納品書送付メールの例文【コピペOK】PDF・WEB・郵送・同梱の案内

商品を発送するときや、法人のお客様から納品書を求められたとき、「メールには何と書けばいい？」「PDFで送っても大丈夫？」「商品に同梱する場合も連絡した方がいい？」「ギフト注文では金額を載せない方がいい？」「納品書はインボイスとして使える？」と迷うことがあります。

納品書を案内するメールで大切なのは、単に「納品書を送付します」と伝えることではありません。

お客様や取引先が知りたいのは、納品書をどこで確認できるのか、どの注文の納品書なのか、紙なのかPDFなのか、再発行が必要な場合はどうすればよいのかという具体的な情報です。

ECでは、PDF添付だけでなく、WEBからお客様自身で納品書を発行する方法や、商品への同梱、郵送など運用方法もさまざまです。

この記事では、納品書を送付・案内するときにそのまま使えるメール例文を6パターン紹介し、後半ではギフト注文、インボイス、再発行、WEB納品書による自動化まで解説します。

納品書送付メールで伝えたい5つの内容

納品書の案内メールでは、長い文章を書く必要はありません。基本的には次の5点が分かれば十分です。

例えばPDFで送るなら、次のように伝えれば十分です。

重要なのは、お客様が「納品書はどこにあるの？」と探さなくてもよい状態にすることです。

PDFで納品書を送る基本メール例文

注文商品とは別に、納品書をPDFで送付する場合の基本形です。

PDFなら何の注文か分かるようにする

納品書だけを添付して「添付しましたのでご確認ください」とするより、注文番号や商品名を書いておく方が親切です。

法人のお客様では複数の注文を同時に行っていることもあるため、メールと納品書を紐付けられる情報を入れておきましょう。

WEB納品書・ダウンロードURLを案内するメール例文

現在は、メールへPDFを直接添付せず、お客様自身でWEB納品書を表示・ダウンロードしてもらう運用もあります。

WEB納品書はECとの相性がいい

注文数が増えてくると、納品書を作る → PDF保存 → メールへ添付 → 送信という作業を注文ごとに行うのは負担になります。

WEB納品書なら、お客様自身で必要なタイミングに確認・保存してもらえるため、納品書対応を効率化しやすくなります。

納品書を郵送する場合のメール例文

法人取引などでは、紙の納品書を別送するケースもあります。

紙が必要でもPDFを用意できると便利

社内経理の都合などで紙の納品書が必要な会社でも、確認だけ先にしたい場合があります。

そのため、「お急ぎの場合はPDFでもお送りします」と案内できる状態にしておくと対応しやすくなります。

商品に納品書を同梱する場合のメール例文

商品発送時に納品書を箱の中へ同梱する場合です。

同梱していることを発送メールでも伝える

購入者が「納品書は後からメールで届くのかな？」と思うことがあります。

発送完了メールへ「納品書は商品に同梱しております」と一文入れておくだけでも、問い合わせを減らしやすくなります。

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ギフト注文で金額を表示しない納品書を案内するメール例文

ECでは、購入者と届け先が異なるギフト注文があります。

プレゼントなのに商品価格が書かれた納品書が同梱されると困るケースもあるため、ショップ側の運用をあらかじめ決めておきましょう。

ギフト時の納品書ルールを明確にする

ショップによっては、次のような運用があります。

大切なのは、自社のルールを決め、商品ページや注文画面でも分かりやすくしておくことです。

納品書を再発行・再送するメール例文

「納品書をなくした」「PDFが開けなかった」「経理処理でもう一度必要」といった問い合わせへの返信です。

再発行時は元の注文を確認する

再発行するときは、注文番号・注文日・購入者名・対象商品などを確認し、別注文の納品書を誤って送らないよう注意しましょう。

納品書送付メールで使える件名例

法人取引の場合は、「〇〇納品書送付の件｜株式会社〇〇」など、案件名や会社名を入れても分かりやすくなります。

PDF・WEB・郵送・同梱はどう使い分ける？

注文内容やお客様の属性に応じて使い分けます。

ただし、方法が増えるほどスタッフ側の運用も複雑になるため、「通常注文はWEB」「法人希望時はPDF」「ギフトは金額なし」など社内ルールを決めておくことが大切です。

納品書・請求書・領収書の違い

EC運営では、この3種類を混同しないことも重要です。

ただし、実際の帳票名称や運用方法は企業によって異なります。

「納品書があれば領収書は不要」「納品書は必ず発行しなければならない」と一律に考えるのではなく、自社の取引方法と相手側の経理処理に合わせて運用しましょう。

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納品書はインボイスとして使える？

納品書という名称だから自動的にインボイスになる、またはならない、というものではありません。

適格請求書として必要な記載事項を満たした納品書であれば、適格請求書として利用できる場合があります。また、取引内容によっては、相互の関連が明確な複数の書類を組み合わせて必要事項を満たす方法もあります。

つまり、納品書＝自動的にインボイスではありません。

自社の納品書を適格請求書として利用する場合は、必要な記載事項を満たしているか、帳票設定まで確認しましょう。

参考：国税庁「適格請求書等保存方式」

ギフト注文では金額表示に注意する

EC特有の注意点として、ギフト注文があります。

こうした注文に「商品価格〇〇円」と書かれた納品書を入れると、購入者が意図していなかった金額情報が届け先へ伝わることがあります。

そのため、ギフト注文については、納品書を入れない・金額なし納品書にする・購入者だけにWEB納品書を案内するなどの運用を検討しましょう。

納品書本体に入れておきたい確認項目

メールが正しくても、納品書本体の内容に誤りがあれば意味がありません。

発行前に、必要に応じて次の項目を確認しましょう。

すべての運用で同じ項目が必要とは限りませんが、商品・数量・金額・注文情報が実際の取引と一致しているかは必ず確認しましょう。

納品書を発行・送信する前のチェックリスト

納品書は注文情報や金額を含むため、誤送信にも注意が必要です。

納品書を毎回PDFで作って添付する必要はない

注文数が少ないうちは、

という運用でも対応できます。

しかし、1日50件、100件、500件と注文が増えるほど、同じ作業を人の手で繰り返すのは大きな負担になります。

さらに、

といった問題も起こりやすくなります。

ECでは、納品書を「帳票を作る仕事」と考えるだけでなく、注文情報から自動的に発行できる仕組みにできないかまで考えると効率化しやすくなります。

GoQSystemならWEB納品書のURLをメールへ差し込める

複数店舗の受注管理を行っているEC事業者なら、納品書発行を受注管理システムへまとめる方法もあります。

GoQSystemでは、メールテンプレートへWEB納品書の発行URLを差し込み、お客様自身で納品書を確認・発行できる運用に対応しています。

また、運用に応じて住所表示やインボイス対応帳票を使い分けることもできます。

つまり、注文ごとにショップ側が、

を繰り返すだけではなく、

という流れへ変更できます。

WEB納品書を使うと何が変わる？

WEB納品書へ切り替える目的は、紙やPDFをなくすことだけではありません。

納品書だけを目的にシステムを導入する必要はありません。

しかし、受注処理・メール送信・在庫連携・帳票発行など、複数の手作業が増えているECでは、受注管理全体を見直すタイミングと考えてよいでしょう。

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WEB納品書とインボイス対応は設定を確認する

WEB納品書を使用しているからといって、すべての帳票が自動的にインボイス対応になるわけではありません。

インボイスとして利用する場合は、自社が利用している帳票や発行URLがどの設定になっているのかを確認しましょう。

GoQSystemを利用する場合も、通常の納品書とインボイス対応納品書の設定を確認したうえで運用することが重要です。

納品書を再発行するときの注意点

再発行時に特に注意したいのは、別注文や別顧客の納品書を誤送信することです。

少なくとも、

を確認してから発行しましょう。

また、注文内容を修正した後に古い納品書が残っている場合は、どちらが最新なのか分からなくならないよう管理する必要があります。

WEB帳票を利用すると、こうした「どのPDFが最新版か」というファイル管理を減らしやすくなります。

納品書メールで避けたいこと

納品書送付メールについてよくある質問

Q．納品書は必ず商品へ同梱しなければいけませんか？

納品書の運用は取引形態やショップによって異なります。PDFやWEB納品書で案内する方法もあるため、自社の販売方法やお客様の要望に合わせて運用します。

Q．納品書をPDFでメールしてもいいですか？

取引先や購入者がPDFで確認できる運用であれば利用できます。メール本文に注文番号や添付ファイル名を書いておくと分かりやすくなります。

Q．WEB納品書だけでも大丈夫ですか？

自社の取引運用や相手側の要望を確認したうえで利用しましょう。ECでは、お客様が必要なタイミングにダウンロードできるWEB納品書を利用する方法があります。

Q．納品書はインボイスになりますか？

納品書という名称だけで決まるわけではありません。適格請求書として必要な記載事項を満たしているかを確認する必要があります。帳票の設計や運用によっては、関連する複数書類を組み合わせて必要事項を満たす場合もあります。

Q．ギフト注文に納品書を入れてもいいですか？

ショップの運用によりますが、価格を届け先へ知らせたくないケースがあります。金額なし納品書、納品書なし、購入者へのWEB案内などの方法を検討しましょう。

Q．納品書を紛失したと言われた場合は？

注文内容を確認し、PDF・WEB・郵送など自社で対応できる方法で再案内します。再発行時は、別注文の帳票を誤送信しないよう注文番号や宛名を確認してください。

Q．納品書を再発行した場合、「再発行」と表示する必要はありますか？

自社の帳票運用や取引先の要望に合わせて管理してください。重要なのは、複数の帳票が存在するときに、どれが最新の内容なのか分からなくならないようにすることです。

Q．毎回納品書を発行する作業が大変です

注文数が増えている場合は、WEB納品書や受注管理システムを活用する方法があります。納品書だけではなく、メール送信や受注処理まで含めて効率化できないか確認してみましょう。

まとめ｜納品書メールは「どこで確認できるか」を明確にする

納品書を送るメールでは、難しい文章を書く必要はありません。

重要なのは、

を明確にすることです。

ECではさらに、ギフト注文で金額を見せない、インボイス対応の帳票を使い分ける、再発行時の誤送信を防ぐ、大量注文では帳票発行を自動化するといった運用まで考えておくと、注文数が増えても対応しやすくなります。

特に注文ごとにPDFを作成・添付しているショップでは、注文数が増えるほど納品書対応も大きな作業になります。

その場合は、

受注情報 → メール → WEB納品書 → お客様自身で確認

という仕組みへ変えられないか検討してみましょう。

納品書を送ること自体が目的ではありません。

お客様が必要な帳票を、必要なときに間違いなく確認できる状態を作ること。

それが、ECにおける納品書対応を効率化しながら顧客対応の品質を維持するポイントです。