EC受注管理とは？注文から出荷までの流れ・業務内容・効率化方法を解説

ネットショップを始めたばかりの頃は、注文が入るたびに管理画面を確認し、一件ずつ処理していても、それほど大きな負担には感じないかもしれません。

しかし、注文数が増えてくると状況は変わります。

注文内容の確認、決済状況の確認、在庫の確保、送り状の作成、出荷指示、発送完了メールの送信……。

さらに楽天市場・Yahoo!ショッピング・Amazon・自社ECなど、複数のネットショップを運営するようになると、それぞれの店舗から入ってくる注文を管理しなければなりません。

そこで重要になるのが「受注管理」です。

ECにおける受注管理とは、単に「注文を確認する作業」ではありません。

お客様から注文を受けてから、正しい商品を出荷し、発送完了を通知するまでの一連の業務を管理することを指します。

こんにちは。「売れるネットショップの教科書」のエビス店長です。

私自身、楽天市場、Yahoo!ショッピング、Amazon、自社ECをはじめ、当時のポンパレモールやWowma!、そのほかクーポン系サイトなど、合計10店舗ほどの販売チャネルを同時に運営していた経験があります。

繁忙時には受注管理システムを活用し、担当者1人で1,000件を超える注文を処理し、半日ほどで出荷工程へ回せる体制を構築していました。

この記事では、そうした実際のEC運営経験も踏まえて、EC受注管理の基本から、注文から出荷までの流れ、受注処理を効率化する方法まで分かりやすく解説します。

ECの受注管理とは？

ECの受注管理とは、ネットショップに入った注文を受け付け、注文内容や決済状況、在庫を確認し、出荷につなげるまでの一連の業務を管理することです。

一般的には、次のような流れで進みます。

注文受付 → 注文確認 → 決済・入金確認 → 在庫確認・引当 → 出荷指示 → 発送 → 発送完了通知

実店舗であれば、お客様が商品をレジへ持ってきて支払いを済ませ、その場で商品を渡すことができます。

しかし、ネットショップの場合は違います。

注文を受けたあとに商品を準備して梱包し、配送会社へ引き渡し、お客様のもとへ届けなければなりません。

その途中では、住所の入力間違い、決済エラー、在庫切れ、注文内容の変更、キャンセル、同梱依頼、配送日時変更などが発生することもあります。

そのためECでは、商品を「売る」だけではなく、売れた後の処理を正確かつ効率的に行う仕組みが必要です。

EC受注管理の流れ｜注文から出荷まで7ステップ

まず、ECの受注管理がどのような流れで行われるのかを見ていきましょう。

1．注文を受け付ける

最初に、ネットショップへお客様から注文が入ります。

自社ECだけを運営している場合は、一つの管理画面を確認すれば済みます。

しかし、楽天市場・Yahoo!ショッピング・Amazon・自社ECなど複数の販売チャネルを運営すると、それぞれから注文が入るようになります。

店舗数が増えるほど、注文情報をまとめて管理する重要性も高まります。

2．注文内容を確認する

注文が入ったら、商品や数量だけでなく、配送先住所、配送希望日、ギフト指定、備考欄なども確認します。

例えば、「配送先の番地が抜けている」「備考欄にラッピング希望と書かれている」「同じお客様から複数注文があり、同梱を希望している」といったケースがあります。

通常注文はスムーズに処理できても、このような例外注文が増えると受注業務は急に複雑になります。

3．決済・入金状況を確認する

次に確認するのが決済状況です。

決済方法によっては、注文が入った時点では出荷できない場合があります。

つまり、「注文が入った＝すぐ発送してよい」とは限りません。

4．在庫を確認・引き当てる

続いて、注文された商品の在庫を確保します。

一店舗だけなら比較的管理しやすいですが、同じ在庫を複数店舗で販売している場合は注意が必要です。

例えば、在庫が残り1個の商品を楽天市場・Amazon・自社ECの3店舗で同時に「在庫あり」と表示しているとします。

楽天市場で最後の1個が売れたにもかかわらず、Amazonや自社ECの在庫数が更新されていなければ、在庫がない商品に注文が入る「売り越し」が発生する可能性があります。

販売チャネルが増えるほど、受注管理と在庫管理は切り離して考えにくくなります。

5．出荷指示を出す

注文内容・決済・在庫に問題がなければ、商品を発送するための出荷指示を行います。

自社で発送している場合は、倉庫や発送担当者へ注文情報を渡します。

外部倉庫や物流会社を利用している場合は、出荷に必要なデータを連携します。

この段階では、誰に・何を・何個・どこへ・どの配送方法で送るのかを正確に伝えることが重要です。

6．ピッキング・検品・梱包・発送する

出荷指示をもとに商品を棚から取り出す作業が「ピッキング」です。

ピッキング → 検品 → 梱包 → 送り状貼付 → 配送会社へ引き渡しという流れで発送します。

注文数が増えるほど、商品の取り違えや数量間違いなどのリスクも高くなります。

倉庫内の在庫や入出荷を管理するシステムとして、WMS（倉庫管理システム）が使われる場合もあります。

7．発送完了をお客様へ通知する

商品を発送したら、注文ステータスを「発送済み」などに変更し、お客様へ発送完了を通知します。

楽天市場やAmazonなどを利用している場合は、モール側の注文ステータスも正しく更新します。

ここまで完了して、日常的な受注処理はひと区切りとなります。

EC受注管理で発生する主な業務

受注管理には、注文確認以外にもさまざまな業務があります。

受注件数が増えると、単純に注文確認の回数が増えるだけではありません。

キャンセル、住所変更、問い合わせ、欠品なども増えるため、受注件数以上に管理業務が複雑になる場合があります。

EC受注管理が大変になる5つの原因

1．注文件数が増える

1日数件であれば手作業でも対応できますが、注文が増えるにつれて確認・入力・発送処理も増えていきます。

特にセールや広告、SNSなどによって一時的に注文が集中すると、普段の運用方法では処理しきれなくなる場合があります。

2．複数のネットショップを運営している

楽天市場、Yahoo!ショッピング、Amazon、自社ECなどへ販路を広げると、販売機会は増えます。

一方で、店舗ごとに注文を確認していると受注業務は複雑になります。

3．Excel・CSV・手入力に依存している

ExcelやCSVは便利ですが、コピー＆ペーストや手入力が増えるほど人的ミスも起こりやすくなります。

さらに、「このCSVは誰が加工するのか」「どの列を削除するのか」「どのファイルが最新版なのか」といった、担当者しか分からない運用になることもあります。

4．在庫情報が店舗ごとに分かれている

複数店舗で同じ商品を販売している場合、在庫情報を店舗ごとに管理していると更新漏れが発生しやすくなります。

売り越しを恐れて各店舗の在庫を少なめに設定すると、今度は販売機会を逃す可能性があります。

5．イレギュラー対応が増える

実際のEC運営では、すべての注文が同じ流れで進むわけではありません。

住所変更、キャンセル、同梱、分納、予約商品、取り寄せ、ギフト、決済エラーなど、さまざまな例外が発生します。

受注管理を効率化するときに重要なのは、実はこの「例外」をどう扱うかです。

実体験｜約10店舗・1,000件超の注文をどう処理していたのか

ここからは、私自身の経験を紹介します。

EC事業を運営していた当時、楽天市場、Yahoo!ショッピング、Amazon、自社EC、ポンパレモール（当時）、Wowma!（当時）、そのほかクーポン系サイトなど、合計10店舗ほどのネットショップ・販売チャネルを同時に運営していました。

当然ながら、10店舗それぞれの管理画面へログインし、一件ずつ注文を処理していたのでは、大量注文には対応できません。

そこで利用していたのが、通販一元管理システムのGoQSystem（ごくーシステム）です。

GoQSystemを利用して複数店舗から入ってくる注文をまとめ、受注処理の流れを整理することで、繁忙時には担当者1人で1,000件を超える注文を処理し、半日ほどで出荷工程へ回せる体制を作っていました。

もちろん、担当者1人で1,000件の商品をピッキング・梱包・発送していたわけではありません。

担当者が行っていたのは、複数店舗から入ってくる注文を管理し、出荷可能な注文と、人による確認が必要な注文を切り分け、出荷工程へ流していく受注処理です。

これは「GoQSystemを使えば、どの店舗でも必ず1人で1,000件を処理できる」という意味ではありません。

商品構成、決済、物流、注文内容、スタッフ体制などによって処理能力は異なります。

あくまで私が実際に運営していた環境での経験です。

しかし、この経験から学んだことがあります。

大量受注を処理するために重要なのは、担当者がものすごい速さで作業することではありません。「人が確認しなくてもよい注文」を増やすことです。

約10店舗をGoQSystemで一元管理していた仕組み

複数店舗の受注を一元管理するイメージ

各店舗の注文を個別に処理するのではなく、GoQSystemへ集約して受注処理を行っていました。

GoQSystemについて詳しく知りたい方は、現在の機能や料金、対応モールなどを公式サイトで確認できます。

10店舗運営から学んだ「受注効率化3原則」

原則1．正常な注文はできるだけ人が触らない

決済や住所などに問題がなく、通常通り出荷できる注文まで一件ずつ人間が確認していたら、大量注文には対応できません。

一定の条件を満たした注文は、できるだけ同じ流れで処理できるようにします。

原則2．例外注文だけ人が判断する

システムが得意な仕事はシステムへ、人にしか判断できない仕事は人へ。

この切り分けが重要です。

原則3．同じ情報を二度入力しない

店舗から注文情報を取得し、別のExcelへ入力し、さらに配送システムへ入力する。

このように同じ情報を何度も人が入力していると、注文数に比例して作業量が増えます。

受注管理システムを活用する目的の一つは、こうした二重・三重入力を減らすことです。

EC受注管理を効率化する5つの方法

1．受注業務の手順を統一する

最初に行いたいのが、現在の業務フローの整理です。

注文が入ってから発送するまでに、誰が・いつ・何を確認しているのかを書き出してみましょう。

注文確認 → 決済確認 → 在庫引当 → 送り状作成 → 出荷 → 発送通知

と可視化するだけでも、二重入力や不要な確認作業が見つかる場合があります。

2．定型メール・テンプレートを活用する

注文確認や発送連絡など、毎回似た内容を送っている場合はテンプレート化します。

利用しているECカートやモールに自動メール機能がある場合は、可能な範囲で活用しましょう。

3．一括処理を増やす

注文を一件ずつ処理するより、同じ条件の注文をまとめて処理した方が効率的です。

CSVや一括処理機能を活用する方法もあります。

ただし、毎日大量のCSVを人が加工している場合は、その作業自体がボトルネックになっていないか確認しましょう。

4．複数店舗の受注・在庫を一元管理する

複数のネットショップを運営している場合は、各店舗の注文情報を一つのシステムへ集約することで管理しやすくなります。

例えば、楽天市場＋Yahoo!ショッピング＋Amazon＋自社ECから入ってくる注文をまとめて処理する方法です。

商品情報や在庫数まで連携できれば、店舗ごとに在庫を変更する作業も減らせます。

5．受注管理システム（OMS）で自動化する

受注件数や店舗数が増えてきたら、受注管理システムの導入も選択肢になります。

特に、同じ情報を複数のシステムへ何度も入力している店舗では、改善できる余地があります。

受注管理システム（OMS）とは？

OMSは「Order Management System」の略で、注文情報を管理するシステムです。

ECでは複数のネットショップから入った注文をまとめたり、注文状況を管理したり、在庫・倉庫など周辺システムと連携したりするために利用されます。

ただし、OMSと呼ばれるサービスでも機能は同じではありません。

受注管理を中心とするもの、在庫管理まで対応するもの、倉庫システムと連携するものなどがあります。

そのため、名称だけではなく、「自社のどの作業を減らしたいのか」から選ぶことが重要です。

OMSとWMSの違い

例えば、OMSから「この注文を発送してください」という情報を倉庫へ送り、WMS側でピッキング・検品・出荷を管理するといった連携が行われます。

あなたのショップは大丈夫？受注管理セルフチェック

次の項目をチェックしてみてください。

0〜2個

まずは現在の業務フローを整理し、テンプレート化や一括処理など、現在利用しているシステムで改善できる部分を探してみましょう。

3〜5個

受注管理を一元化することで改善できる可能性があります。

現在行っている手作業と、一元管理システムで自動化できる業務を比較してみましょう。

6個以上

受注処理がEC事業の成長を妨げるボトルネックになり始めている可能性があります。

受注管理システムや在庫連携、物流まで含めた業務フローの見直しを検討してみましょう。

※このチェックは「売れるネットショップの教科書」による簡易的な目安です。システム導入の必要性を判定するものではありません。商品数・注文内容・店舗数・物流体制などによって適切な運用方法は異なります。

受注管理システムを選ぶ前に確認したい6つのポイント

1．対応しているECモール・カート

現在利用しているECモールやカートに対応しているか確認します。

今後出店予定の販売チャネルがある場合は、それも含めて考えましょう。

2．在庫連携の範囲

受注情報だけでなく、店舗間の在庫数を連携できるか確認します。

複数店舗で共通在庫を販売しているショップでは特に重要です。

3．倉庫・配送サービスとの連携

自社倉庫、外部倉庫、配送管理システムなど、現在利用しているサービスとの連携も確認します。

4．どこまで自動化できるか

「一元管理できる」と「自動処理できる」は同じではありません。

注文を一つの画面で見られるだけなのか、設定した条件によって注文を自動的に振り分けたり処理したりできるのかまで確認しましょう。

5．料金体系

月額料金だけでなく、注文件数や店舗数、オプション機能などによって料金が変わる場合があります。

現在の規模だけでなく、売上や注文が増えた場合の費用も確認しておきましょう。

6．サポート体制

受注管理は毎日の出荷業務に直結します。

トラブル発生時の問い合わせ方法、サポート時間、導入支援なども重要な比較ポイントです。

受注管理システムを検討した方がよいタイミング

「注文が何件になったら受注管理システムを入れるべきですか？」と考える方もいるでしょう。

しかし、適切なタイミングは注文件数だけでは決まりません。

商品数、店舗数、決済方法、倉庫、スタッフ数などによって業務負荷は大きく異なるからです。

大切なのは注文件数そのものではなく、「1件の注文を出荷工程へ回すまでに、人が何回触っているか」です。

自社の状況別｜次に取り組むこと

大量受注を扱う段階では、部分的な効率化だけでなく、「注文から出荷までデータをどう流すか」という視点で考えることが重要です。

受注管理を効率化して「売る仕事」に時間を使おう

受注管理を効率化する目的は、単純に作業時間を減らすことだけではありません。

EC運営では、商品ページの改善、SEO、広告運用、SNS、リピーター施策、新商品の企画、顧客分析など、売上を伸ばすために取り組みたい仕事がたくさんあります。

ところが受注処理に毎日何時間も使っていると、こうした仕事へ時間を使えなくなります。

私自身、約10店舗を運営していた経験から、受注管理で重要なのは、

だと考えています。

受注管理を整えることは、単なるバックヤード業務の改善ではありません。

EC事業を成長させるための時間を取り戻すことでもあります。

まとめ｜EC受注管理はネットショップの成長を支える土台

ECの受注管理とは、注文を確認するだけの仕事ではありません。

注文受付 → 決済確認 → 在庫確認 → 出荷指示 → 発送 → 発送通知までを正確につなぐ一連の業務です。

注文数が少ないうちは、手作業でも十分対応できるでしょう。

その場合は、まず現在の受注業務を整理し、定型業務の自動化や一括処理を進めましょう。

それでも負担が大きければ、受注管理システムや一元管理システムを検討する段階です。

受注管理システムは、対応モール、在庫連携、出荷連携、自動化できる範囲、料金などがサービスによって異なります。

自社に合ったシステムを探している方は、主要な受注管理・一元管理システムを比較した記事も参考にしてください。

また、私自身が約10店舗の運営時に利用していたGoQSystemについて確認したい方は、公式サイトで現在の機能や料金を確認できます。

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※GoQSystemに関する「約10店舗」「担当者1人」「1,000件超」「半日ほどで出荷工程へ」という記載は、筆者が当時EC店舗を運営していた際の実体験です。同様の処理能力を保証するものではなく、商品構成・注文内容・利用機能・物流体制などによって実際の処理能力は異なります。

※GoQSystemへのリンクにはプロモーションを含みます。サービスの機能・料金・対応モールなどは変更される場合がありますので、導入前に公式情報をご確認ください。