担当者が退職することになったとき、取引先には「どこまで事情を書けばいい？」「後任者はどう紹介すればいい？」と迷うことがあります。
結論からいうと、退職理由を詳しく説明する必要はありません。退職日・これまでのお礼・後任者・今後の連絡先を簡潔に伝えれば十分です。
この記事では、担当者が退職したことを取引先へ伝えるメールについて、退職者本人から送る場合・後任者から送る場合・会社や上司から送る場合の3パターンを、コピーして使えるテンプレート付きで紹介します。
ネットショップ運営で取引しているモール担当者、広告代理店、制作会社、物流会社、仕入先などへの連絡にもそのまま応用できます。
担当者が退職する時に本人から送るメール例文
まずは、退職する本人から取引先へ送る基本的なメールです。
取引先との関係がある場合は、可能であれば最終出社日の1〜2週間前を目安に連絡しておくと、引き継ぎもスムーズです。
【件名】退職のご挨拶（株式会社〇〇・山田太郎）
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。
私事で恐縮ではございますが、このたび一身上の都合により、〇月〇日をもちまして株式会社〇〇を退職することとなりました。
〇〇様にはこれまで多大なるお力添えをいただき、心より御礼申し上げます。
後任は、弊社の佐藤が担当させていただきます。
今後のご連絡につきましては、下記までお願いいたします。
————————
後任担当：佐藤〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話：00-0000-0000
————————
後日、佐藤より改めてご挨拶をさせていただきます。
本来であれば直接ご挨拶申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のさらなるご発展と〇〇様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。
—————【署名】—————
株式会社〇〇
山田 太郎
メール：xxxxx@example.com
TEL：00-0000-0000
————————————–
退職理由は「一身上の都合」で十分
退職メールで、転職先や退職理由を詳しく説明する必要はありません。
一般的には、「一身上の都合により退職することとなりました」程度で十分です。
会社都合などで表現に迷う場合は、社内の人事・上司と確認してから送るようにしましょう。
後任者から「前任者が退職したこと」を伝えるメール例文
すでに前任者が退職している場合や、後任者から初めて取引先へ連絡する場合はこちらを使えます。
【件名】担当者変更のご挨拶（株式会社〇〇）
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の佐藤と申します。
このたび、貴社を担当しておりました弊社の山田が〇月〇日付で退職し、後任として私、佐藤が担当させていただくこととなりました。
突然のご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
これまでの経緯や進行中の案件につきましては引き継ぎを行っておりますので、今後のお問い合わせやご連絡は私までお願いいたします。
————————
担当：佐藤〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話：00-0000-0000
————————
担当者の変更によりご不便をおかけすることのないよう、誠心誠意対応してまいります。
近日中に改めてご挨拶させていただければと存じます。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
—————【署名】—————
株式会社〇〇
佐藤 〇〇
メール：xxxxx@example.com
TEL：00-0000-0000
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「退社」より「退職」の方が無難
「退社」は、その日の勤務を終えて会社を出る意味でも使われます。
取引先へのメールでは、会社を辞めたことを明確に伝えるため、「退職しました」「〇月〇日付で退職いたしました」と表現する方が分かりやすいでしょう。
会社・上司から担当者の退職を伝えるメール例文
前任者本人から連絡できない場合や、会社として正式に担当変更を案内したい場合はこちらの文例が使えます。
【件名】担当者変更のお知らせ（株式会社〇〇）
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の営業部長、鈴木でございます。
このたび、これまで貴社を担当しておりました山田が〇月〇日をもちまして退職することとなりました。
これまで山田に賜りましたご厚情に、会社を代表して心より御礼申し上げます。
今後は後任として佐藤〇〇が担当させていただきます。
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新担当：佐藤〇〇
メール：xxxxx@example.com
電話：00-0000-0000
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業務につきましては十分な引き継ぎを行い、これまでと変わらぬ対応に努めてまいります。
担当者変更に伴いご不便をおかけすることのないよう、会社としても対応してまいりますので、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
—————【署名】—————
株式会社〇〇
営業部長 鈴木〇〇
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担当者の退職・変更を伝えるメールの件名例
件名は、開封した瞬間に「誰から」「何の連絡か」が分かるようにしましょう。
- 退職のご挨拶（株式会社〇〇・山田太郎）
- 退職に伴う担当者変更のお知らせ
- 担当者変更のご挨拶（株式会社〇〇）
- 担当者交代のお知らせ
- 弊社担当者変更のご案内
- 〇〇担当変更のご連絡
「重要」「至急」など、必要以上に不安をあおる件名は避けた方が無難です。
退職・担当変更メールはいつ送る？
可能であれば、退職する本人からの連絡は最終出社日の1〜2週間程度前を目安にするとよいでしょう。
ただし、社内ルールや引き継ぎ状況によってタイミングは異なります。
特に重要な取引先については、メールだけで済ませず、電話やオンライン会議、訪問などで先に伝えてから正式なメールを送る方法もあります。
すでに前任者が退職している場合は、後任が決まり次第できるだけ早く連絡しましょう。
担当者の退職を伝えるメールで入れたい5つの情報
文章をゼロから作る場合でも、次の5点を入れておけば内容を整理しやすくなります。
- ① 退職すること・退職したこと
- ② 退職日
- ③ これまでのお礼
- ④ 後任担当者の名前
- ⑤ 後任担当者の連絡先
取引先が最も困るのは、「今後誰に連絡すればよいか分からない」状態です。
退職理由を詳しく説明することよりも、次の窓口を分かりやすく案内することを優先しましょう。
担当者の退職メールで避けたい表現・注意点
退職理由を詳しく書きすぎない
家庭事情、人間関係、転職先など、個人的な事情まで取引先へ伝える必要はありません。
後任者が分からないまま終わらせない
後任が決まっている場合は、氏名・メールアドレス・電話番号を記載しておくと親切です。
まだ後任が決まっていない場合は、暫定的な問い合わせ窓口を案内しましょう。
進行中の案件がある場合は引き継ぎ状況も伝える
見積もり、制作、広告、発注など進行中の案件がある場合は、必要に応じて「引き継ぎ済みです」と一言添えると、取引先も安心できます。
一斉送信する場合は宛先に注意する
複数の取引先へ同じ内容を送る場合でも、To・CC・BCCの設定には十分注意してください。
重要な取引先については、一斉送信ではなく個別に送った方が丁寧です。
担当者の退職メールについてよくある質問
退職理由は書く必要がありますか？
詳しい理由を書く必要はありません。「一身上の都合により退職することとなりました」など、簡潔な表現で問題ありません。
後任がまだ決まっていない場合はどうすればいいですか？
「後任につきましては決まり次第改めてご連絡いたします」と伝え、当面の問い合わせ先として上司や部署の共通メールアドレスなどを案内するとよいでしょう。
取引先への退職メールは最終出社日に送ってもいいですか？
重要な取引先であれば、引き継ぎの時間を確保するため、可能であれば最終出社日より前に連絡することをおすすめします。
メールだけで退職の挨拶をしても失礼ではありませんか？
関係性によります。日常的にメール中心でやり取りしている取引先であればメールでも問題ありませんが、重要な取引先については電話や訪問などを組み合わせるとより丁寧です。
担当者変更と退職は同じメールで伝えてもいいですか？
問題ありません。「前任者の退職」と「後任者の紹介」を1通にまとめることで、取引先も今後の連絡先を把握しやすくなります。
ネットショップ担当者が退職する場合は「業務の引き継ぎ」も確認しよう
ここからは、ネットショップを運営している事業者の方に向けた内容です。
担当者の退職メールを送ることと同じくらい重要なのが、ネットショップ運営業務そのものを後任者へ引き継げているかという点です。
EC運営では、受注処理・在庫管理・商品登録・発送確認・広告運用・モール担当者との連絡など、多くの業務が発生します。
これらが特定の担当者だけに集中していると、退職後に「どの注文まで対応済みなのか」「在庫は正しいのか」「誰と何を進めていたのか」が分からなくなることがあります。
- 受注処理の手順が共有されているか
- 楽天・Amazon・Yahoo!ショッピングなど各店舗の管理情報が共有されているか
- 在庫数を複数人で確認できるか
- 広告・キャンペーンの進行状況を確認できるか
- 取引先や外部サービスの連絡先が整理されているか
- 業務マニュアルやアカウント管理が属人化していないか
担当者が変わってもネットショップ運営を止めないために
楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピング・自社ECなど複数店舗を運営している場合、受注・在庫・商品情報を店舗ごとに個別管理していると、担当者変更時の引き継ぎが複雑になりやすくなります。
こうした場合は、受注や在庫の状況を複数人で確認できる一元管理システムを利用する方法もあります。
システム上で注文状況や対応ステータスを共有できれば、担当者が退職しても後任者が現在の状況を把握しやすくなります。
担当者が辞めても「今どこまで対応しているか」が分かる状態に
受注・在庫・商品情報が担当者のExcelや個人管理になっていると、退職時の引き継ぎで大きな負担が発生します。
複数店舗の注文や在庫を一元管理できれば、誰が見ても現在の状況を把握できる運営体制を作りやすくなります。
※サービスの機能・料金・対応モール等は公式サイトで最新情報をご確認ください。
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担当者の退職・引き継ぎでEC運営に不安がある方へ
担当者が退職したことで、「どこまで作業が進んでいるのか分からない」「EC運営を引き継げる人がいない」というケースもあります。
システムを導入するだけでは解決できない場合は、現在の業務を整理して、社内で行う作業・システム化する作業・外部へ依頼する作業を切り分けることも必要です。
「担当者が辞めて、EC運営を引き継げない」という場合もご相談ください
受注管理・在庫管理・商品登録・モール運営など、現在どこまで対応できていて、どこに問題があるのかを整理するところからご相談いただけます。
「何を依頼すればよいか分からない」という段階でも問題ありません。
担当者が退職したことを伝えるメールまとめ
担当者の退職を取引先へ伝えるときは、長い文章を書くことよりも、必要な情報を分かりやすく伝えることが大切です。
- 退職日を伝える
- これまでの感謝を伝える
- 後任者を紹介する
- 今後の連絡先を明記する
- 必要に応じて引き継ぎ状況を伝える
まずはこの記事のテンプレートをコピーし、自社や取引先との関係に合わせて必要な部分だけ調整してみてください。
ネットショップ運営者の場合は、担当者変更をきっかけに、受注・在庫・商品管理などの業務が特定の人だけに集中していないかも一度確認しておくことをおすすめします。
