請求書送付メールの例文【コピペOK】PDF・WEB・郵送・再送の書き方

取引先や法人のお客様へ請求書を送るとき、「メール本文には何を書けばいい？」「PDFを添付するだけで大丈夫？」「支払期限や振込先もメールに書いた方がいい？」「請求金額を間違えた場合はどう再送する？」「インボイス対応の請求書は何を確認すればいい？」と迷うことがあります。

請求書を送るメールで大切なのは、単に「請求書を添付しましたので、ご査収ください」と伝えることではありません。

取引先が知りたいのは、何の請求書なのか、請求金額はいくらなのか、いつまでに、どの方法で支払えばよいのか、内容に問題があった場合はどうすればよいのかという具体的な情報です。

特にECの法人取引では、商品代金だけでなく、送料、手数料、数量、納品日、支払期限など複数の条件が関係することがあります。

この記事では、請求書を送付するときにそのまま使えるメール例文を6パターン紹介し、後半ではインボイス、訂正・再発行、誤送信防止、WEB請求書による自動化まで解説します。

請求書送付メールで伝えたい6つの内容

請求書メールは長文にする必要はありません。最低限、次の6項目が分かるようにしておきましょう。

例えばPDFで送る場合は、次のように伝えます。

重要なのは、請求書を送ったことではなく、相手が迷わず確認・支払いできる状態を作ることです。

PDFで請求書を送る基本メール例文

もっとも一般的なのが、請求書をPDFファイルでメールに添付する方法です。

「請求書を添付しました」だけにしない

毎月取引している企業や複数案件を同時に進めている取引先の場合、「請求書を添付しましたのでご確認ください」だけでは、何の請求書なのか判断しにくいことがあります。

対象月・案件名・商品名・請求金額・支払期限などから必要な情報をメールにも入れておくと、経理担当者も確認しやすくなります。

WEB請求書・ダウンロードURLを案内するメール例文

請求書管理システムやECの受注管理システムを利用している場合、PDFを添付するのではなく、WEB上から請求書を確認してもらうこともできます。

WEB請求書ならPDF添付の手間を減らせる

注文や取引件数が少ないうちは、請求書をPDFで保存して1件ずつメールへ添付する方法でも対応できます。

しかし取引件数が増えると、請求書を発行する → PDFを保存する → 該当メールを開く → 添付する → 送信するという作業が積み重なります。

WEB請求書を利用すると、請求書の発行URLをメールで案内し、取引先自身に確認・保存してもらう運用も可能になります。

紙の請求書を郵送する場合のメール例文

法人取引では、社内規定などによって紙の請求書を必要とする取引先もあります。その場合は、請求書を発送したことをメールでも知らせておくと親切です。

郵送でもメール連絡しておくと確認しやすい

紙の請求書だけを郵送すると、「まだ発送されていないのか」「社内の誰かが受け取っているのか」が分からなくなることがあります。

先にメールで発送日を知らせておけば、取引先側でも確認しやすくなります。

支払期限・振込先を明確に伝えるメール例文

初回取引や、振込先を改めて案内したい場合に使える文例です。

支払条件は請求書とメールで一致させる

特に注意したいのが、メールでは「〇月20日まで」、請求書では「〇月末日まで」というように内容が食い違うことです。

請求金額だけでなく、支払期限・振込先・振込手数料の扱いなども、請求書本体とメール本文で一致しているか確認しましょう。

請求書を訂正して再送するメール例文

金額、数量、宛名、請求内容などに誤りがあり、修正版を送り直す場合です。

訂正版では「何を直したのか」を書く

「訂正版を送ります」だけでは、相手が旧版と新しい請求書を見比べなければなりません。

請求金額・数量・宛名・送料・税額など、修正した項目をメール本文にも簡潔に書いておくと確認しやすくなります。

また、ファイル名にも「訂正版」「修正版」などを入れ、旧ファイルと区別しましょう。

請求書を再発行・再送するメール例文

取引先から「請求書を紛失した」「担当者へもう一度送ってほしい」「PDFを再送してほしい」と依頼された場合の文例です。

再発行と訂正は分けて考える

単に紛失したため同じ請求書を再度渡す「再送・再発行」と、金額や内容を変更する「訂正」は意味が異なります。

内容を変更した場合は、どの請求書が最新なのか分かるように管理することが大切です。

請求書送付メールで使える件名例

毎月取引がある相手なら、「〇月分」や案件名を入れると管理しやすくなります。

PDF・WEB・郵送はどう使い分ける？

重要なのは、「うちはPDFで送っているから大丈夫」ではなく、取引先側で問題なく受領・処理できるかを確認しておくことです。

特に初回取引では、「請求書はPDFでお送りして問題ございませんでしょうか」と確認しておくと、その後の運用を統一しやすくなります。

請求書本体に入れておきたい確認項目

メール文章が正しくても、請求書そのものに誤りがあれば支払い処理が止まってしまいます。

発行前には、必要に応じて次の項目を確認しましょう。

特にECでは、商品代金だけではなく送料や各種手数料が加わることがあるため、注文情報・請求書・メール本文の金額が一致しているか確認することが重要です。

支払期限は具体的な日付で伝える

「〇月末払い」「翌月末」など、自社では当たり前に使っている表現でも、初めての取引先には分かりにくいことがあります。

可能であれば、

のように具体的な日付を記載すると明確です。

また、請求書に記載している支払期限とメールで案内する期限は必ず合わせましょう。

振込先変更の連絡は特に慎重に行う

請求書メールに銀行口座を記載すること自体はありますが、「振込先が変更になりました」という連絡は慎重に扱う必要があります。

取引先にとって、突然の振込先変更は確認が必要な重要情報です。

変更する場合は、単にメール本文だけで伝えるのではなく、自社で定めた本人確認や取引先への案内方法に従い、誤送金を防げる運用にしましょう。

請求書・見積書・納品書・領収書の違い

ECや法人取引では、似た名称の書類が複数登場します。

例えば、取引によっては「見積 → 注文 → 納品 → 請求 → 入金 → 領収」という流れになります。

請求書はインボイスとして使える？

インボイス制度では、「請求書」という名称であること自体ではなく、必要な記載事項を満たしているかが重要です。

適格請求書として利用する場合は、発行事業者の名称や登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの対価の額、適用税率、消費税額等、交付を受ける事業者の名称など、必要な記載事項を確認する必要があります。

つまり、請求書を発行している＝自動的にインボイス対応ではありません。

自社の請求書を適格請求書として利用する場合は、必要な記載事項や帳票設定を確認しましょう。

参考：国税庁「適格請求書等保存方式」

請求書を訂正・再発行するときに注意したいこと

訂正版を発行するときに避けたいのが、旧請求書と新請求書のどちらが正しいのか分からなくなることです。

特に経理担当者が別にいる法人取引では、担当者へ訂正版を送ったものの、経理部には旧版が回っているケースも考えられます。

訂正版を送る場合は、次の点を明確にしましょう。

請求書を送信する前のチェックリスト

請求書には取引情報や金額が含まれるため、誤送信にも注意が必要です。

請求書を毎回PDFで作って添付する必要はない

取引件数が少ないうちは、

という方法でも対応できます。

しかし、注文数や法人取引が増えてくると、この作業だけでもかなりの時間が必要になります。

ECでは、請求書を「毎回作る書類」と考えるだけでなく、受注データからどこまで自動化できるかを考えることも重要です。

GoQSystemなら請求書発行URLをメールへ差し込める

複数店舗の受注管理を行っているEC事業者なら、帳票発行とメール送信を受注管理システムへまとめる方法があります。

GoQSystemでは、メールテンプレートに注文情報、請求金額、商品名などを差し込めるほか、対応する受注では請求書発行URLをメールへ差し込むこともできます。

これにより、

という手作業だけではなく、

という運用も検討できます。

GoQSystemの請求書発行URLは利用する店舗・モールによって対応状況が異なるため、実際の運用前に対象店舗の仕様を確認してください。

請求書だけでなく受注業務全体を見直す

ECで注文数が増えてくると、請求書だけではなく、次のような業務も増えていきます。

請求書を毎回手作業している場合、その周辺業務も人の手に依存していることが少なくありません。

請求書対応をきっかけに、受注処理全体をどこまで自動化できるか見直してみるのも一つの方法です。

【関連記事】EC受注管理の業務と効率化する方法を見る

請求書送付メールで避けたいこと

請求書送付メールについてよくある質問

Q．請求書はPDFでメールしてもいいですか？

取引先がPDFでの受領に対応しているのであれば、利用しやすい方法です。初回取引の場合は、相手側の社内ルールも確認しておくと安心です。

Q．メール本文にも請求金額を書いた方がいいですか？

必須ではありませんが、相手が確認しやすくなるため、請求金額や支払期限を本文にも記載する方法があります。ただし、請求書本体と必ず一致させましょう。

Q．振込先はメールにも書くべきですか？

請求書だけに記載する方法も、メール本文にも記載する方法もあります。重要なのは、自社の運用を統一し、誤った口座情報を案内しないことです。

Q．支払期限は件名にも入れた方がいいですか？

必須ではありません。初回取引や期限を明確に伝えたい場合は、「お支払期限〇月〇日」と件名へ入れることもできます。

Q．訂正版の請求書を送る場合はどうすればいいですか？

件名・本文・ファイル名で訂正版であることを明確にし、どこを変更したのか伝えます。先に送付した請求書を破棄してもらう案内も入れておくと混乱を減らせます。

Q．請求書はインボイスになりますか？

必要な記載事項を満たし、適格請求書発行事業者が交付するなどの要件を満たしていれば、請求書を適格請求書として利用できます。「請求書」という書類名だけで決まるわけではありません。

Q．請求書を送ったのに入金がありません。どうすればいいですか？

請求書送付メールと未入金の案内では目的が異なります。支払期限を過ぎても入金が確認できない場合は、注文情報・支払状況を確認したうえで未入金メールへ切り替えましょう。

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Q．入金を確認できたらメールした方がいいですか？

取引形態や自社の運用によりますが、銀行振込などでは入金確認メールを送ることで、お客様や取引先が「支払いが完了している」と確認しやすくなります。

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まとめ｜請求書メールは「支払いまで迷わせない」ことが大切

請求書送付メールは、「請求書を添付しましたので、ご査収ください」だけでも用件は伝わります。

しかし、相手がスムーズに処理できるメールにするなら、次の内容まで分かるようにしておきましょう。

また、ECでは注文数や法人取引が増えるほど、請求書作成 → PDF保存 → 添付 → メール送信 → 再発行という手作業も増えていきます。

毎月同じ作業を繰り返しているのであれば、受注情報 → 帳票発行 → メール送信まで一連の流れとして効率化できないか検討する価値があります。

請求書を作成して送ること自体がゴールではありません。

取引先が内容を確認し、正しい金額を、正しい期限までに、迷わず支払える状態を作ること。

それが、請求書送付メールで最も大切なポイントです。