納品書（PDF/URL/郵送）の送付をお知らせするメール例文とテンプレート

ネットショップで納品書を発行する時とは？

ネットショップ・ECサイトを運営していて、商品を発送する際に、納品書を同梱する場合があります。

これは、運営しているネットショップのECシステム、バックヤードシステムによって納品書の発行方法が異なるのですが、最近最も主流となっているのは、インターネット上での納品書の発行です。

当店では受注処理システムとして「ごくーシステム 」というシステムを使っていますが、ゴクーシステムには、納品書をインターネット上で発行できる機能があります。

また、インターネットショッピングモールの「Amazon」では、商品発送の際の段ボールの中に納品書も同梱するのが通例となっています。

他のショップさんでも納品書は商品に必ず同梱しているという店舗さんもおられると思いますが、納品書は一種の確認書類的な意味を持ちます。

ただ、納品書を同梱してほしくないという場合があるのですが、おわかりになりますでしょうか？

例えば、注文者と発送先が異なるような場合、プレゼントの為にギフト商品をネット注文した場合などは、金額の分かる納品書などは同梱してほしくないというのが注文者のほとんどの方の要望だと思います。

ギフト商品をメインで取り扱っておられるショップオーナーさんであれば、当たり前のことかと思いでしょうが、ギフト商品をメインで取り扱っていないショップオーナーさんの場合、この意識があまり高くない傾向があります。

常に納品書を同梱するという業務がルーチン化していると、送付先が注文者と異なる場合でも納品書を同梱してしまう恐れがあります。

逆に、注文者と発送先が異なる場合でも、BtoBなどビジネスでの利用の場合は納品書が必要となるケースもあり、この業務はちょっとだけ複雑な分岐処理を行わなくてはなりません。

そういった理由もあり、最近のトレンドとしては納品書は注文者が自分でインターネット上からダウンロードできる仕組みを採用するケースが増えているのです。

では、次に作成した納品書の発行をメールでお知らせする際のメールの文例をご紹介したいと思います。

納品書発行をお知らせするメール例文・テンプレート

では、当店で実際に店舗運営時に利用している、お客様への「納品書送付のお知らせメール」の文例を紹介いたします。

店舗運営時のテンプレートとしてご利用いただければと思います。

納品書発行をお知らせするメール文例のまとめ

ネットショップで商品を発送する際に、納品書を同梱していない場合、お客様の方から納品書を同梱してほしい、もしくは注文者住所宛に納品書を送ってほしいというご要望をいただく事があります。

最近では、納品書や領収書をインターネット上で発行して、お客様が指定のURLからダウンロードするという方式も増えてきていますが、未だに紙の納品書が必要とおっしゃるお客様もおられます。

お客様からの要望に対しては、可能な限りは対応してあげる事をおすすめします。

確かに、些少とはいうものの、郵送でお客様宛に納品書や領収書を郵送した場合90円前後の料金が店舗負担でかかります。

ただ、この90円のコストを受け止め、お客様の求める要望をしっかり対応できる店舗は、そのお客様が次回も自分のネットショップを選んでくれる可能性が非常に高まります。

たとえ、よそのネットショップであなたのお店の商品よりも数百円安かったとしても、お客様はきっとまたあなたのお店で注文しようと思ってくれることでしょう。

顧客満足度を最大に引き上げる事は、将来的な売上を作る活動でもあり、ライフタイムバリューが高まっていく傾向にある事を覚えておいてください。

本日の内容が、読者の方の店舗運営のお役立てば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。