納品書(PDF/URL/郵送)の送付をお知らせするメール例文とテンプレート


ネットショップのメール文例集

納品書(PDF/URL/郵送)の送付をお知らせするメール例文とテンプレート

ネットショップを運営していていると、一度は起こるのがお客様からの納品書の発行依頼です。

ネットショップの販売において、納品書を基本的に商品に同梱する店舗さんもいれば、納品書はインターネット上で発行してURLでお客様にメール連絡するケースもあります。

今回は、ネットショップにおいて納品書発行を依頼された際にお客様に送付するメール文例を、商品に納品書を同梱する場合、紙の納品書を郵送する場合、PDFの納品書をメールで送付する場合、インターネット上で発行した納品書のURLをメールでお知らせする場合についてご紹介したいと思います。



ネットショップで納品書を発行する時とは?

ネットショップで納品書を発行する時とは?

ネットショップ・ECサイトを運営していて、商品を発送する際に、納品書を同梱する場合があります。

これは、運営しているネットショップのECシステム、バックヤードシステムによって納品書の発行方法が異なるのですが、最近最も主流となっているのは、インターネット上での納品書の発行です。

当店では受注処理システムとして「ごくーシステム 」というシステムを使っていますが、ゴクーシステムには、納品書をインターネット上で発行できる機能があります。

また、インターネットショッピングモールの「Amazon」では、商品発送の際の段ボールの中に納品書も同梱するのが通例となっています。

他のショップさんでも納品書は商品に必ず同梱しているという店舗さんもおられると思いますが、納品書は一種の確認書類的な意味を持ちます。

ただ、納品書を同梱してほしくないという場合があるのですが、おわかりになりますでしょうか?

例えば、注文者と発送先が異なるような場合、プレゼントの為にギフト商品をネット注文した場合などは、金額の分かる納品書などは同梱してほしくないというのが注文者のほとんどの方の要望だと思います。

ギフト商品をメインで取り扱っておられるショップオーナーさんであれば、当たり前のことかと思いでしょうが、ギフト商品をメインで取り扱っていないショップオーナーさんの場合、この意識があまり高くない傾向があります。

常に納品書を同梱するという業務がルーチン化していると、送付先が注文者と異なる場合でも納品書を同梱してしまう恐れがあります。

逆に、注文者と発送先が異なる場合でも、BtoBなどビジネスでの利用の場合は納品書が必要となるケースもあり、この業務はちょっとだけ複雑な分岐処理を行わなくてはなりません。

そういった理由もあり、最近のトレンドとしては納品書は注文者が自分でインターネット上からダウンロードできる仕組みを採用するケースが増えているのです。

では、次に作成した納品書の発行をメールでお知らせする際のメールの文例をご紹介したいと思います。




納品書発行をお知らせするメール例文・テンプレート

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では、当店で実際に店舗運営時に利用している、お客様への「納品書送付のお知らせメール」の文例を紹介いたします。

店舗運営時のテンプレートとしてご利用いただければと思います。

納品書の送付をお知らせするメール文例(PDFで送付)

【件名】ご注文の商品の納品書のご送付


株式会社●●●●
○○様

先日はご連絡いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。
先日は当店の商品をご注文いただきまして
誠にありがとうございました。

ご依頼いただきました商品(●●●)についての
納品書を発行いたしましたのでメールにてお知らせ致します。

お手数ですがご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

万一不備等ございましたら
お手数ですがご連絡いただければと思います。

この度は当店をご利用いただきまして誠にありがとうございました。
またのご利用を心よりお待ちしております。


---------------【ネットショップの署名】-------------
【ネットショップの名前】 店長○○
ショップURL:http://○○○.com
店舗連絡先:○○○@○○○.com

運営会社:株式会社△△
住所:〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL:075-1234-5678 / FAX:075-1234-5678
営業時間:平日○時~○時まで
----------------------------------------------------

納品書の送付をお知らせするメール文例(ウェブ上のURLで発行)

【件名】ご注文の商品の納品書発行のご連絡


株式会社●●●●
○○様

先日はご連絡いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。
先日は当店の商品をご注文いただきまして
誠にありがとうございました。

ご依頼いただきました商品(●●●)についての
納品書をWEB上にて発行いたしましたのでメールにてお知らせ致します。

お手数ですが下記のURLよりご査収のほどよろしくお願い申し上げます。


---------------【納品書発行URL】-------------

https://xxxxxxxxxx.com/xxxxxxxxxxxx

※上記URLより納品書をダウンロードしてください

----------------------------------------------------

万一不備等ございましたら
お手数ですがご連絡いただければと思います。

この度は当店をご利用いただきまして誠にありがとうございました。
またのご利用を心よりお待ちしております。


---------------【ネットショップの署名】-------------
【ネットショップの名前】 店長○○
ショップURL:http://○○○.com
店舗連絡先:○○○@○○○.com

運営会社:株式会社△△
住所:〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL:075-1234-5678 / FAX:075-1234-5678
営業時間:平日○時~○時まで
----------------------------------------------------

納品書の送付をお知らせするメール文例(郵送で送付)

【件名】ご注文の商品の納品書のご送付


株式会社●●●●
○○様

先日はご連絡いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。
先日は当店の商品をご注文いただきまして
誠にありがとうございました。

ご依頼いただきました商品(●●●)についての
納品書について本日郵送にて発送させていだきました。

交通事情などに問題がなければ2~3日中にはお手元に届くかと思います。
お手数ですがご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

万一不備等ございましたら
お手数ですがご連絡いただければと思います。

この度は当店をご利用いただきまして誠にありがとうございました。
またのご利用を心よりお待ちしております。


---------------【ネットショップの署名】-------------
【ネットショップの名前】 店長○○
ショップURL:http://○○○.com
店舗連絡先:○○○@○○○.com

運営会社:株式会社△△
住所:〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL:075-1234-5678 / FAX:075-1234-5678
営業時間:平日○時~○時まで
----------------------------------------------------

納品書を商品に同梱してお届けする場合のメール文例

【件名】ご注文の商品の発送完了のお知らせ


株式会社●●●●
○○様

先日はご連絡いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。
先日は当店の商品をご注文いただきまして
誠にありがとうございました。

ご依頼いただきました商品(●●●)について
納品書を同梱の上、商品発送が完了いたしましたのでご連絡いたします。


お荷物の配送状況を以下から確認していただけます。
お荷物伝票番号を入力して発送状況をご確認ください。


-----------------【お荷物伝票番号を記載】-----------------

[お荷物伝票番号]○○○○○○○○○○○
[配送方法]○○○○○○○○(例:メール便・ゆうパック)

-------------------------------------------------------


※お荷物伝票番号を確認されるタイミングによっては、
 まだお荷物伝票番号がシステムに反映されていない場合がございます。
 お時間をあけてから再度ご確認下さいますようお願いいたします。


-----------------【商品の追跡URL】-----------------

日本郵便(ゆうパック)
 https://trackings.post.japanpost.jp/services/srv/search/input
ヤマト運輸
 ⇒http://toi.kuronekoyamato.co.jp/cgi-bin/tneko
佐川急便
 ⇒http://k2k.sagawa-exp.co.jp/p/sagawa/web/okurijoinput.jsp
福山通運
 ⇒https://corp.fukutsu.co.jp/situation/
西濃運輸
 ⇒http://track.seino.co.jp/kamotsu/GempyoNoShokai.do
EMS
 ⇒http://www.post.japanpost.jp/int/ems/delivery/index.html

-------------------------------------------------------


今回のご注文内容は下記の通りです。


-----------------【注文情報を記載】-----------------

[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日 ○:○:○
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] クレジットカード決済

[商品名] ○○○○○○○○○○

[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円

----------------------------------------------------


※天候・交通状況により、入荷が遅れ発送日が変更となる場合ございます。
 予めご了承頂きますようお願い致します。


商品到着まで今しばらくお待ちくださいませ。
どうぞよろしくお願い申し上げます。



---------------【ネットショップの署名】-------------
【ネットショップの名前】 店長○○
ショップURL:http://○○○.com
店舗連絡先:○○○@○○○.com

運営会社:株式会社△△
住所:〒601-0001 京都府京都市○○区○○町321
TEL:075-1234-5678 / FAX:075-1234-5678
営業時間:平日○時~○時まで
----------------------------------------------------




納品書発行をお知らせするメール文例のまとめ

ネットショップで商品を発送する際に、納品書を同梱していない場合、お客様の方から納品書を同梱してほしい、もしくは注文者住所宛に納品書を送ってほしいというご要望をいただく事があります。

最近では、納品書や領収書をインターネット上で発行して、お客様が指定のURLからダウンロードするという方式も増えてきていますが、未だに紙の納品書が必要とおっしゃるお客様もおられます。

お客様からの要望に対しては、可能な限りは対応してあげる事をおすすめします。

確かに、些少とはいうものの、郵送でお客様宛に納品書や領収書を郵送した場合90円前後の料金が店舗負担でかかります。

ただ、この90円のコストを受け止め、お客様の求める要望をしっかり対応できる店舗は、そのお客様が次回も自分のネットショップを選んでくれる可能性が非常に高まります。

たとえ、よそのネットショップであなたのお店の商品よりも数百円安かったとしても、お客様はきっとまたあなたのお店で注文しようと思ってくれることでしょう。

顧客満足度を最大に引き上げる事は、将来的な売上を作る活動でもあり、ライフタイムバリューが高まっていく傾向にある事を覚えておいてください。

本日の内容が、読者の方の店舗運営のお役立てば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。



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十億戎店長

楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピング・ポンパレモール・Wowma(ワウマ)・Qoo10・NETSEA他、BASEやSTORES.jp、Makeshop、カラーミーショップなどでネットショップを運営してる現役店長です。 ネットショップの売上10億円を目指して、日夜店舗運営に勤しんでいます。売れるネットショップの教科書の内容がネットショップに関連するみなさんの売上アップのヒントになれば幸いです。

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