EC受注管理システムはいつ導入すべき？月100件・500件・1,000件で考える判断基準

「受注管理システムは、月に何件くらい注文が入るようになったら導入すべきですか？」ECを運営していると、一度は気になるポイントではないでしょうか。

月100件ならまだ早いのか、500件なら必要なのか、1,000件を超えたら必須なのか。結論からいうと、受注件数だけで導入時期を決めることはできません。

同じ月500件でも、1店舗だけを運営していて配送方法も単純なECと、楽天市場・Amazon・Yahoo!ショッピング・自社ECを運営し、在庫連携やギフト対応まで行っているECでは、受注処理の負担がまったく違うからです。

受注管理システムを導入するタイミングを判断するときは、受注件数、店舗数、作業工程、担当者数、例外処理、繁忙期のピークまで合わせて考える必要があります。

この記事では、月100件・500件・1,000件という受注規模を一つの目安にしながら、EC受注管理システムをいつ導入すべきなのかを分かりやすく解説します。

受注管理システムの導入時期に「正解の件数」はない

受注管理システムを検討するとき、「月○件を超えたら導入」という分かりやすい基準が欲しくなります。しかし、実際のEC運営では件数だけでは判断できません。

たとえば月500件の注文があっても、1店舗のみ、担当者1人、商品点数が少ない、配送方法が一つ、特殊注文が少ないという環境なら、各モールの管理画面やExcelでも問題なく回せる可能性があります。

反対に月200件程度でも、楽天市場、Amazon、Yahoo!ショッピング、自社ECを運営し、ギフト、予約販売、複数倉庫、セット商品、複数担当者まで加わると、かなり複雑になります。

そのため、導入判断は次のように考えると分かりやすくなります。

つまり、受注件数 × 店舗数 × 作業工程 × 例外処理 × 担当者数で考えることが重要です。受注件数は大切ですが、それはあくまで一つの要素です。

月100件なら受注管理システムは必要？

月100件であれば、1日平均では数件程度です。1店舗を中心に運営し、商品数や配送方法も少なく、担当者1人で問題なく処理できているのであれば、無理に受注管理システムを導入する必要はありません。

ExcelやGoogleスプレッドシートを使って、注文番号、商品名、数量、決済状況、発送状況、追跡番号などを一覧管理するだけでも十分なケースがあります。

システムを導入すると月額費用や初期設定の手間も発生するため、小規模な段階では現在の運用を整理する方が合理的な場合もあります。

ただし、月100件でも、3店舗以上を運営している、毎日複数のCSVを加工している、注文ごとに在庫を手動更新している、倉庫へ別のCSVを作っているといった状態なら注意が必要です。

この場合は、受注件数が少なくても、1件の注文に対して発生する作業工程が多いため、システム化による効果が出る可能性があります。

月300〜500件になるとシステム化を検討しやすい

月300〜500件程度になると、受注管理の方法を一度見直したいタイミングです。月500件なら30日で割ると、1日平均では約17件です。

数字だけを見ると、それほど多く感じないかもしれません。しかし1件の注文について、注文取得、注文内容確認、在庫確認、出荷指示、追跡番号登録、発送完了処理まで人が触っていると、毎日の作業量はかなり増えていきます。

さらに複数モールを運営していれば、各店舗の管理画面を確認したり、CSV形式をそろえたりする作業も加わります。

この段階では、現在の受注処理に毎月何時間使っているかを一度計算してみることをおすすめします。

件数そのものより、毎月20時間、30時間、40時間と定型業務に時間を取られているのであれば、システム化によって削減できる余地があります。

月1,000件を超えたら「人を増やす前」に自動化を考える

月1,000件になると、1日平均で約33件です。この規模になると、手作業中心の運用では受注処理の負担を感じるECも増えてきます。

特に、複数モール、在庫連携、倉庫連携、メール対応、追跡番号登録まで人が処理している場合は、売上が伸びるほど受注担当者の作業時間も増えていきます。

そこで考えたいのが、人を増やす前に、自動化できる業務がないか確認することです。

注文数が2倍になったときに、受注担当者も2倍必要になる仕組みでは、売上と一緒に人件費も増えていきます。

一方、注文取込、自動振り分け、在庫反映、出荷指示、発送通知などをシステムに任せられれば、注文件数が増えても人が触る工程を増やさずに済む可能性があります。

月1,000件前後まで増えてきたら、単に「今も回せているから大丈夫」と考えるのではなく、今後2,000件になったときにも同じ運用で回せるかまで考えておくことが重要です。

受注件数より重要な6つの導入判断基準

① 販売チャネルが増えている

1店舗だけなら、管理画面の中で受注処理を完結できることがあります。しかし、楽天市場、Amazon、Yahoo!ショッピング、Shopifyなど店舗が増えると、注文情報が複数の管理画面へ分散します。

その結果、各店舗から注文を集め、一つずつ確認する作業が必要になります。店舗数が増えた時点で、受注一元管理のメリットは大きくなります。

② 毎日CSV作業をしている

毎朝、CSVをダウンロードし、不要列を削除し、列順を変更し、Excelへ統合するという作業をしている場合は、かなり分かりやすい自動化候補です。

CSVを使うこと自体が問題なのではありません。問題なのは、毎日同じCSV処理を人が繰り返していることです。

③ 在庫更新を手作業で行っている

注文が入るたびに、楽天市場、Amazon、Yahoo!ショッピングなどの在庫を個別に変更している場合も、システム化を検討したい状態です。

特に複数店舗で同じ在庫を共有している場合、更新が遅れると売り越しにつながる可能性があります。

④ 出荷処理に人が何度も介在している

受注データを取得したあと、Excelへ入力し、倉庫用CSVを作成し、倉庫へ送信し、出荷結果を確認し、追跡番号を登録している場合は、受注から出荷までの流れが分断されています。

システムによっては、受注管理から倉庫・WMSへ出荷データを連携できるものもあります。

⑤ 受注担当者が増えている

1人で処理していたときは問題がなくても、2人、3人と担当者が増えると、「誰が処理したか」「どこまで終わっているか」「どの注文を確認中なのか」といった管理が必要になります。

受注件数の増加だけでなく、業務を複数人で共有するようになったこともシステム化のサインです。

⑥ セールや繁忙期だけ業務が破綻する

通常月は100件でも、セール時に500件になるECもあります。この場合、平均受注件数だけを見て「まだシステムはいらない」と判断すると、繁忙期に処理が追いつかなくなる可能性があります。

受注管理では、通常時だけでなく、最大受注件数＝ピーク負荷を見ることが重要です。

楽天スーパーSALEや年末商戦などで毎回残業が増えるのであれば、繁忙期を基準にシステム化を考えてみましょう。

「人件費」と「システム費」を比較する

受注管理システムを検討すると、「月額料金が高い」と感じることがあります。しかし比較するべきなのは、システム費用だけではありません。

現在の手作業にかかっている人件費も含めて考える必要があります。

たとえば、受注処理に毎日2時間使っているとします。20営業日なら、2時間 × 20日＝40時間です。

仮に人件費を1時間2,000円で考えると、40時間 × 2,000円＝月8万円の作業コストになります。

もちろん、システムを導入したからといって40時間すべてがなくなるわけではありません。そのため実際には、削減できる時間 × 人件費とシステム利用料を比較します。

この例なら、時間コストだけでも比較する価値があります。さらに、入力ミス、出荷漏れ、売り越し、残業、属人化といったコストも含めて判断すると、より現実的です。

システム導入を急がなくてもよいEC

受注管理システムには多くのメリットがありますが、すべてのECが早期導入すべきとは限りません。

このようなECなら、現状の管理画面やExcelで十分な場合があります。システムを導入すると、初期設定や操作習得も必要になるため、削減できる作業より導入負担の方が大きくなることもあります。

今の運用で困っていないのであれば、無理にシステム化する必要はありません。

件数が少なくてもシステム化を検討したいEC

反対に、受注件数が少なくても導入効果が出やすいECがあります。

月200件しかなくても、1注文あたりの確認項目が多ければ、月1,000件のシンプルなECより業務が複雑になることがあります。

このため、受注件数が少ない＝システムは不要とは限りません。見るべきなのは、注文件数ではなく、1件の注文を処理するために何回、人が判断・転記しているかです。

受注管理システムの導入を検討したい10項目

現在の受注業務について、次の項目を確認してみてください。

複数当てはまる場合は、一度受注管理システムを比較してみる価値があります。ただし、チェック数だけで導入を決める必要はありません。

現在どれだけ時間を使っているか、導入後どこまで削減できそうか、システム費用はいくらかまで確認して判断しましょう。

受注管理システムは繁忙期直前に導入しない

システム化を決めたら、導入時期にも注意が必要です。受注管理システムは、申し込んだその日からすべて自動になるものではありません。

導入時には、商品コード・SKUの整理、店舗連携、受注ステータス設定、在庫設定、倉庫連携、メール設定、例外処理設定、テスト受注、スタッフ教育などが必要になります。

そのため、年末商戦や大型セールの直前にシステムを入れ替えると、設定ミスや操作ミスが重なりやすくなります。

できるだけ通常期に導入し、本番運用をしながら調整できる期間を確保しておく方が安全です。大きな繁忙期が決まっている場合は、数か月前から比較・準備を始めるくらいの余裕を持っておきましょう。

導入前に無料トライアルやデモで確認する

受注管理システムを選ぶ際は、Webサイトに書かれている機能だけで判断しないことも重要です。

可能であれば、無料トライアルやデモを利用して、現在使っているモールと連携できるか、注文をどのように確認するのか、在庫をどのように管理するのか、自動処理を設定できるか、倉庫と連携できるか、CSVをどのように扱うか、担当者が操作しやすいかを確認します。

特に重要なのは、自社の実際の運用を想定して確認することです。機能数が多くても、現在困っている作業が自動化できなければ導入効果は小さくなります。

EC受注管理システムにはどんなものがある？

EC向けの受注管理・一元管理システムには、GoQSystem、ネクストエンジン、CROSS MALL、LOGILESSなどがあります。

それぞれ、対応モール、受注管理、在庫連携、自動処理、倉庫連携、料金体系が異なります。

そのため、単純に知名度や機能数で決めるのではなく、現在どの作業に時間がかかっているかを先に整理してから比較することが重要です。

GoQSystemとネクストエンジンも比較して判断する

受注管理システムを検討すると、GoQSystemやネクストエンジンが候補になることがあります。

どちらも複数店舗の受注管理に対応していますが、料金体系や機能、自動処理、在庫連携などには違いがあります。

そのため、「注文が増えてきたから、とりあえず有名なシステムを導入する」のではなく、現在の受注件数、今後の増加見込み、店舗数、自動化したい作業、在庫・倉庫環境まで整理して比較してください。

EC受注管理システムの導入時期に関するよくある質問

月何件から受注管理システムが必要ですか？

一律の基準はありません。受注件数だけでなく、店舗数、担当者数、在庫管理、倉庫、特殊注文などによって業務負担が変わります。

月500件でも単純な運用なら手作業で回る場合がありますし、月200件でも複数モールや複数倉庫があるとシステム化のメリットが出る可能性があります。

月100件でも受注管理システムを導入する意味はありますか？

あります。特に複数モールを運営している、在庫更新を手作業で行っている、倉庫への出荷データを毎回作っている場合は、件数が少なくても効率化できる可能性があります。

一方、1店舗・担当者1人で問題なく運営できているなら、急いで導入する必要はありません。

月500件ならシステムを入れるべきですか？

月500件は一度費用対効果を確認してみたい規模です。ただし、必ず導入すべきという意味ではありません。

毎月何時間を受注処理に使っているか、システムによって何時間削減できるかで判断しましょう。

月1,000件を超えるとExcelでは難しいですか？

Excelでも管理できる場合はあります。ただし複数モールの注文取込、在庫、出荷、メールまで手作業で行っている場合は、業務負担が大きくなりやすい規模です。

特に今後さらに受注件数を増やす予定があるなら、人を増やす前に自動化できる工程を確認することをおすすめします。

複数モールなら件数が少なくても導入した方がよいですか？

検討価値はあります。店舗が増えると、管理画面、CSV、在庫、出荷などの作業も増えるためです。

ただし、実際に削減できる作業時間とシステム費用を比較して判断してください。

導入までどれくらいかかりますか？

利用するシステムや店舗数、商品数、倉庫連携などによって異なります。商品コードの整理や連携設定、テストなどが必要になるため、余裕を持って準備しましょう。

繁忙期前に導入しても大丈夫ですか？

できれば繁忙期直前は避けた方が安全です。新しい運用には設定・テスト・スタッフ教育が必要になるため、大型セールや年末商戦より前に安定稼働させておくことをおすすめします。

まとめ｜件数ではなく「人が触る回数」で導入時期を判断する

受注管理システムを導入するタイミングに、月100件、月500件、月1,000件という絶対的な境界線はありません。これらはあくまで、自社の業務を見直すための目安です。

本当に確認したいのは、1件の注文を処理するために、人が何回そのデータに触っているかです。

注文を確認して、CSVをダウンロードして、Excelへ転記して、在庫を更新して、倉庫へ渡して、追跡番号を入力して、発送メールを送る。1件の注文に何度も人が触れているなら、月300件でも相当な作業量になります。

一方、注文取込から出荷までかなり自動化されているのであれば、月1,000件でも少人数で対応できる可能性があります。

だからこそ、受注件数だけで導入を判断しないことが重要です。まずは現在の受注業務を書き出し、どこに手作業が残っているのか、毎月何時間使っているのか、どこまで自動化できるのかを確認してください。

そのうえで、受注件数や店舗数が今後さらに増えるのであれば、業務が限界を迎えてからではなく、まだ余裕がある段階で受注管理システムを比較しておくことをおすすめします。