イベント・展示会の案内メール例文【コピペOK】出展・招待・リマインドまで解説

ネットショップやメーカーを運営していると、展示会、ポップアップストア、新商品発表会、商談会、セミナーなど、お客様と直接会えるイベントを開催したり、外部の展示会へ出展したりすることがあります。

そんなときに重要なのが、イベント開催を知らせる案内メールです。

ただし、

「展示会を開催しますので、ぜひお越しください」

だけでは、なかなか参加にはつながりません。

イベント案内メールでは、何のイベントなのか、いつ・どこで開催するのか、参加すると何が分かる・体験できるのか、参加費はいくらなのか、申込みは必要なのかまで一通で分かるようにしましょう。

この記事では、ネットショップ・EC事業者がすぐ使えるイベント・展示会のお知らせメールを5パターン紹介します。

まず確認｜イベント案内メールに入れたい7つの情報

イベント案内メールを作るときは、最低限次の7項目を確認してください。

特に重要なのは、メールを読んだあとに何をしてほしいのかを明確にすることです。

「詳細はこちら」だけではなく、

など、次の行動まで具体的に伝えましょう。

基本のイベント開催お知らせメール例文

展示販売会、ポップアップストア、店舗イベントなど、幅広いイベントに使える基本の文例です。

「開催します」だけでなく参加するメリットを書く

イベント名や日時だけを案内しても、読者からすると「わざわざ参加する理由」が分からない場合があります。

例えば、

など、参加することで得られるメリットを一つでも具体的に書くとイベントの価値が伝わりやすくなります。

展示会・見本市へ出展するときの案内メール例文

自社開催ではなく、業界展示会や見本市へ出展するときの文例です。

展示会では「ブース番号」まで伝える

大規模な展示会では、多数の企業が出展します。

そのため、会場名だけでなく、ホール名・小間番号・ブース番号まで案内しておきましょう。

会場マップが公開されている場合は、自社ブースの位置が分かるページへのリンクもあると親切です。

BtoBなら「商談予約」を案内してもよい

法人顧客向けの展示会では、単に「ブースへお越しください」と案内するだけでなく、事前商談予約を受け付ける方法もあります。

来場者が多い展示会では、商談時間を事前に確保しておくことで、担当者とのすれ違いを防ぎやすくなります。

新商品発表会・体験会の案内メール例文

ECと相性がよいのが、新商品の発売前後に行う発表会・試着会・試食会・体験イベントです。

「商品を見る」ではなく「何を体験できるか」を伝える

イベントの内容は、できるだけ具体的にします。

読者がイベント当日の様子を想像できる表現にすると、参加する理由が伝わりやすくなります。

オンラインイベント・ウェビナー開催のお知らせメール例文

商品説明会、購入者向け講習、ライブ配信、オンライン相談会などにも利用できます。

オンラインイベントは参加方法を明確にする

オンライン開催では、Zoom、YouTube Live、専用配信ページなど、どのような方法で参加するのかを案内します。

参加者限定URLを一般公開したくない場合は、

としておくとよいでしょう。

イベント開催直前のリマインドメール例文

参加申込後、開催日まで何も連絡しないと、日時や会場を忘れてしまう人もいます。

開催前には、参加予定者へリマインドメールを送るとよいでしょう。

リマインドでは新しい情報を増やしすぎない

すでに申し込み済みの人が知りたいのは、主に次の内容です。

直前メールでは営業文を長くせず、当日必要になる情報を上部へまとめることをおすすめします。

イベント案内メールの件名例

件名だけで何のお知らせなのか分かるようにします。

「イベントのお知らせ」だけで終わらせず、開催日・イベント内容・参加メリットのいずれかを件名へ入れると、受信者が内容を判断しやすくなります。

イベント案内メールはいつ送ればいい？

すべてのイベントに「必ず〇日前に送る」という共通ルールがあるわけではありません。

会場まで移動が必要な展示会と、オンラインですぐ参加できるセミナーでは、予定を確保するために必要な期間が異なります。

基本的には、

という流れで考えると管理しやすくなります。

遠方からの移動が必要な展示会やイベントほど、参加者が予定を確保できるよう早めに案内しましょう。

全顧客へ同じイベントメールを送る必要はない

例えば東京で開催するリアルイベントを、全国すべての顧客へ何度も案内しても、参加できない人にとっては関係の薄いメールになってしまいます。

利用目的や配信への同意範囲を確認したうえで、必要に応じて、

などで配信対象を整理する方法があります。

重要なのは、単純に配信数を増やすことではなく、そのイベントに関心があり、参加する可能性のある人へ必要な情報を届けることです。

イベント案内メールは広告宣伝メールに該当する場合がある

商品の展示会、販売イベント、新商品発表会などへの案内は、内容によって広告宣伝メールに該当する場合があります。

広告宣伝を目的とする電子メールについては、特定電子メール法などのルールを確認し、配信への同意や配信停止の扱いを適切に管理しましょう。

「以前購入したことがあるお客様だから、今後すべてのイベント案内を自由に送れる」と一律に考えないことが重要です。

参考：一般財団法人日本データ通信協会「特定電子メール法」

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会場URLだけでなく会場名・住所も書く

イベント案内で、

だけにしてしまうと、メールだけを見たときに場所が分かりません。

本文にも、

のように会場名と住所を記載し、その下に地図やアクセスページへのリンクを置くと確認しやすくなります。

「予約が必要か」を必ず明記する

イベントによって、

など条件が異なります。

単に「ぜひご来場ください」と書くだけでは、「予約は必要なのか？」と迷わせてしまうことがあります。

予約不要なら、

予約制なら、

と明記しましょう。

定員・申込期限は最初から伝える

定員が決まっているイベントなら、「残席わずか」になってから初めて人数を案内するのではなく、最初のメールから条件を掲載しておくと分かりやすくなります。

参加を検討している人も、申込期限を把握しやすくなります。

イベント内容が変更・中止になった場合は早めに連絡する

リアルイベントでは、悪天候、交通機関の乱れ、会場事情などによって、開催時間の変更・延期・中止が必要になることがあります。

変更が決まった場合は、参加予定者が会場へ向かう前に確認できるよう、できるだけ早く案内しましょう。

有料イベントで返金が必要になる場合は、中止のお知らせとあわせて返金方法も案内します。

イベント案内メールで避けたいこと

特にスマートフォンでは、メールを開いた直後に「〇月〇日に〇〇を開催します」と分かる構成がおすすめです。

イベント開催から当日までのメール運用

イベント案内は、一通送って終わりではありません。

販売や商談につなげることが目的なら、イベント開催当日だけで終わらせず、参加後のフォローまで設計しておきましょう。

イベント案内メールについてよくある質問

Q．イベント案内メールには何を書けばいいですか？

イベント名、開催日時、場所、イベント内容、参加費、申込方法、申込期限を基本にします。展示会の場合はブース番号、オンラインイベントなら参加方法も追加しましょう。

Q．展示会の案内メールにはブース番号を書いた方がいいですか？

はい。大規模な展示会では会場名だけでは自社ブースを探しにくいため、ホール・小間番号・ブース番号まで案内すると分かりやすくなります。

Q．イベント案内は何日前に送ればいいですか？

イベントの規模や参加者の移動距離によって異なります。遠方から参加するリアルイベントほど早めに予定を確保してもらう必要があります。参加者には開催直前のリマインドも検討しましょう。

Q．申込不要のイベントでもメールに書いた方がいいですか？

はい。「予約不要・自由入場」と明記すると、読者が予約の必要性で迷わずに済みます。

Q．イベント前日にもう一度メールしてもいいですか？

すでに参加申込をしている人へのリマインドとして、日時・会場・アクセス・受付方法など、当日必要な情報を簡潔に案内すると分かりやすくなります。

Q．過去に購入したお客様全員へ展示会案内を送ってもいいですか？

商品やサービスの販売促進を目的とするイベント案内は、広告宣伝メールに該当する場合があります。配信への同意や受信拒否の状況など、実際の配信条件を確認してください。

Q．定員制の場合は何を書けばいいですか？

定員、申込期限、定員に達した場合の扱いを案内します。「定員30名・〇月〇日締切・定員になり次第受付終了」などと明記すると分かりやすくなります。

Q．イベントが中止になったらどうすればいいですか？

イベント名、開催予定日時、中止または延期になったこと、今後の対応を速やかに参加予定者へ伝えます。有料イベントの場合は返金方法についても案内してください。

まとめ｜イベントメールは「来てください」ではなく「行く理由」を伝える

イベント・展示会のお知らせメールで重要なのは、イベントを開催することだけを伝えることではありません。

読者が、

をすぐ判断できるメールにしましょう。

そして運営側では、

開催案内 → 申込受付 → 参加者管理 → リマインド → 開催 → フォロー

までを一つの流れとして設計しておくことが大切です。

特に展示会や新商品体験会を売上・商談につなげたい場合は、単に来場者数を増やすだけでなく、誰に案内し、何を体験してもらい、開催後にどのようなフォローをするのかまで考えてイベントメールを活用しましょう。