ゴールデンウィークやお盆 年末年始の長期休暇 休業期間中のメール例文

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ネットショップのメール文例集

GWや年末年始の長期休暇のメール例文

ネットショップを運営していても、夏休みや年末年始の休暇は必要ですよね?

ネットショップの最大のメリットは、自分が土日祝日などにお休みを取っていても、その間に注文を受け付けてくれるところです。

楽天市場などの多くのショッピングモールでは、 お客様が商品を注文した直後に、モールからの「自動返信メール」が送信されます。

自動返信メール内に年末年始休暇やゴールデンウィーク中の長期休暇期間のお知らせを記載しておけば、注文した方には 「今はネットショップはお休みなのか」 「商品の発送は休み明けになるのか」 ということが事前に伝わり、商品が届かないことへの不安を払拭する役目を果たしてくれます。

今回は、ネットショップ運営時における「長期休暇」の際に記載しておくとよいメールの例文・文例を紹介いたします。



ネットショップにおける長期休暇について

長期休暇メール

ネットショップを運営していると、ほぼ毎日のようにお客様からのお問合せに対応したり、注文の処理を行ったり、商品を発送したりという業務が発生します。

断続的に起こるネットショップ運営業務を、数日間お休みできるのが、お盆休み、年末年始期間、ゴールデンウィークなどの長期休暇期間です。

ネットショップの最大のメリットは、人が対面販売しなくても、自動的に商品の注文を承ることができる事です。

とはいえ、ネットショップであっても実店舗と同様の顧客対応、接客サービスは重要だと考えています。

その上で、休む時はしっかりと休む。ネットショップの運営をしっかりと休むために何をしておけばよいのかについて、現役店長がご紹介いたします。


ECサイトが長期休暇に入る際の注意点

長期休暇メール

ECサイトを長期休暇状態にするために、事前にチェックしておくべき注意点をまとめました。以下の注意点がしっかり対応できているかをご確認ください。



(1)トップページ・商品ページの目立つところに配送予定の記載があるか?

物流量が特に多くなるのが12月です。12月は、お歳暮、クリスマス、年末商戦と通販が最も盛んになるイベントラッシュ期間です。

通常の宅配便個数もEC市場の拡大とともに年々増えている状況で、12月は更にネット通販の商品の発送が増えることになります。

多くの物流企業が、12月の配送において、配送遅延や時間帯指定の受付不可などの対応を行わざるをえないため、ネットショップ運営者としては、お客様に事前にその旨をお伝えしておく必要があります。

特に12月は、お客様も年末の帰省や旅行などで、家を空ける可能性が高いため、商品を受け取れるタイミングが非常に重要となります。

商品を購入する前に、その商品がいつ頃発送されて、最短でいつ届くのか、配達日時指定は可能なのかがわかるようにページ上にも明記するように心がけてください。


(2)電話は留守番電話にしているか?休暇中であることをメッセージで流しているか?

ネットショップの顧客対応で意外に多いのが「電話によるお問合せ」です。

ネットショップだからメールでの問い合わせが多いと思われがちですが、電話での問い合わせもほぼ毎日のようにお客様からご質問や配送クレームなどをいただきます。

過去の経験からですが、ネットショップが長期休暇に入った後でも、配送トラブルなどで商品が届かないといった問合せが入ることが多いです。

留守番電話に設定することはもちろんのことですが、ガイダンスのメッセージを「休暇中のため●月●日以降の対応になる」ということをお伝えするようにしましょう。

電話転送という方法もありますが、休暇中はしっかりと休むべきですから、留守電対応で十分だと筆者は思っています。


(3)自動返信メールに、長期休暇期間中の注文の扱いについての記載があるか?

楽天市場などで注文した際、注文が完了したことを伝える「自動返信メール」が届きます。

自動返信メールは、楽天市場のシステムから自動で返信されますが、その自動返信メール内に「店舗からのメッセージ」的な記載を挿入できる機能があります。

長期休暇に入る場合には、この自動返信メールに店舗からのメッセージとして「●月●日~●月●日までは長期休暇期間とさせていただきます。ご注文の処理は●月●日より随時対応いたします。」という表記を差し込んでおけば、お客様は自動返信メールの内容だけで商品の到着時期を判断することができます。

自動返信メールへの任意のメッセージ差し込み機能を利用して、長期休暇期間を伝えるようにしましょう。


(4)Amazonでは出荷遅延が発生するリードタイムになっていないか?

Amazonなど一部のショッピングモールでは、商品の発送時に「出荷通知」を注文者に送る必要があります。

ヤフオクなどでも、商品出荷連絡ボタンが用意されていますが、商品が発送されたことを注文者に伝えるための処理です。

Amazonでは、商品毎に注文から商品が発送されるまでの目安期間として「出荷作業日数」という項目が用意されています。

出荷作業日数にいれた数字(日数)によって、「通常配送を利用した場合、最短で●/●~●のお届け予定です。」という表示が商品ページ上に記載されます。

Amazonで最も売れやすい商品は「Amazonプライム対応商品」であることは間違いありません。プライム対象商品とは、送料無料かつ翌日お届けが可能な商品のことです。

年末年始などの長期休暇の期間中は、プライム出品している商品も、FBAなどのようにアマゾンの倉庫から出荷されるものを除けば、プライム対応ができないことになります。

長期休暇に入る前には、出荷作業日程の項目をお休みの期間以上の日数に設定しておかなくては、「出荷遅延」が発生してしまう恐れがあります。

Amazonでプライム出品をしている店舗さんの場合、店舗評価は非常に重要な指標ですから、出荷遅延が発生しないように注意してください。最悪の場合、プライム対応の権利をはく奪されます。


(5)商品の在庫状況は十分補充されているか?

長期休暇期間中に商品の在庫が切れてしまうと、売り切れたままの状態が数日間続くことになります。

ネットショップの販売機会は、お客様が訪れてくれたまさに「今」この時のみです。

せっかく購入しようと思って商品ページにたどり着いたのに、売り切れで買えなかった。

こうなれば、お客様は他のお店で商品を買う為に離脱してしまうことは必至でしょう。

特に売れ筋の商品だけでも現在の在庫数のチェックを行い、在庫僅少の商品には、在庫数量を補充するようにしましょう。


(6)不測の事態であっても管理画面(RMS等)へのログインが可能にしているか?

休み中でも、どうしても対応を行わなくてはならないことが起きることがあります。

例えば、楽天市場などのモールの超目玉枠などの特別セールの設定などに不備があった場合です。

セール期間がお正月などに設定されている場合、長期休暇中にセールが開催されることになります。

ネットショップなので販売自体は、お休み中でも問題なく行えるのですが、セールページの不備などが後から見つかった場合、RMSにログインしてページ修正を実施しなくてはなりません。

楽天市場などのモール側でも、こうしたことが直前に起こらないように、管理チェック体制は事前にしっかりと行ってくれていますが、やはり人間ですから、チェック漏れなども起こります。

「最悪の事態」をいつも想定して、どんな場所にいてもRMSなどのバックヤードシステムにログインできる準備は怠らないようにしましょう。


(7)長期休暇明けの予定・作業準備は完了しているか?

長期休暇明けでネットショップの業務で最も対応が必要になるのが「顧客からのメール対応」と「受注処理対応」です。

長期休暇期間の長さにもよりますが、1週間程度お休みした場合、顧客対応も7倍、受注数も約7倍となりますから、作業時間も非常にかかることが想定されます。

その他にも、留守番電話のチェックとその対応や、顧客からのキャンセル依頼などの対応、配送トラブルについての状況把握など、やるべきことは山のようにあります。

こうした作業が発生することを長期休暇前から想定しておけば、事前に対応するべきことがわかっているので、作業スケジュールが立てやすく、時間的な効率化が図れると思います。

受注処理などの対応作業は、時間がかかるものですから、それ以外のバラバラになっている対応内容をそれぞれ作業を分担したり、固めて作業を実施することで最適化をはかりましょう。



長期休暇期間中のメール例文

長期休暇メール

では、実際に年末年始などの長期休暇に入る前に、自動返信に記載しておくとよいメールの例文をご紹介いたします。

今回は自動返信メールに差し込む文面と、12月などの年末時期に配送が混雑することを想定した注意書きの記載された注文確認時のメールの2つの例文を紹介します。

このメール文例は、当店で実際に今年も使っているメール文面となりますので、参考にしていただければ幸いです。

年末年始など長期休暇の際のメール例文

(自動返信用)長期休暇についてのメール文例

----------------------------------------------------------------------

●月●日(●)から2018年●月●日(●)までの●日間は、
まことに勝手ながら長期休暇とさせて頂いております。

━━━━【ご注文いただいた商品の発送について】━━━━━━━━━━━━━━━━━

 ●月●日(●)●時以降のご注文(銀行振込以外)については

 2018年●月●日(●)より順次発送予定でございます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

・一部お送りできる商品は、順次配送いたします。
・お急ぎの方はお問い合わせ下さい。


長期休暇の間もご注文は承っておりますが、
受注の確認や、商品に関するお問い合わせへのご返答は
●月●日(●)以降に送信させていただきます。

また年末年始の配送についてですが
●月●日以降の配達につきまして運送会社が大変込み合います。

「お日にち指定」「お時間指定」をいただいておりましても
ご要望に添えない場合がございます。

予めご了承いただけますようお願い申し上げます。

年始は●月●日以降でしたら配達日時のご要望にお応えできるかと思います。
ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解賜りますようお願い申し上げます。


---------------【ネットショップの署名】-------------
【ネットショップの名前】 店長○○
ショップURL:http://○○○.com
店舗連絡先:○○○@○○○.com

運営会社:株式会社△△
住所:〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL:075-1234-5678 / FAX:075-1234-5678
営業時間:平日○時~○時まで
----------------------------------------------------

長期休暇前の物流混雑について記載のある注文確認メール文例

━━━━【重要:配達時間指定についてのご理解とご協力について】━━━━━━━━━

昨今物流の配送量が増加している関係で、
ご注文の際に、配達時間のご指定をいただいた場合でも
配送状況によっては、ご希望の時間にお届けできないことがございます。
お客様には大変ご迷惑をおかけしており、誠に申し訳ございません。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━


○○様

先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。

この度は数あるネットショップの中から当店を選んでいただき、
また、ご注文いただきありがとうございます。
スタッフ一同大変嬉しく思っております。

早速ご注文いただきました件について
ご案内させていただきたいと思います。
まずは今回ご注文頂いた内容につきまして
間違いがないかご確認ください。

今回のご注文内容は下記の通りです。


-----------------【注文情報を記載】-----------------

[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日 ○:○:○
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] クレジットカード決済

[商品名] ○○○○○○○○○○

[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円

----------------------------------------------------


指定日の無い方は最短で出荷をさせて頂きます。
発送致しましたら、再度ご連絡差し上げますので
今しばらくお待ち下さい。


【代引き決済のお客様】
商品お届けの際に合計金額を配送員にお支払いください。


【コンビニ決済のお客様】
コンビニ決済の方は金額に「手数料」が含まれております。
手数料を含めたお代金をコンビニでお支払い下さい。
お支払完了後、確認の上商品を発送させていただきます。


【クレジットカード決済のお客様】
合計金額をクレジットカード会社より後日請求させていただきます。


【銀行振込(前払い)決済のお客様】
下記口座に合計金額をお振込みください。
ご入金確認後、発送手配致します。

[振込口座先銀行] ○○銀行
  [支店名] ○○○支店
[口座種別・番号] 普通 12345678
    [口座名] ○○○○○株式会社


【全額ポイント払いのお客様】
全額をポイントでお買上のお客様は即時配送の手配を行います。


どうぞよろしくお願い申し上げます。


---------------【ネットショップの署名】-------------
【ネットショップの名前】 店長○○
ショップURL:http://○○○.com
店舗連絡先:○○○@○○○.com

運営会社:株式会社△△
住所:〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL:075-1234-5678 / FAX:075-1234-5678
営業時間:平日○時~○時まで
----------------------------------------------------

長期休暇期間中のメール文例のまとめ

夏休みやゴールデンウィーク、年末年始などは、多くの企業、個人が長期休暇を取る期間です。

ネットショップを運営されている方は、日頃から店舗運営で気が張りつめた対応を続けられている店長さんも非常に多いと思います。

長期休暇が取れる期間には、ネットショップから一旦はなれて、しっかりと休養を取って、英気を養ってください。

休むことも大事な仕事のひとつです。休養中に新しいネット販売のアイデアや店舗運営で改善点などがわかることは本当に多いものです。

ゆっくり休んで、また休み明けからしっかりと店舗運営に臨む。そして、休暇前よりも売上が上がる方法をどんどん実践していく。

ネットショップ最大の強み、メリットである「自動販売機化できる」ことを活かし、準備万端の上で良い休暇をお過ごしください。

参考になれば幸いです。


他にもあるよ!コピペで使える!メール例文・テンプレート





 

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10億店長

楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピング・ポンパレモール・Wowma(ワウマ)・Qoo10・NETSEA他、BASEやSTORES.jp、Makeshop、カラーミーショップなどでネットショップを運営してる現役店長です。 ネットショップの売上10億円を目指して、日夜店舗運営に勤しんでいます。売れるネットショップの教科書の内容がネットショップに関連するみなさんの売上アップのヒントになれば幸いです。

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