の確認と、自社が保有する在庫を各ネットショップに反映する作業は別のものだからです。

一方、楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピング・自社ECなどで同じ商品を販売している場合は、仕入れ先への確認に加えて、各店舗の受注情報と販売可能在庫を整理することが重要になります。

まず「仕入れ先への確認」と「自社の在庫連携」を分けて考える

例えば、メーカーに追加発注した商品は、入荷前から自社の「すぐ発送できる在庫」として計上しないようにします。また、1つの在庫を複数モールで販売している場合は、EC在庫連携の仕組みと売り越し対策が参考になります。

どのような店舗なら受注・在庫連携を検討する価値がある？

こうした課題がある場合は、受注管理システムと在庫連携の機能を一緒に比較してみる価値があります。反対に、1店舗のみで問題なく管理できている場合や、メーカーへの在庫確認だけが課題の場合は、受注・在庫連携システムを導入しても悩みを解決できないことがあります。

受注管理システム全体から選びたい場合は、EC受注管理システム比較も参考にしてください。すでに欠品した注文についてお客様へ連絡する際は、商品欠品のお詫びメール例文をご利用ください。

仕入れ先への在庫確認メールについてよくある質問

在庫確認メールでは「在庫数」まで聞いてもいいですか？

取引関係や仕入れ先の運用によりますが、実数を回答してもらえる場合もあれば、「〇個まで手配可能」と回答される場合もあります。必要数量を伝え、その数量を手配できるか確認する形が実務的です。

JANコードは必ず入れる必要がありますか？

必須ではありませんが、商品名や型番だけでは特定しにくい商品では、JANを併記すると確認ミスを減らしやすくなります。

回答期限を書いても失礼ではありませんか？

問題ありません。「〇月〇日までにご回答いただけますと幸いです」など丁寧に伝え、急ぎの場合は理由も添えると自然です。

在庫切れの場合は何を確認すればいいですか？

次回入荷予定、入荷予定数量、事前発注・予約の可否、代替品・後継商品の有無などを確認しておくと、その後の販売判断をしやすくなります。

在庫確認と正式発注を同じメールで行ってもいいですか？

取引先とのルールによります。在庫確認後に発注書が必要な場合もあるため、「在庫があれば正式発注予定」と伝え、発注方法は従来の取引ルールに従うのが安全です。

電話で聞いた方が早い場合はメール不要ですか？

急ぎの場合は電話で確認する方法もあります。ただし、数量・納期など認識違いが起きやすい内容は、電話後に確認メールを送って記録を残すと管理しやすくなります。

受注管理システムを使えば、仕入れ先への在庫確認メールは不要になりますか？

必ずしも不要にはなりません。受注・在庫連携は主に自社の受注や複数店舗の販売可能在庫を扱う仕組みです。メーカー在庫や仕入れ先の入荷予定を取得できるかは取引先との連携方法によって異なります。まず自社が減らしたい作業を整理しましょう。

在庫確認だけで、取り置きしてもらえますか？

自動的に確保されるとは限りません。取り置きの可否と期限、必要な手続きを確認し、確保したという回答を得たか記録しましょう。

初めて連絡する仕入れ先にも使えますか？

商品情報の部分は使えますが、「いつもお世話になっております」は自己紹介と問い合わせの経緯に差し替えます。新規取引の可否、最低発注数量、価格・支払い条件の確認が先に必要な場合もあります。

「在庫ございます」という返信だけでは不十分ですか？

短い返信でも、商品・数量・出荷見込みが分かれば判断しやすくなります。「お問い合わせの〇〇は、ご希望の〇個を手配可能です。〇月〇日出荷予定です。現時点では未確保のため、正式発注時に再確認いたします」など、実際の状態を添えてください。

メーカー・仕入れ先に在庫状況を確認するメール例文まとめ

仕入れ先への在庫確認メールでは、商品を特定する情報と、希望数量・納期・回答期限を一度に伝えることが重要です。

まずはこの記事の文例をコピーし、仕入れ先との取引条件や商品情報に合わせて必要な部分を変更してご利用ください。