領収書発行メールの例文【コピペOK】PDF・WEB領収書・インボイス対応まで解説

ネットショップを運営していると、「領収書を発行してください」「会社名の宛名にしてください」「PDFで送ってください」といった依頼を受けることがあります。

注文数が少ないうちは、一件ずつ領収書を作成してメールで送る方法でも対応できます。

しかし注文数が増えてくると、宛名確認 → 但し書き確認 → 領収書作成 → PDF保存 → メール作成 → 添付 → 送信という作業が積み重なります。

そこで現在のEC運営では、領収書メールの書き方だけでなく、お客様自身でWEB領収書を発行できる仕組みも検討したいところです。

この記事では、PDF・WEB・郵送・商品同梱・再発行のメール例文に加えて、インボイスや決済方法ごとの注意点、領収書発行を自動化する方法まで解説します。

まず結論｜ネットショップの領収書発行方法は主に4つ

ネットショップでは、主に次の方法で領収書を発行します。

注文数が少ないショップならPDF発行でも対応できます。

一方、注文数が増えているショップや複数店舗を運営している場合は、WEB領収書を標準にして、お客様自身で発行してもらう方法が効率的です。

領収書メールに入れたい5つの情報

WEB領収書の場合は特に、どこから発行するのか、いつまで発行できるのか、宛名や但し書きを変更できるのかを分かりやすくします。

PDFで領収書を送付するメール例文

PDFを添付したことを本文でも明記する

領収書をPDFで送る場合は、単にファイルを添付するだけでなく、本文の早い段階で「本メールにPDFを添付しています」と伝えましょう。

領収書を作ったのに添付し忘れるミスも起こりやすいため、送信前の確認も重要です。

WEB領収書の発行URLを送るメール例文

注文数が増えてきたショップでは、店舗側が毎回PDFを作成するより、WEB領収書を案内する方法が効率的です。

WEB領収書ならお客様自身で発行できる

WEB領収書のメリットは、ショップ担当者が依頼のたびに領収書を作成しなくてもよくなることです。

GoQSystemでは、メールテンプレートへWEB領収書の発行URLを差し込み、お客様自身で領収書を発行できる機能があります。

お客様側で宛名・但し書きを指定できるため、

といった個別対応も減らしやすくなります。

発行期限や再発行表示、インボイス対応領収書の発行URLなどを設定できるため、領収書対応を受注処理の中へ組み込みやすくなります。

手作業とWEB領収書を比較するとどう違う？

1件だけなら大きな差ではありませんが、毎日10件、20件と領収書依頼が発生すると、バックヤード業務への影響は大きくなります。

紙の領収書を郵送するメール例文

到着日を断定しすぎない

郵便事情や地域によって到着日は変わります。

「必ず2日後に届きます」などと断定せず、「到着まで今しばらくお待ちください」などの表現にしておくと扱いやすくなります。

領収書を商品へ同梱する場合のメール例文

領収書メールに注文情報を詰め込みすぎない

領収書同梱メールへ、注文日時、支払方法、商品価格、送料、すべての配送会社URLなどを大量に入れる必要はありません。

このメールでは、商品を発送したこと、領収書を同梱したこと、配送会社・追跡番号が分かれば十分です。

【関連記事】商品発送完了メールの例文を見る

領収書を再発行・修正するメール例文

再発行履歴を管理する

同じ取引について何度も領収書を発行すると、店舗側でもどの領収書が最新なのか分からなくなる場合があります。

WEB領収書を利用する場合は、再発行表示や発行履歴を管理できる仕組みにしておくと運用しやすくなります。

領収書はいつ発行する？支払い方法ごとの注意点

クレジットカード払いの領収書で確認したいこと

クレジットカード決済では、商品購入時にショップが現金を直接受け取る取引とは異なります。

国税庁は、クレジット販売時に店舗が発行する書類について、クレジットカード利用である旨を記載した場合の印紙税上の取扱いを案内しています。

自社の領収書フォーマットを作成する際は、利用している決済サービスや経理ルールも確認してください。

参考：国税庁「クレジット販売の場合の領収書」

代金引換では配送会社の領収証にも注意する

代金引換では、配送会社がお客様から代金を受け取ることがあります。

利用している代引きサービスによっては、配送会社が渡す送り状の控えなどが領収証として扱われる場合があります。

そのため、お客様からショップ発行の領収書を別途求められた場合は、利用している配送会社・決済サービスのルールを確認したうえで対応しましょう。

「領収書」と「インボイス」は同じ？

「領収書」という名前であれば自動的にインボイスになるわけではありません。

反対に、「請求書」という名称でなければインボイスにならないわけでもありません。

国税庁では、必要な記載事項を満たしていれば、請求書・納品書・領収書など名称を問わず適格請求書になり得ると案内しています。

適格請求書では、主に次のような情報を確認します。

参考：国税庁「適格請求書等保存方式」

法人顧客から領収書を求められることが多いショップでは、WEB領収書そのものをインボイス対応にしておくと運用しやすくなります。

PDF・WEB領収書と電子データの保存

PDF添付やWEBダウンロードによる領収書など、取引関係書類を電子データでやり取りする場合は、電子取引データとしての保存ルールが関係することがあります。

具体的な保存方法は、ショップ側・受領側それぞれの経理運用によって確認してください。

「WEB領収書だから経理で使えない」「紙でなければ領収書にならない」と一律に考える必要はありません。

参考：国税庁「電子帳簿保存法関係」

領収書を手作業で発行すると起こりやすいミス

特に、別のお客様の領収書を誤って送信するミスは避けなければなりません。

領収書依頼が増えてきたら、メールテンプレートを整えるだけでなく、領収書の発行方法そのものを見直しましょう。

GoQSystemならWEB領収書発行を仕組み化できる

GoQSystemでは、受注管理のメールテンプレートへWEB領収書の発行URLを差し込み、お客様自身で領収書を発行できる運用を作れます。

従来の手作業では、

という作業が必要になります。

WEB領収書なら、

という流れにできます。

領収書メールで避けたいこと

PDFを添付したのに本文へ書かない

「本メールにPDFを添付しています」と明記しましょう。

領収書URLだけ送る

何のURLなのか、発行期限があるのかまで説明します。

宛名・但し書き確認で何度もメールを往復する

依頼件数が多い場合は、お客様自身で入力できるWEB領収書を検討します。

決済方法を確認せず同じ運用をする

クレジットカード、代金引換、後払い、モール決済など、決済方法によって確認すべき内容が異なります。

「領収書だからインボイス対応」と思い込む

必要な記載事項を満たしているか確認してください。

領収書発行についてよくある質問

Q．領収書はPDFで送っても大丈夫ですか？

領収書などの取引書類は電子データでやり取りされる場合があります。電子取引として扱う場合の保存方法については、必要に応じて経理担当者や税理士へ確認してください。

Q．WEB領収書でもインボイスにできますか？

必要な記載事項を満たすことが重要です。紙かWEBか、書類名が領収書か請求書かだけで決まるものではありません。

Q．領収書の宛名はお客様自身で入力できますか？

利用するシステムによります。GoQSystemのWEB領収書では、お客様自身で宛名や但し書きを指定できる運用が可能です。

Q．領収書発行URLを毎回手入力する必要がありますか？

GoQSystemではメールテンプレートへ領収書発行URLを差し込む機能があります。インボイス対応領収書のURLを利用できる設定もあります。

Q．代金引換でもショップが領収書を発行すればいいですか？

代引きサービスでは配送会社側から領収証が発行される場合があります。利用している配送会社・代引きサービスのルールを確認してから自社の発行方法を決めてください。

Q．クレジットカード払いでも領収書を発行できますか？

ショップ側で利用明細となる書類を発行する運用はありますが、現金を直接受領する取引とは税務上の扱いが異なる部分があります。クレジットカード利用であることの記載など、利用している決済サービスや経理ルールを確認してください。

Q．紙の領収書を希望されたら郵送するべきですか？

ショップの運用やお客様の事情に応じて判断します。WEBやPDFを標準とし、必要な場合だけ紙で対応するなど、社内ルールを決めておくと管理しやすくなります。

Q．領収書を何度も再発行してもいいですか？

再発行が必要になることはありますが、二重発行のように見えないよう再発行表示や発行履歴を管理できる状態にしておくことをおすすめします。

まとめ｜領収書は「メールを書く」より「発行を仕組み化する」

ネットショップの領収書対応には、

といった方法があります。

注文数が少ないうちは、PDFを作成してメールで送る方法でも対応できます。

しかし領収書依頼が増えてきたら、

お客様から依頼 → 担当者が作成 → PDF保存 → メール添付 → 送信

という運用から、

注文処理 → WEB領収書URLを案内 → お客様自身で発行

という運用への変更を検討してみましょう。

特に複数モールを運営しているEC事業者では、領収書だけを個別業務として考えるのではなく、受注管理・入金確認・発送・領収書発行まで一連のバックヤード業務として効率化することが重要です。

領収書対応の件数が増えているなら、メール文面を改善するだけでなく、業務そのものを減らせないかも検討してみてください。