ゴールデンウィークやお盆 年末年始の長期休暇 休業期間中のメール例文

（1）トップページ・商品ページの目立つところに配送予定の記載があるか？

物流量が特に多くなるのが12月です。12月は、お歳暮、クリスマス、年末商戦と通販が最も盛んになるイベントラッシュ期間です。

通常の宅配便個数もEC市場の拡大とともに年々増えている状況で、12月は更にネット通販の商品の発送が増えることになります。

多くの物流企業が、12月の配送において、配送遅延や時間帯指定の受付不可などの対応を行わざるをえないため、ネットショップ運営者としては、お客様に事前にその旨をお伝えしておく必要があります。

特に12月は、お客様も年末の帰省や旅行などで、家を空ける可能性が高いため、商品を受け取れるタイミングが非常に重要となります。

商品を購入する前に、その商品がいつ頃発送されて、最短でいつ届くのか、配達日時指定は可能なのかがわかるようにページ上にも明記するように心がけてください。

（2）電話は留守番電話にしているか？休暇中であることをメッセージで流しているか？

ネットショップの顧客対応で意外に多いのが「電話によるお問合せ」です。

ネットショップだからメールでの問い合わせが多いと思われがちですが、電話での問い合わせもほぼ毎日のようにお客様からご質問や配送クレームなどをいただきます。

過去の経験からですが、ネットショップが長期休暇に入った後でも、配送トラブルなどで商品が届かないといった問合せが入ることが多いです。

留守番電話に設定することはもちろんのことですが、ガイダンスのメッセージを「休暇中のため●月●日以降の対応になる」ということをお伝えするようにしましょう。

電話転送という方法もありますが、休暇中はしっかりと休むべきですから、留守電対応で十分だと筆者は思っています。

（3）自動返信メールに、長期休暇期間中の注文の扱いについての記載があるか？

楽天市場などで注文した際、注文が完了したことを伝える「自動返信メール」が届きます。

自動返信メールは、楽天市場のシステムから自動で返信されますが、その自動返信メール内に「店舗からのメッセージ」的な記載を挿入できる機能があります。

長期休暇に入る場合には、この自動返信メールに店舗からのメッセージとして「●月●日～●月●日までは長期休暇期間とさせていただきます。ご注文の処理は●月●日より随時対応いたします。」という表記を差し込んでおけば、お客様は自動返信メールの内容だけで商品の到着時期を判断することができます。

自動返信メールへの任意のメッセージ差し込み機能を利用して、長期休暇期間を伝えるようにしましょう。

（4）Amazonでは出荷遅延が発生するリードタイムになっていないか？

Amazonなど一部のショッピングモールでは、商品の発送時に「出荷通知」を注文者に送る必要があります。

ヤフオクなどでも、商品出荷連絡ボタンが用意されていますが、商品が発送されたことを注文者に伝えるための処理です。

Amazonでは、商品毎に注文から商品が発送されるまでの目安期間として「出荷作業日数」という項目が用意されています。

出荷作業日数にいれた数字（日数）によって、「通常配送を利用した場合、最短で●/●～●のお届け予定です。」という表示が商品ページ上に記載されます。

Amazonで最も売れやすい商品は「Amazonプライム対応商品」であることは間違いありません。プライム対象商品とは、送料無料かつ翌日お届けが可能な商品のことです。

年末年始などの長期休暇の期間中は、プライム出品している商品も、FBAなどのようにアマゾンの倉庫から出荷されるものを除けば、プライム対応ができないことになります。

長期休暇に入る前には、出荷作業日程の項目をお休みの期間以上の日数に設定しておかなくては、「出荷遅延」が発生してしまう恐れがあります。

Amazonでプライム出品をしている店舗さんの場合、店舗評価は非常に重要な指標ですから、出荷遅延が発生しないように注意してください。最悪の場合、プライム対応の権利をはく奪されます。

（5）商品の在庫状況は十分補充されているか？

長期休暇期間中に商品の在庫が切れてしまうと、売り切れたままの状態が数日間続くことになります。

ネットショップの販売機会は、お客様が訪れてくれたまさに「今」この時のみです。

せっかく購入しようと思って商品ページにたどり着いたのに、売り切れで買えなかった。

こうなれば、お客様は他のお店で商品を買う為に離脱してしまうことは必至でしょう。

特に売れ筋の商品だけでも現在の在庫数のチェックを行い、在庫僅少の商品には、在庫数量を補充するようにしましょう。

（6）不測の事態であっても管理画面（RMS等）へのログインが可能にしているか？

休み中でも、どうしても対応を行わなくてはならないことが起きることがあります。

例えば、楽天市場などのモールの超目玉枠などの特別セールの設定などに不備があった場合です。

セール期間がお正月などに設定されている場合、長期休暇中にセールが開催されることになります。

ネットショップなので販売自体は、お休み中でも問題なく行えるのですが、セールページの不備などが後から見つかった場合、RMSにログインしてページ修正を実施しなくてはなりません。

楽天市場などのモール側でも、こうしたことが直前に起こらないように、管理チェック体制は事前にしっかりと行ってくれていますが、やはり人間ですから、チェック漏れなども起こります。

「最悪の事態」をいつも想定して、どんな場所にいてもRMSなどのバックヤードシステムにログインできる準備は怠らないようにしましょう。

（7）長期休暇明けの予定・作業準備は完了しているか？

長期休暇明けでネットショップの業務で最も対応が必要になるのが「顧客からのメール対応」と「受注処理対応」です。

長期休暇期間の長さにもよりますが、1週間程度お休みした場合、顧客対応も7倍、受注数も約7倍となりますから、作業時間も非常にかかることが想定されます。

その他にも、留守番電話のチェックとその対応や、顧客からのキャンセル依頼などの対応、配送トラブルについての状況把握など、やるべきことは山のようにあります。

こうした作業が発生することを長期休暇前から想定しておけば、事前に対応するべきことがわかっているので、作業スケジュールが立てやすく、時間的な効率化が図れると思います。

受注処理などの対応作業は、時間がかかるものですから、それ以外のバラバラになっている対応内容をそれぞれ作業を分担したり、固めて作業を実施することで最適化をはかりましょう。